Datenschutz-Outsourcing: Wann lohnt sich die Auslagerung des Datenschutzes?

Datenschutz: Unverzichtbar, aber aufwendig

Für Unternehmen ist das Thema Datenschutz essenziell, doch die Einhaltung der DSGVO gestaltet sich in vielen Organisationen komplex und ressourcenintensiv. Daten sicher zu verarbeiten und Betroffenenrechte zu schützen, erfordert umfassende Fachkenntnisse über das Datenschutzrecht und kontinuierliche Anpassung an neue rechtliche Anforderungen.

Anstatt dafür interne Ressourcen zu belasten, können Unternehmen viele Aufgaben rund um den Datenschutz auslagern: Datenschutz-Outsourcing bietet eine effektive Möglichkeit, um Compliance sicherzustellen und gleichzeitig Kosten zu optimieren. Wir informieren über Vorteile und Herausforderungen.

Was bedeutet Datenschutz-Outsourcing?

Beim Datenschutz-Outsourcing überträgt ein Unternehmen bestimmte Datenschutzaufgaben an externe Dienstleister, um eigene Ressourcen zu schonen. Ein typisches Beispiel dafür ist die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten (DSB).

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verpflichtet Unternehmen dazu, strenge Datenschutzvorschriften zu beachten und personenbezogene Daten zu schützen. Die meisten Unternehmen müssen dafür einen Datenschutzbeauftragten benennen.  

Die Aufgabe, die Einhaltung der Vorschriften der DSGVO sicherzustellen, kann entweder durch eine Person aus der Organisation übernommen oder an externe Datenschutzexperten outgesourct werden.

Ein externer DSB unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung der DSGVO-Anforderungen, ist zentraler Ansprechpartner rund um den Datenschutz und bringt spezialisiertes Fachwissen ein. Das spart Kosten und Aufwand für Fortbildungen und reduziert Haftungsrisiken.  

Tipp: In unserem Magazin erfahren Sie alles über die Unterschiede zwischen internem und externem DSB.

Warum sollten Unternehmen den Datenschutz auslagern?

Es gibt verschiedene Gründe, warum Unternehmen sich für das Datenschutz-Outsourcing entscheiden. Das sind die drei wichtigsten:

1. Kosten sparen und effizienter arbeiten

Das Outsourcing von Datenschutz ist in vielen Fällen kosteneffizienter als intern eine Stelle für den Datenschutz zu etablieren. Um Mitarbeiter zu Datenschutzbeauftragten weiterzuentwickeln, sind umfangreiche und kontinuierliche Schulungen notwendig. Dafür müssen Unternehmen Geld und die Mitarbeiter Zeit investieren, in der ihre Kernaufgaben warten müssen.  

Externe Dienstleister haben bereits notwendige Fachkenntnisse über die verschiedenen Aspekte des Datenschutzrechts, um die Einhaltung der DSGVO im Unternehmen sicherzustellen. Dadurch entfallen Aufwand und Kosten für Fortbildungen und die Anschaffung spezieller Datenschutz-Tools für effiziente Compliance, da diese bereits im Leistungsumfang vieler Dienstleister enthalten sind.

2. Fachwissen nutzen und Rechtssicherheit erlangen

Externe Datenschutzexperten verfügen über umfassendes Wissen zu Datenschutzgesetzen und -praktiken. Sie sind stets über aktuelle Entwicklungen und Änderungen der DSGVO informiert und können Unternehmen proaktiv beraten. Das ist insbesondere vor dem Hintergrund der fortschreitenden Digitalisierung und Trends wie der Künstlichen Intelligenz von Vorteil. Unternehmen mit externen DSBs können in der Regel schneller auf Veränderungen reagieren.

Durch regelmäßige Schulungen und Zertifizierungen stellen externe DSBs sicher, dass sie auf dem neuesten Stand der Datenschutzanforderungen sind. Dies minimiert das Risiko von Compliance-Verstößen und möglichen Bußgeldern für Unternehmen, die ihren Datenschutz outsourcen.

3. Mehr Zeit für das Kerngeschäft haben

Durch das Auslagern von Datenschutzaufgaben können Unternehmen sich besser auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Interne Ressourcen werden entlastet, und die Effizienz der Geschäftsprozesse wird gesteigert.

Ein professioneller Dienstleister sorgt also dafür, dass Unternehmen alle Vorschriften der DSGVO erfüllen können, ohne dass sich intensiv mit den Details auseinandersetzen zu müssen.

Datenschutz-Outsourcing in der Praxis: So profitiert die IT-Beratung Demirtag von externer Unterstützung beim Datenschutz.

Welche Datenschutz-Dienstleistungen können ausgelagert werden?

