Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Telefon:

+49 89 / 250 039 220

Öffnungszeiten:

Mo. - Fr.: 09:00 - 18:00 Uhr

Person mit Fragebogen

Der Datenschutz und die Bewerberdaten

Das Thema Datenschutz ist insbesondere in den Personalabteilungen der Unternehmen ständig präsent. Denn Bewerbungsmappen und insbesondere die darin enthaltenen Lebensläufe der potenziellen neuen Mitarbeiter enthalten eine ganze Reihe an personenbezogenen Daten.

Das Thema Datenschutz ist insbesondere in den Personalabteilungen der Unternehmen ständig präsent. Denn Bewerbungsmappen und insbesondere die darin enthaltenen Lebensläufe der potenziellen neuen Mitarbeiter enthalten eine ganze Reihe an personenbezogenen Daten. Relevante Informationen wie die Religionszugehörigkeit, das Alter oder die Vita geben die Bewerber den Mitarbeitern in der Personalabteilung preis. Da diese persönlichen Daten jedoch nur den Personalern offenbart werden sollen, muss der Datenschutz bei der Weitergabe der Bewerbungsunterlagen dafür sorgen, dass keine Unbeteiligten von den Daten Kenntnis nehmen können. Gerade im Zuge der im Mai 2018 in Kraft getretenen DSGVO steht das Recruiting vor einer Herausforderung. Nicht nur die Daten aktueller Mitarbeiter, sondern auch die der Bewerber bedürfen einem besonderen Schutz.

Das Bewerbermanagement und DSGVO Recruiting - Was hat sich mit der neuen Datenschutzgrundverordnung geändert?

Die im Mai 2018 in Kraft getretene Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten und betrifft somit auch den Datenschutz bei den Bewerberdaten. Unternehmen müssen die Bewerbungsunterlagen der potenziellen Arbeitnehmer bestmöglich schützen. Infolgedessen ist insbesondere die Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen nach einer Absage geregelt. Eine Speicherung der Bewerbungsunterlagen nach Absage ist nicht vorgesehen. Vielmehr muss das Unternehmen darauf achten, dass die Bewerbungsunterlagen vollständig gelöscht bzw. vernichtet werden. Hier müssen jedoch andere rechtliche Aufbewahrungsfristen bei dem Unternehmen beachtet werden, die sich beispielsweise aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) ergeben können.

Schwierig wird die Gewährleistung des Datenschutzes bei der Weitergabe von personenbezogenen Daten im Form von Bewerbungsunterlagen. Hier müssen die Verantwortlichen darauf achten, dass die Bewerbung nur an die für den Bewerbungsprozess erforderlichen firmeninternen Stellen weitergeleitet wird. Nur so kann der Datenschutz bei der Weitergabe der Bewerbungsunterlagen dauerhaft gewährleistet sein. Zudem gibt es auf Grundlage der DSGVO eine auferlegte Beschränkung bei den erhobenen Daten. Die Personaler sollen nur noch so viel erfahren, wie sie für die Entscheidung einer Einstellung benötigen. Freizeitaktivitäten gehören infolgedessen nicht in einen Fragebogen für Bewerber. Für einen ausreichenden Datenschutz der Bewerberdaten müssen die Unternehmen fortan den Bewerber über die nachfolgende Datenverarbeitung aufklären und ihn über seine Rechte als Betroffener informieren.

Persönliche Empfehlungen und die Weitergabe von etwaigen Kontaktdaten gehören mit Einführung der DSGVO der Vergangenheit an. Denn der Personalchef weiß nicht, ob der Bewerber mit der Weitergabe seiner Kontaktdaten oder Bewerbung einverstanden ist. Infolgedessen kann das Unternehmen den notwendigen Datenschutz der Bewerberdaten nicht gewährleisten.

Personaler profitieren von der fortschreitenden Digitalisierung. Denn digitale Bewerbermanagementsysteme vereinfachen die Berücksichtigung der jeweiligen Vorschriften der DSGVO und erzeugen den erforderlichen Datenschutz der Bewerberdaten. Teilweise gibt es zum Beispiel automatische Löschfristen. Zudem wird genaustens protokolliert, wann welche Daten weitergegeben oder verwendet wurden. Dies genügt den hohen Ansprüchen der Datenschutzgrundverordnung.

Die DSGVO und Recruiting - ein Fazit

Seit Inkrafttreten der DSGVO haben die Unternehmen in puncto Datenschutz und Bewerberdaten auf Einiges zu achten. Vor allem digitale Bewerbermanagementsysteme können hier Abhilfe schaffen. Ansonsten müssen Personaler genauestens auf Einzelheiten im Bewerbungsprozess achten und die Konformität der DSGVO prüfen, die seit jeher selbstverständlich waren. Für das Unternehmen bedeutet die DSGVO ein Mehr an Informationspflichten und Dokumentationspflichten. Der Verbraucher profitiert von weitergehenden Rechten und einem nachhaltigen Schutz der persönlichen Daten.

Vorteile:

  • mehr Rechte für Verbraucher und Arbeitnehmer

  • Informationspflichten und Dokumentationspflichten sorgen für Transparenz

  • nachhaltiger Schutz der persönlichen Daten

Nachteile:

  • teilweise Unübersichtlichkeit bei den Pflichten

  • mehr Aufwand und Arbeit