Datenschutzmanagement und Datenschutzmanagementsystem

Definition: Was ist das Datenschutzmanagement?

Das Datenschutzmanagement oder kurz DSM legt in Unternehmen und KMUs fest, wie mit personenbezogenen Daten umzugehen ist. Es stellt einen internen Leitfaden dar, der sich nach der DSGVO richtet und hilft, den unternehmensinternen Datenschutz zu regeln, zu planen, zu steuern, umzusetzen und zu kontrollieren. Ziel ist es, die korrekte und sichere Verarbeitung personenbezogener Daten sowohl rechtlich als auch technisch und organisatorisch zu gewährleisten.

Ein modernes Datenschutzmanagement bildet diese Anforderungen integriert ab. So kann im Falle einer Kontrolle durch die Behörden oder aufsichtsbehördliche (Bußgeld-)Verfahren der unternehmensinterne Datenschutz konkret nachgewiesen werden. Das trägt dazu bei, die Kontrolle oder das drohende Bußgeld nach Art. 83,2 DSGVO abzuschwächen oder zu verhindern.

Gesetzliche Regelungen zum Datenschutzmanagement

In der Datenschutzgrundverordnung gibt es keine konkrete Regelung, die ein Datenschutzmanagement vorschreibt. Aber die DSGVO sieht einige Instrumente vor, mit denen Unternehmen den Datenschutz wirksam und nachweisbar umzusetzen sollen. Eine Dokumentation dieser Maßnahmen ist dabei ebenfalls vorgesehen – man spricht von den Dokumentations- und Rechenschaftspflichten (Art. 5 Abs. 2, 24 DSGVO). Diese verlangt, dass Unternehmen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen dokumentieren und jederzeit vorweisen können. Dazu gehören u. a.:

• Verarbeitungsverzeichnissen (VVT) (Art. 30 DSGVO)
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag)
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
• Datenschutz-Folgenabschätzung
• Bestellung des Datenschutzbeauftragten
• Nachweis von Mitarbeiterschulungen
• Dokumentation eines Datenschutzvorfalls (Art. 33 Abs. 5 DSGVO).

Weitere Vorgaben zum Datenschutzmanagement

Neben diesen grundlegenden Anforderungen der DSGVO gelten seit 2024 zusätzliche Regelwerke, die das Datenschutzmanagement in Unternehmen unmittelbar betreffen:

• EU AI Act: Der EU AI Act regelt den Einsatz von KI-Systemen – inklusive Transparenz- und Dokumentationspflichten.
• NIS2-Richtlinie: Die NIS2-Richtlinie betrifft die Cybersicherheit und verlangt u. a. Meldeprozesse bei Vorfällen.
• Data Act: Der Data Act stärkt die Rechte auf Datenzugang und -portabilität – auch für maschinengenerierte Daten.

Somit muss das Datenschutzmanagement über klassische DSGVO-Maßnahmen hinaus gedacht werden. Es reicht nicht mehr aus, bestehende Prozesse zu dokumentieren – es braucht ein aktives, zukunftsgerichtetes Management, das IT-Sicherheit, Datenportabilität und den verantwortungsvollen Umgang mit KI systematisch mit einbezieht.

Anforderungen an ein Datenschutzmanagementsystem

Ein Datenschutzmanagement im Unternehmen geht Hand in Hand mit der unternehmensinternen Datenschutz-Compliance. Compliance bedeutet die Einhaltung von (datenschutzrechtlichen) Vorschriften – gestützt auf ein strukturiertes, vorab definiertes Datenschutzmanagementsystem (DSMS). Dieses bildet die Grundlage dafür, Datenschutz systematisch und dauerhaft im Unternehmen zu verankern. Ein solches System umfasst u. a.:

• Die regelmäßige Überprüfung bestehender Datenschutzmaßnahmen, beispielsweise durch Audits – durchgeführt durchi einen externen Datenschutzbeauftragter oder mithilfe einer Datenschutzmanagement-Software.
• Sofern nicht vorhanden: Die Etablierung wesentlicher Standards nach DSGVO, wie AV-Verträge, Rechenschaftspflichten, TOM oder die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten.
• Die Implementierung standardisierter Prozesse, etwa für die Bearbeitung von Betroffenenanfragen, die fristgerechte Umsetzung von Löschpflichten oder einen verbindlichen Notfallplan für Datenschutzverletzungen, ist essenziell – insbesondere, um im Fall eines Verstoßes gegen Datenschutz schnell und nachvollziehbar reagieren zu können.
• Herausgabe einer Übersicht der Anforderungen der DSGVO an Mitarbeiter, die auch Leitfäden und konkrete Handlungsanweisungen beinhaltet. Dazu zählen Richtlinien für die Nutzung mobiler Datenträger, Clean-Desk-Policy oder die Arbeit im Homeoffice.

Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, das Datenschutzmanagementsystem an einem etablierten internationalen Standard auszurichten – etwa an der ISO/IEC 27701. Diese Erweiterung der ISO 27001 für Informationssicherheit enthält konkrete Vorgaben für den Datenschutz und hilft Unternehmen, ihre Prozesse strukturiert, überprüfbar und langfristig skalierbar aufzubauen. Gerade für datenintensive oder international tätige Organisationen schafft das eine solide Grundlage für Vertrauenswürdigkeit, Transparenz und – sofern gewünscht – eine spätere Zertifizierbarkeit nach ISO 27001.

Beispielhafter Aufbau eines Datenschutzmanagementsystems

In der Unternehmenspraxis sollten nach einer ausführlichen Analyse des internen Datenschutzmanagements die Ziele konkret umgesetzt werden. Dabei ist es hilfreich,

• eine Datenschutzmanagement-Software wie Proliance 360 zur Hilfe zu nehmen. Nach einer ausführlichen GAP-Analyse gibt sie konkrete Handlungsanweisungen, die auf das Unternehmen zugeschnitten wurden.
• einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten (DSB) hinzuzuziehen, der die Korrektheit und Einhaltung des Datenschutzmanagements überwacht. Doch auch ohne, dass ein DSB benannt wird, müssen die Maßnahmen des Datenschutzmanagements stets auf ihre Aktualität und Wirksamkeit hin überwacht werden.
• den Mitarbeitern konkrete Handlungsempfehlungen an die Hand zu geben.

Fazit: Datenschutzmanagement braucht Struktur und Weitblick

Ein wirksames Datenschutzmanagement ist längst mehr als eine Pflichtaufgabe – es ist ein zentraler Bestandteil moderner Unternehmensführung. Die DSGVO und weitere gesetzliche Regelwerke wie der EU AI Act oder die NIS2-Richtlinie stellen klare Anforderungen an Transparenz, Sicherheit und Rechenschaft.

Ein gut aufgesetztes Datenschutzmanagementsystem gemäß DSGVO unterstützt Unternehmen dabei, diese Anforderungen strukturiert und nachvollziehbar umzusetzen. Es schafft die Basis, um Risiken zu minimieren, Vertrauen aufzubauen und im Prüfungsfall sicher reagieren zu können.

Wir beantworten Ihre Fragen zum Thema Datenschutzmanagement

Was ist Datenschutzmanagement?

Unter einem Datenschutzmanagement (DSM) versteht man betriebsinterne Regelungen, die den Datenschutz im Unternehmen nach der DSGVO auslegen. Ein DSM bietet konkrete Schritte, die es einzuhalten gibt, um den Datenschutz innerhalb eines Unternehmens zu garantieren.

Was ist ein Datenschutzmanagementsystem (DSMS)?

Ein Datenschutzmanagementsystem (DSMS) ist der strukturierte, dokumentierte Rahmen zur Umsetzung aller datenschutzrelevanten Prozesse im Unternehmen. Es unterstützt dabei, die Anforderungen der DSGVO systematisch zu erfüllen – von der Risikobewertung über die Mitarbeiterschulung bis hin zur Dokumentation von Maßnahmen.

Ein DSMS schafft Transparenz, reduziert Haftungsrisiken und hilft, behördliche Prüfungen souverän zu bestehen. Es kann auf internen Prozessen beruhen oder mithilfe spezialisierter Datenschutzsoftware abgebildet werden.

Welche Qualifikationen brauchen Mitarbeiter für ein erfolgreiches Datenschutzmanagement?

Wird das Datenschutzmanagement im Unternehmen mittels Software oder eines umfangreichen und ausführlichen Datenschutzmanagementsystems organisiert, können sich Mitarbeiter daran Schritt für Schritt orientieren und brauchen keine Vorkenntnisse.

Wieso brauchen Unternehmen ein Datenschutzmanagement?

Sollte es im Unternehmen zu einer Datenschutzverletzung kommen oder die Aufsichtsbehörden an ein Unternehmen herantreten, um eine Kontrolle durchzuführen, kann mittels eines organisierten Datenschutzmanagementsystems nachgewiesen werden, dass der betriebliche Datenschutz ernstgenommen und umgesetzt wurde. Im Zuge der im Datenschutzmanagement erforderlichen Dokumentationen kann außerdem bei etwaigen Anklagen oder Bußgeldverfahren nachgewiesen werden, dass nicht vorsätzlich fahrlässig gehandelt wurde.