Symbolbild für Whistleblowing-Gesetz

Vorbereitung auf das Whistleblowing-Gesetz

Das neue Hinweisgeberschutzgesetz wird dieses Jahr in Kraft treten und betroffene Unternehmen dazu verpflichten, Whistleblowing in einem geschützten Rahmen zu ermöglichen. Diese Vorbereitungen müssen Sie treffen, um gesetzliche Vorgaben fristgerecht und wirksam zu erfüllen.
 

2022-08-12

Logo

Seit Juli 2022 steht es fest: Das neue Hinweisgeberschutzgesetz wird dieses Jahr in Kraft treten und betroffene Unternehmen dazu verpflichten, Whistleblowing in einem geschützten Rahmen zu ermöglichen. Zurecht stellen sich viele Unternehmen die Frage, welche Vorbereitungen sie schon jetzt treffen können, um die gesetzlichen Vorgaben fristgerecht und wirksam zu erfüllen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie der aktuelle Stand in Deutschland aussieht, welche Pflichten auf Sie zukommen und wie Sie organisatorische Maßnahmen gekonnt umsetzen.

Sie benötigen rechtliche Unterstützung? Unser Team besteht aus mehr als 90 Datenschutzexperten, die Sie gerne umfassend zum Thema beraten. Nehmen Sie jederzeit Kontakt zu uns auf.

Vorbereitung auf das neue Hinweisgeberschutzgesetz

Am 16. Dezember 2019 ist die EU-Whistleblower-Richtlinie in Kraft getreten. Mit dieser Richtlinie möchte die Europäische Union den Schutz von Hinweisgebern (sog. Whistleblowern) stärken. Zugleich schützen die neuen Regelungen auch die zahlreichen Unternehmen, die vor einem öffentlichen Skandal über Missstände im Unternehmen informiert werden und frühzeitig reagieren können.

Die Mitgliedsstaaten der EU hatten bis zum 17. Dezember 2021 Zeit, um die Vorgaben in nationales Recht umzusetzen. In Deutschland wurde die Richtlinie allerdings bislang noch nicht umgesetzt.

So sieht der aktuelle Stand zum Thema Whistleblowing in Deutschland aus:

  • Die Ampelkoalition hat erste Schritte eingeleitet, um die europäischen Vorgaben auf nationaler Ebene umzusetzen.
  • Das Bundesministerium der Justiz hat am 13. April 2022 einen Referentenentwurf zum neuen Hinweisgeberschutzgesetz veröffentlicht.
  • Darauf folgte am 27. Juli 2022 der Gesetzentwurf der Bundesregierung, der vom Bundeskabinett beschlossen wurde.
  • Es ist zu erwarten, dass das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kürze verkündet wird.

Bundeskabinett beschließt Gesetzentwurf zum HinSchG 

Mit dem neuen Gesetzentwurf zum Hinweisgeberschutzgesetz will der Bund seiner Pflicht nachkommen, geltendes EU-Recht in nationales Recht umzusetzen. Aus diesem Grund enthält der Gesetzentwurf die grundlegenden Rechte und Pflichten aus der Whistleblower-Richtlinie, aber auch einige Ergänzungen und Erweiterungen, die speziell auf das deutsche Rechtssystem zugeschnitten sind.

Im Mittelpunkt steht die Pflicht zur Einrichtung einer Meldestelle zum Schutz für Hinweisgeber. Daneben ist im neuen Gesetzentwurf vorgesehen, dass das Bundeskartellamt als zuständige externe Meldestelle für wichtige Hinweise auf nationale Verstöße gegen das Kartellrecht fungiert.

Darüber hinaus muss das Hinweisgebersystem von Unternehmen und öffentlichen Stellen nicht zwingend anonyme Meldungen ermöglichen. Werden anonyme Meldungen hingegen freiwillig akzeptiert, sollen nicht anonyme Meldungen vorrangig bearbeitet werden. Der personalisierten Meldung von Verstößen wird somit Vorrang eingeräumt.

