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DSGVO und Personaler - ein explosives Thema?

Während Datenschützer und Rechteinhaber der neuen EU-DSGVO positiv entgegensehen, ist das Echo bei den Unternehmen geteilt. Neben dem Management und den betrieblichen Datenschutzbeauftragten müssen sich auch Personalverantwortliche mit der DSGVO sowie mit dem in ihrem Gefolge ebenfalls in Kraft tretenden neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) auseinandersetzen.

DSGVO und Personaler - erlaubt ist vieles, wenn der Interessenausgleich stimmt

Die DSGVO macht es den Personalverantwortlichen nicht nur schwer. DSGVO und BDSG-neu sind in vielen Teilen eindeutiger und klarer gestaltet als die bisher bekannten rechtlichen Datenschutzvorgaben und schaffen somit mehr Klarheit beim Thema Datenschutz und Personaldaten.

So regeln etwa § 26 BDSG-neu und Art. 88 DSGVO erstmalig ausdrücklich, dass auch Betriebsvereinbarungen die erforderliche Rechtsgrundlage für eine Datenverarbeitung von Arbeitnehmerdaten sein können. Dies alles vor dem Hintergrund, dass viele Arbeitnehmerdaten solche personenbezogene Daten sind, deren Verarbeitung einer Einwilligung des Betroffenen oder aber einer rechtlichen Grundlage zu ihrer Rechtswirksamkeit bedarf. Tatsächlich sind nicht alle Arbeitnehmerdaten in den Schutzbereich der datenschutzrechtlichen Regelungen einbezogen. Beziehen sich entsprechende Daten nicht auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, sind sie nicht relevant im Datenschutz, da sie keine personenbezogenen Daten darstellen.

Nach § 26 BDSG-neu ist die Verarbeitung von Arbeitnehmerdaten insbesondere dann zulässig, wenn sie bei Begründung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind. Hier kommen Aspekte eines Interessenausgleichs ins Spiel, die die DGSVO an verschiedenen Stellen prägen.

DSGVO und Personaler - wo ist Handeln gefragt?

Personalverantwortliche sollten vor der Geltung der DSGVO und des neuen Bundesdatenschutzgesetzes bestehende Vereinbarungen und Arbeitsverträge nochmals dahingehend prüfen, ob diese den aktuellen Maßstäben der beiden gesetzlichen Regelungen entsprechen. Die DSGVO stellt andere inhaltliche Anforderungen an Kollektivvereinbarungen als das alte Bundesdatenschutzgesetz. Die Wahrung der Menschenwürde, die berechtigten Interessen der Arbeitnehmer und die Einhaltung der Grundrechte müssen Ausdruck in den kollektiven Vereinbarungen finden. In diesem Kontext geht es insbesondere um entsprechende Vereinbarungen über Überwachungssysteme am Arbeitsplatz sowie transparente Bearbeitungsvorgänge bei der Arbeitnehmerdatenverarbeitung. Auch soll eine entsprechende Unterschreitung des Datenschutzniveaus, wie sie das Bundesarbeitsgericht in richterlicher Rechtsfortbildung teilweise für Kollektivvereinbarungen zugelassen hatte, unter Geltung der DSGVO und des BDSG-neu unzulässig sein.

DSGVO und Personaler - datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung wird komplexer

Die Einwilligungserklärung im Arbeitsverhältnis ist nach bisheriger Rechtslage schon eine strittige Angelegenheit. Umstritten war bisher insbesondere, ob Arbeitnehmer jemals auf freiwilliger Basis in Datenverarbeitungsvorgänge einwilligen können, weil die Abhängigkeit vom Arbeitgeber im Arbeitsverhältnis relativ hoch ist. Auch an dieser Stelle schafft das BDGS-neu die lange erwartete Klarheit. § 26 Abs. 2 BDSG-neu stellt fest, dass eine wirksame Arbeitnehmer-Einwilligung grundsätzlich freiwillig möglich ist. Allerdings sind dabei die jeweiligen Umstände des Einzelfalls maßgeblich. Man wird etwa die Freiwilligkeit in eine entsprechende Einwilligung zur Datenverarbeitung annehmen, wenn einem Arbeitnehmer die private Nutzung der betrieblichen IT-Systeme eingeräumt wird oder er anderen Vorteil hat. Dagegen wird man in dem Zeitraum vor Abschluss des Arbeitsvertrages eine entsprechende Drucksituation beim Arbeitnehmer annehmen dürfen, die die Freiwilligkeit infrage stellen könnte. Für die Personalabteilung bedeutet diese Wertung der Umstände, dass man zukünftig auf eine sehr detaillierte Dokumentation der maßgeblichen Einwilligungsvorgänge hinarbeiten muss, falls die Freiwilligkeit am Ende kontrovers wird. Entsprechende Routinen sollten rechtzeitig bereits vor Geltung der DSGVO entwickelt werden.

Im Hinblick auf die Freiwilligkeit und den Arbeitsvertrag ist noch ein weiterer Punkt zu beachten:

Vielfach war es gängige Praxis, die Einwilligungserklärung in die Datenverarbeitungen mit in den Arbeitsvertrag einzubeziehen. Unter dem Aspekt der Freiwilligkeit und eines Kopplungsverbotes im Kontext einer Einwilligung kann es sich in Zukunft empfehlen, beide Dokumente zu trennen. In jedem Fall sollten Personalverantwortliche diese Aspekte rund um das Thema Einwilligung besondere Beachtung schenken und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Ähnliches gilt beim Thema Belehrungen sowie Informationen im Kontext der bisher üblichen Datenschutzverpflichtung, die nach der DSGVO die Gestalt einer allgemeinen Verpflichtung auf datenschutzrechtliche Pflichtenkreise hat.

Unter dem Strich bringt die DSGVO für Personaler zwar einige Veränderungen mit sich, aber nichts, was sich nicht bewältigen ließe. Vor allem mit Unterstützung eines fähigen betrieblichen Datenschutzbeauftragten, bevorzugt von extern, bietet die DSGVO im Personalbereich viel positiven Gestaltungsspielraum.