Nicht nur analoge Akten sind hinderlich, wenn sie veraltet und verstaubt im Büro liegen, während man selbst im Home-Office sitzt und eigentlich Zugriff darauf bräuchte. Auch unübersichtliche Excel-Mappen und Word-Tabellen sind oftmals keine große Hilfe – egal in welchem Unternehmensbereich. Vor allem im Datenschutz kann das schnell zu einem großen Problem werden, denn hier handelt es sich um einen sehr dynamischen Rechtsbereich, der stets aktuell und möglichst DSGVO-konform umgesetzt werden muss.
Hilfe kommt hier in digitaler Form: Eine DSGVO-Software hilft, den Datenschutz Standort-unabhängig und innovativ gemäß den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung zu managen. Für interne wie externe Datenschutzbeauftragte.
DSGVO Richtlinien erfüllen mittels Software
Die DSGVO stellt viele Anforderungen, um personenbezogene Daten in Unternehmen zu schützen. Vor allem die Dokumentations- und Rechenschaftspflichten empfinden viele Unternehmen als Herausforderung. Die Lösung kommt in innovativer, digitaler Form als DSGVO-Software, auf die immer mehr Unternehmen zurückgreifen. Eine Software, die bei der Umsetzung der DSGVO unterstützt, führt im besten Fall intelligent und automatisiert durch alle Prozesse, die ein Unternehmen im Datenschutz umzusetzen hat. So werden vom AV-Vertrag bis hin zur Erstellung eines Verzeichnisses für Verarbeitungstätigkeiten nicht nur Vorlagen gestellt, sondern auch konkrete Hilfestellungen gegeben, worauf im Unternehmensdatenschutz zu achten ist und was unbedingt umgesetzt werden sollte.
Darin besteht auch einer der größten Vorteile einer DSGVO-Software: Sie erkennt automatisiert Lücken im Unternehmensdatenschutz und hilft diese zu schließen. So können auch Datenschutz-Unerfahrene den internen Datenschutz sicher managen.
Wer kann eine DSGVO-Software nutzen?
Eine Software für die DSGVO zielt vor allem auf zwei große Nutzergruppen ab: Interne und Externe Datenschutzbeauftragte. Beide können in hohem Maße von der Funktionsweise einer DSGVO-Software profitieren:
Interne Datenschutzbeauftragte: Diese werden vor allem in mittelständischen Unternehmen oftmals eingesetzt, obwohl sie kaum oder nur wenig Datenschutz-Vorwissen haben. Neben dem Alltagsgeschäft muss nun der interne Datenschutz umgesetzt werden. Das bedeutet viel zusätzliche Arbeit, die von der DSGVO-Software für interne DSBs allerdings zu einem großen Prozentsatz abgenommen werden kann. Step-by-Step führt sie durch die Prozesse, die es beim Unternehmensdatenschutz zu beachten gibt und mittels intelligenter Algorithmen wird dem / der internen Datenschutzbeauftragten geholfen, in allen Unternehmensbereichen für ausreichenden Datenschutz zu sorgen. Dabei können auch Aufgaben an Teamkolleg*innen delegiert werden, die dann umgesetzt werden können, wenn es das Alltagsgeschäft zulässt. So werden Zeit und Aufwände eingespart, ohne auf einen ausreichenden Datenschutz verzichten zu müssen.
Externe Datenschutzbeauftragte: Auch diese können in hohem Maß von einer DSGVO-Software für externe DSBs profitieren. Sie können aus einer Software heraus viele Kund*innen gleichzeitig im Datenschutz betreuen, Aufgaben zuweisen und den Fortschritt bestenfalls in einem integrierten Compliance-Score überwachen. Die Rückfragen der Kund*innen reduzieren sich drastisch, denn eine gute DSGVO-Software hat eine integrierte Hilfe-Funktion und unterstütz Anwender*innen intelligent bei allen Schritten.
Worauf muss beim Datenschutzmanagement mittels DSGVO-Software geachtet werden?
Auf dem Markt sind mittlerweile mehrere DSGVO-Software-Lösungen. Auf folgende Punkte sollte geachtet werden, bevor in eine Lösung investiert wird:
Zertifikate: Ist die DSGVO-Software zertifiziert, z.B. mit relevanten Siegeln wie „Software Made in Germany“ oder „Software Hosted in Germany“? Diese Siegel und Zertifikate helfen, um eine hochwertige und durchdachte Software-Lösung zu erkennen, die die Anforderungen der DSGVO sowie die geltenden EU-Richtlinien umsetzt.
Nutzererfahrung: Diese können beispielsweise auf Proven Expert oder ähnlichen Plattformen eingesehen werden. Von alten, umständlichen DSGVO-Software-Lösungen, die nur eine Art Excel 2.0 darstellen, ist aufgrund ihrer umständlichen Benutzereigenschaften abzuraten.
Datenschutzbedürfnisse: Welche Arten personenbezogener Daten werden im Unternehmen verarbeitet? Handelt es sich etwa um besonders schützenswerte Kategorien wie Gesundheitsdaten? Hier ist auf jeden Fall sicher zu stellen, dass die angepeilte DSGVO-Software auch mit Sonderfällen umgehen und Einzelfälle intelligent beurteilen kann.
Checkliste: Wahl einer DSGVO-Software
Eine aktuelle DSGVO-Software bietet viele Funktionen und Anwendungen, die Unternehmen nach der DSGVO umsetzen müssen. Dazu zählen:
Zu Beginn die Erstellung eines Datenschutzmaßnahmenplans,
Generatoren wie für die Erstellung einer Datenschutzerklärung für die Website, Erstellung von Verarbeitungsverzeichnissen, Listen für technische und organisatorische Maßnahmen, usw.
Standard-Vertragsvorlagen wie Auftragsverarbeitungsverträge,
Konkrete Anleitungen für komplexe Abläufe wie Datenschutz-Folgenabschätzungen oder ein Notfallplan für Datenschutzverletzungen,
Weiterführende Funktionen wie Datenschutzschulungen für Mitarbeiter*innen,
Compliance-Score, um den Fortschritt der Umsetzung des internen Datenschutzes zu sehen,
Die Möglichkeit, mehrere Kund*innen zu verwalten (für externe DSBs),
U.v.m.
Je breiter die Datenbasis und das Anwendungsspektrum der DSGVO-Software ist, umso mehr minimiert sie die Aufwände und umso mehr Zeit kann eingespart werden. Zudem sollte die Software im EU-Raum gehostet werden, wenn es sich um eine SaaS (also eine Cloud-software-Lösung) handelt.
Eine DSGVO-Software, die all diese Punkte umsetzt und durch ihr hohes Maß an Automatisierung und Intelligenz den Datenschutzmarkt revolutioniert, ist Proliance 360. In die Entwicklung dieser einzigartigen Software für DSGVO ist die jahrelange Erfahrung aus unserer täglichen Arbeit mit tausenden Kund*innen geflossen, sowie die Expertise unseres interdisziplinären Teams aus Jurist*innen, Entwickler*innen, IT-Spezialist*innen sowie Partner*innen wie Kanzleien und dem Feedback von Anwender*innen. Hier können Sie die DSGVO-Software unverbindlich testen!
Autorin: Kathrin Strauß
Artikel veröffentlicht am: 18.01.2021