Whistleblowing-Gesetz: Wer ist betroffen? 

Das neue HinSchG verpflichtet Unternehmen und öffentliche Stellen mit 50+ Beschäftigten dazu, interne Meldestellen für Whistleblower einzurichten. Darunter fallen nicht nur mittelständische und große Unternehmen aus der freien Wirtschaft, sondern auch Gebietskörperschaften wie Landkreise, Gemeinden und kreisfreie Städte sowie öffentliche Einrichtungen wie Anstalten, Stiftungen und Behörden.

Bundesregierung plant das Inkrafttreten des neuen HinSchG noch in diesem Jahr. Das bedeutet für betroffene Unternehmen, dass schnelles Handeln geboten ist. Aufgrund der verzögerten Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie in Deutschland bleibt nicht viel Zeit, um die Vorgaben umzusetzen:

  • Unternehmen, die mindestens 250 Personen beschäftigen, müssen unverzüglich handeln.
  • Kleineren Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten wird eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023 eingeräumt (§ 42 HinSchG-E). 

Vorbereitung: Hinweisgebersystem einrichten

Um Sanktionen im 6-stelligen Bereich zu vermeiden, können Sie schon jetzt mit Vorbereitungen beginnen und ein Meldeverfahren in Ihrem Unternehmen integrieren. Der Vorteil einer frühzeitigen Umsetzung der Vorgaben liegt auch darin, dass Ihre Beschäftigten sich auf die neue Situation einstellen können, noch bevor das Gesetz in Kraft tritt.

Zunächst gilt es herauszufinden, welche Meldekanäle für Ihr Unternehmen geeignet sind. Zur Verfügung stehen Meldekanäle per Telefon oder E-Mail sowie digitale Hinweisgebersysteme, die Sie umfassend zur Umsetzung des neuen HinSchG nutzen können. 

Telefonischer Meldekanal

Am einfachsten erscheint ein telefonischer Meldekanal, ist er doch schnell eingerichtet und ressourcenfreundlich. Wenn Sie sich für eine telefonische Hinweis-Hotline entscheiden, müssen Sie diese allerdings regelmäßig mit Personal besetzen, das über das erforderliche Know-how verfügt.

Wählen Sie hierfür etwa Beschäftigte aus Ihrem Unternehmen, steigern Sie das Risiko, dass die hinweisgebende Person an der Stimme oder der Art zu sprechen erkannt wird. In diesem Fall nehmen Sie Abstriche bei der Vertraulichkeit in Kauf.

Außerdem kann es schwierig sein, bei Telefonanrufen ausführliche Dokumentationen zu erstellen - wozu Sie jedoch verpflichtet sind. Eine weitere Folge sind Beweisschwierigkeiten in einem drohenden Rechtsstreit. 

Meldestelle per E-Mail 

Eine Meldestelle per E-Mail ermöglicht es Ihnen, unkompliziert und schnell für hinweisgebende Personen erreichbar zu sein. Im Gegensatz zur Telefon-Hotline muss diese Stelle nicht durchgehend besetzt sein.

Das geschulte Personal muss die eintreffenden E-Mails jedoch zügig bearbeiten, um die im Gesetz vorgesehenen Fristen einzuhalten. Zur Bearbeitung von Meldungen sieht das HinSchG eine Vielzahl von zwingenden Maßnahmen vor. Den Überblick zu behalten, kann bei dieser Variante eine Herausforderung darstellen.

Darüber hinaus können die wenigsten Unternehmen sicherstellen, dass Ihr E-Mail-Verkehr ausreichend verschlüsselt und DSGVO-konform ist. 

Digitales Hinweisgebersystem 

Mithilfe eines digitalen Hinweisgebersystems bewegen Sie sich auf der sicheren Seite: Hinweisgebende Personen können das Personal auch hier sowohl per Telefon als auch per E-Mail erreichen.