Auslagerung des Datenschutzbeauftragten: Der externe Datenschutzbeauftragte (DSB)

Eine häufige Form des Datenschutz-Outsourcings ist, die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten in die Hände eines externen Experten zu legen. Ein externer Datenschutzbeauftragter überwacht die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben, unterrichtet und berät das Unternehmen, entwickelt Datenschutzstrategien, führt Schulungen durch und ist Ansprechpartner für Datenschutzfragen.

Auftragsverarbeitung und Datenschutzberatung

Externe Berater können Unternehmen auch beim Erstellen und Prüfen von Verträgen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO unterstützen. Sie beraten bei der Implementierung effektiver Datenschutzmaßnahmen und führen Audits und Datenschutz-Checks durch. Dadurch lassen sich Datenschutzrisiken identifizieren und minimieren, bevor sie zu Problemen führen.

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Die Umsetzung von TOMs ist ein zentraler Bestandteil der DSGVO-Compliance. Externe Datenschutzexperten helfen dabei, geeignete Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten zu identifizieren und zu implementieren. Dazu gehören unter anderem Verschlüsselungstechniken, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.  

Außerdem können Unternehmen externe Unterstützung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen (DPIA) nach DSGVO erhalten. Dabei geht es darum, zu prüfen, wo im Unternehmen Daten verarbeitet und ob etwaige Sicherheitsrisiken durch die TOMs des Unternehmens reduziert werden können.

Risiken und Herausforderungen beim Datenschutz-Outsourcing

Den Datenschutz an externe Dienstleister mit Erfahrung auszulagern, bringt viele Vorteile für Unternehmen und ihre Mitarbeiter – vor allem, wenn die DSGVO-Einhaltung aufgrund komplexer Prozesse und großer Datenmengen mit viel Aufwand verbunden ist.  

Damit Ihr Unternehmen von den Vorteilen des Datenschutz-Outsourcings profitiert, sind klare vertragliche Regelungen mit dem externen Dienstleister notwendig. Bedenken sollten Sie außerdem, dass auch bei ausgelagerten Datenschutzaufgaben gilt: Ihr Unternehmen bleibt immer verantwortlich für die Einhaltung der DSGVO. Datenschutzverstöße können auch mit einem externen Datenschutzbeauftragten zu erheblichen Bußgeldern führen.

Datenschutz-Outsourcing in der Praxis: 3 entscheidende Erfolgsfaktoren

Sie möchten Ihre komplexen Datenschutzaufgaben in externe Hände legen? Dann sollten Sie bei der Wahl und Beauftragung eines Dienstleisters die folgenden Punkte beachten.

Auswahl des richtigen Dienstleisters

Das Thema Datenschutz erfordert viel Fachwissen und Erfahrung. Achten Sie deshalb darauf, einen qualifizierten und erfahrenen Dienstleister zu wählen, der Zertifizierungen, Referenzen und Fachkenntnisse vorweisen kann.

Ein guter Dienstleister bietet maßgeschneiderte Lösungen und versteht die spezifischen Anforderungen des Unternehmens.

Klare vertragliche Regelungen

Ein DSGVO-konformer Vertrag ist für das Datenschutz-Outsourcing unerlässlich. Er sollte Verantwortlichkeiten, Haftungsfragen und die erbrachten Leistungen klar definieren.

Transparente Kostenstrukturen und Service-Level-Agreements helfen, Missverständnisse zu vermeiden und die Zusammenarbeit effizient zu gestalten – auch wenn Ihr externer DSB durch Krankheit oder Urlaub einmal ausfällt.

Regelmäßige Überprüfung und Anpassung

Datenschutz ist ein dynamisches Feld, das kontinuierliche Anpassungen erfordert. Regelmäßige Überprüfungen der Datenschutzmaßnahmen und eine enge Zusammenarbeit mit dem externen Datenschutzbeauftragten sind daher notwendig.

So stellen Unternehmen sicher, dass sie stets den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Fazit: Lohnt sich die Auslagerung des Datenschutzes?

Für Unternehmen, die mehr Zeit für ihr Kerngeschäft brauchen oder die besonders umfangreiche oder komplexe Datenverarbeitungsprozesse haben, bietet das Datenschutz-Outsourcing eine effektive Möglichkeit, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig Ressourcen zu schonen. Die Zusammenarbeit mit erfahrenen externen Experten bringt Effizienz und Sicherheit.

Die Auswahl des richtigen Partners und kontinuierliche Kontrolle sind beim Datenschutz-Outsourcing erfolgsentscheidend. Wenn interne Ressourcen fehlen, ist die Auslagerung des Datenschutzes eine klare Empfehlung.  

Ist Datenschutzexperte der richtige Partner für Ihr Datenschutz-Outsourcing? Lassen Sie sich unverbindlich beraten und finden Sie es heraus.

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