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Person mit Smartphone und Laptop

Volle Emailfächer - großes Risiko für die IT-Sicherheit

Die Wachstumszahlen im E-Mail-Verkehr gehen vor allem auf die steigende Nutzung der elektronischen Post im Geschäftsbereich zurück. Während der normale Brief-und Faxverkehr stagniert, beziehungsweise sinkt, werden immer mehr geschäftliche Dokumente nur noch per E-Mail versandt.

Mit 624 Milliarden versandter E-Mails allein im Jahr 2016 schreibt der E-Mail-Verkehr in Deutschland neue Rekorde. Ein Ende dieser Entwicklung ist kaum abzusehen, da im selben Jahr im Vergleich zum Vorjahr 80 Milliarden der elektronischen Briefpost dazugekommen sind - Tendenz weiter steigend. Auch die Anforderungen an die IT-Sicherheit wachsen mit den sich füllenden Postfächern, ohne dass dies von Unternehmen und Privatleuten entsprechend wahrgenommen wird.

Immer mehr Geschäftspost ist E-Mail

Die Wachstumszahlen im E-Mail-Verkehr gehen vor allem auf die steigende Nutzung der elektronischen Post im Geschäftsbereich zurück. Während der normale Brief-und Faxverkehr stagniert, beziehungsweise sinkt, werden immer mehr geschäftliche Dokumente nur noch per E-Mail versandt. Dabei geht es um Rechnungen, vertrauliche Mitteilungen, Vertragsdokumente und vieles mehr. Diese werden nicht mehr nur auf Firmencomputern und Laptops empfangen, sondern auch über das Smartphone und andere mobile Geräte versandt sowie gelesen. Geht diese Entwicklung mit einem gesteigerten Sicherheitsrisiko einher? Man muss wohl sagen, dass das leider der Fall ist. Denn das Sicherheitsbewusstsein im E-Mail-Verkehr ist noch immer nicht genügend ausgebildet.

Technisch vieles möglich in puncto sichere E-Mail

Der laxe Umgang mit der E-Mail Sicherheit ist verwunderlich. Bereits so selbstverständliche technische Methoden wie die Verschlüsselung werden oft nicht eingesetzt. Besonders fahrlässig gehen auch Unternehmen im Kontakt mit ihren Mitarbeitern um, die im Home-Office oder anderweitig unterwegs sind. Da wird der Einsatz privater Geräte oder sogar privater E-Mail Konten gestattet, die den allgemeinen Sicherheitsbestimmungen im Unternehmen nicht entsprechen. Wie ein blinder Fleck entzieht sich dieser bequeme Kommunikationsweg der Aufmerksamkeit der unternehmerischen IT Wächter. An mangelnden technischen Möglichkeiten liegt das nicht.

Wer den E-Mail-Verkehr nicht schützt, riskiert Datenklau und mehr

Dabei sind die Gefahren im unvorsichtigen Umgang mit E-Mail groß. Sensible Daten können Dritten bekannt werden. Ausscheidende oder unzufriedene Mitarbeiter geben entscheidende Informationen ungehindert direkt an den Wettbewerber weiter. Im Umgang mit Kunden drohen zukünftig empfindliche Strafen, wenn der fahrlässige E-Mail-Verkehr datenschutzrechtliche Vorschriften der ab Ende Mai 2018 geltenden EU-Datenschutzgrundverordnung verletzt. In manchen Mails lauern gefährliche Anhänge und Dateien, die kriminelle Macher zur Erpressung nutzen. Unaufmerksamkeit beim Öffnen der E-Mail kann ebenfalls ein teures Vergnügen werden. Dabei muss das alles nicht sein, wenn einige Grundsätze im E-Mail-Verkehr beachtet werden.

IT-Sicherheit im E-Mail-Verkehr

Angemessen verhält sich, wer

1. geschäftliche Daten nur verschlüsselt sendet.

2. den Einsatz privater Geräte und privater E-Mail Konten durch Mitarbeiter einschränkt.

3. Zugriffskontrollen und Passwörter für besonders sensible E-Mails einrichtet.

4. den eingehenden E-Mails immer genug Aufmerksamkeit widmet. (Eingang von Ransomsoftware in verdächtigen Anhängen)

Wer mehr zu entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen im E-Mail Bereich wissen möchte, lässt sich am besten heute noch fachmännisch beraten!