Darüber hinaus kann das Personal über die Chatfunktion Eingangsbestätigungen versenden und Rückfragen stellen. Auch das Fristenmanagement ist mit einem digitalen System deutlich einfacher zu bewältigen. So können Ihre Compliance-Teams durch tägliche Anwendung ihr Fachwissen gezielt aufbauen und erweitern

Hinweise auf die Identität der hinweisgebenden Person bleiben automatisch verborgen, auch anonyme Hinweise sind somit möglich. Ebenso automatisch werden Dokumentationen erstellt und verwahrt, die Sie zu Beweiszwecken nutzen können. Zudem profitieren Sie von einer Kommunikation mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und der sicheren Aufbewahrung Ihrer Dokumente und Daten. 

Diese Sanktionen drohen bei Missachtung der Whistleblowing-Vorgaben

Wer gegen die wesentlichen Vorgaben im HinSchG verstößt, begeht eine Ordnungswidrigkeit. In diesem Fall müssen Sie je nach Verstoß mit einem Bußgeld von bis zu 100.000 Euro rechnen (§ 40 Abs. 6 HinSchG-E).

Die Sanktionen richten sich insbesondere an Unternehmen, die

  • kein Hinweisgebersystem einrichten und damit die Entgegennahme von Meldungen behindern,
  • die betroffene Person mit Repressalien sanktionieren oder
  • die Identität der meldenden Person preisgeben und damit Mobbing und andere Gefährdungen ermöglichen.

Bei einigen Handlungen ist für eine Sanktionierung bereits Fahrlässigkeit ausreichend, es muss nicht vorsätzlich gehandelt worden sein. Das Gesetz sieht grundsätzlich auch die Ahndung von Versuchshandlungen vor.

Dies geht allerdings in beide Richtungen: Mit Geldbuße von bis zu 20.000 Euro muss rechnen, wer wissentlich falsche Hinweise abgibt und damit eine Situation hervorruft, die für das betroffene Unternehmen zu einem Reputationsschaden führen kann.

 

Sie haben weitere Fragen zum Thema oder benötigen Unterstützung?

Gerne beraten unsere Rechtsexperten Sie zu Ihrem individuellen Fall. Dafür haben wir eine Full-Service-Hinweisgeberlösung entwickelt. Kommen Sie für eine unverbindliche Erstberatung jederzeit auf uns zu
 

 

Autor: Team datenschutzexperte.de
Artikel veröffentlicht am 12.08.2022

Bitte beachten Sie: Allgemeine Beiträge können eine datenschutzrechtliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit unsere Blogbeiträge können wir keine Gewähr übernehmen. Inhalte beziehen sich immer auf die Rechts- und Faktenlage zum Zeitpunkt der Veröffentlichung und sind deshalb zum Zeitpunkt des Aufrufs möglicherweise nicht mehr aktuell.

In den von uns erstellten Artikeln, Leitfäden, Checklisten, Whitepaper und anderen Beiträgen wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit das generische Maskulinum verwendet. Wir möchten betonen, dass sowohl weibliche als auch anderweitige Geschlechteridentitäten dabei ausdrücklich mitgemeint sind, soweit es für die Aussage erforderlich ist.

Portraits unserer Datenschschutzexperten Dominik Fünkner, Dorothea Teichman, Nathalie Dold und Hauke Gerdey
Portraits unserer Datenschschutzexperten Dominik Fünkner, Dorothea Teichman, Nathalie Dold und Hauke Gerdey

Wir managen Ihren Datenschutz

Unsere zertifizierten Datenschutzbeauftragten helfen Ihnen, Datenschutzvorgaben sicher und pragmatisch umzusetzen. Profitieren Sie von unserem Knowhow aus über 1.800 Kundenprojekten in über 50 Branchen.

Aktuelle Beiträge zum Thema Datenschutz

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Telefon:

+49 89 / 250 039 220

Öffnungszeiten:

Mo. - Fr.: 09:00 - 18:00 Uhr