IT-Dokumentation: Zentrales Tool zur Verwaltung von Assets für den Datenschutz

Die Proliance-Datenbank ist eine optionale Funktion unserer Datenschutzmanagement-Plattform, die nicht in den kleineren Paketen enthalten ist. Diese Funktion bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihren Aufwand bei der Erfassung und Verwaltung von Assets deutlich zu reduzieren und durch die Nutzung vorbefüllter Einträge effizienter zu arbeiten.

Vorteile der Asset-Datenbank:

• Vorbefüllte Assets: Die Datenbank enthält über 400+ der meistgenutzten Assets, die von uns kontinuierlich gepflegt und weiterentwickelt werden. Dies ermöglicht es Nutzern, gängige Software- und Dienstleistungseinträge direkt zu übernehmen, ohne diese manuell auszufüllen. Wichtig: Vor allem bei “Drittparteien” sind Ergänzungen und individuelle Anpassungen der Einträge nötig - der Aufwand hierfür ist aber deutlich geringer, als bei der komplett manuellen Neuanlage.
• Aufwand sparen: Durch die Nutzung vorbefüllter Einträge können Unternehmen Zeit sparen, da die wichtigsten Informationen zu den Assets bereits vorhanden sind.
• ‍Proliance Assistent: Der Proliance Assistent bietet spezifische Hilfe und Informationen zu jedem Asset und den zugehörigen Fragen, was den Erfassungsprozess unterstützt und Unsicherheiten reduziert.

Die Erfassung von Datenspeichern im Asset Hub ist ein zentraler Bestandteil unseres Informationsmanagements. Diese Übersicht ermöglicht es, alle relevanten Datenspeicher zu dokumentieren, um Transparenz und Compliance im Umgang mit sensiblen Daten zu gewährleisten.

Arten von Datenspeichern im Asset Hub:

1. Selbstbetriebene Datenspeicher
   • Definition: Diese Art von Datenspeicher wird vom Unternehmen selbst betrieben.
   • Verknüpfung: Es erfolgt eine Angabe oder Verknüpfung mit einer spezifischen Betriebsstätte, an der sich der Datenspeicher physisch befindet.
   • Beispiele: Lokale Serverräume, firmeneigene Rechenzentren.
2. 3rd-Party Hosted Datenspeicher
   • Definition: Ein Datenspeicher, der von einem Dritten gehostet wird. Hierbei beauftragt das Unternehmen einen externen Anbieter, der die Infrastruktur bereitstellt.
   • Verwendung: Diese Option wird genutzt, wenn beispielsweise Server bei einem Rechenzentrumsanbieter angemietet werden.
   • Beispiele: Datenspeicherung bei Rechenzentrumsanbietern wie Equinix oder DigitalOcean.
3. Cloud-hosted Datenspeicher
   • Definition: Vollständig gemanagte Cloud-Dienste, bei denen das Unternehmen die Daten bei einem Cloud-Anbieter speichert und verwaltet.
   • Verwendung: Hier handelt es sich um Services, bei denen der Anbieter sowohl die Hardware als auch die Softwareumgebung vollständig managt.
   • Beispiele: AWS S3, Microsoft 365, Google Cloud Storage.

Die Erfassung von Drittparteien umterstützt dabei, die Transparenz über die Beteiligten an Datenprozessen zu erhöhen und sicherzustellen, dass datenschutzrechtliche Anforderungen eingehalten werden. Drittparteien sind oft entscheidend für den Betrieb und die Verwaltung von Software, den Zugriff auf Datenspeicher und weitere Prozesse.

Arten von Drittparteien:

Folgende Typen von Drittparteien können in der Plattform erfasst werden:

• Freelancer: Einzelpersonen, die als externe Fachkräfte arbeiten und Zugriff auf bestimmte Daten oder Systeme haben können.
• Unternehmen: Externe Firmen, die Dienstleistungen für unser Unternehmen erbringen und als Datenverarbeiter oder Empfänger fungieren.
• Verbundene Unternehmen: Organisationen, die mit Proliance verbunden sind und möglicherweise Daten im Rahmen der Geschäftsbeziehung teilen.
• Öffentliche Stellen: Behörden oder staatliche Institutionen, die Daten empfangen oder Zugriff darauf haben können.

Mit dem neuen Asset Hub Modul in Proliance 360 lösen wir wesentliche Herausforderungen, die unsere Kunden in der Verwaltung ihrer Dienstleister, Software und Datenspeicher haben. Hier sind die zentralen Probleme, die der Asset Hub löst:

1. Fehlende Transparenz

Viele Unternehmen haben keine vollständige Übersicht über die verwendete Software, ihre Dienstleister oder Datenspeicher. Diese fehlende Transparenz kann zu Risiken führen, insbesondere im Bereich Datenschutz und Compliance. Mit dem neuen Asset Hub Modul bietet Proliance eine zentrale digitale Lösung, die eine umfassende und aktuelle Liste aller Assets enthält. So haben Unternehmen stets den Überblick über alle relevanten Informationen und können diese leicht abrufen.

2. Redundante Erfassung von Assets

Das neue Modul beseitigt diese Redundanzen und ermöglicht eine einheitliche, zentrale Erfassung der Assets, was den Prozess deutlich effizienter macht. Einmal erfasste Assets können in verschiedenen Bereichen der Plattform wiederverwendet werden, ohne dass eine erneute Eingabe erforderlich ist.

3. Kein Überblick über die Verwendung von Assets in Prozessen

Das neue Modul bringt Transparenz in diese Bereiche, indem es eine klare Verknüpfung zwischen den Assets und den Prozessen, in denen sie eingesetzt werden, bietet. So können Unternehmen leichter nachverfolgen, welche Assets in kritischen Prozessen verwendet werden, und entsprechende Maßnahmen zur Risikominderung ergreifen.

4. Keine Möglichkeit zum Löschen von Elementen

Mit dem neuen Asset Management Modul können Unternehmen nun Assets, die nicht mehr benötigt werden, effizient archivieren oder löschen, was zu einer besseren Datenpflege und Übersichtlichkeit beiträgt.

5.Fehlende Dokumentation von Audits

Das neue Modul schließt diese Lücke, indem es eine vollständige Dokumentation von Audits ermöglicht. Dies erleichtert es Unternehmen, Prüfungen und Kontrollen revisionssicher zu dokumentieren und jederzeit darauf zurückzugreifen, falls erforderlich.

6. Erfassung geplanter Software und Dienstleister in der Evaluierungsphase

Mit dem neuen Modul können geplante Software und Dienstleister bereits in der Evaluierungs- oder Prüfungsphase erfasst und dem Datenschutzbeauftragten (DSB) zur Überprüfung vorgelegt werden. Dies vereinfacht die Compliance-Prüfung und spart wertvolle Zeit, da Unternehmen frühzeitig die relevanten Informationen bereitstellen können.

7. Reduktion des Erfassungsaufwands durch die Proliance-Datenbank

Die integrierte Proliance-Datenbank erleichtert den Nutzern die Erfassung von Assets erheblich, indem sie vorbefüllte Inhalte bereitstellt. Dies reduziert den manuellen Aufwand für die Erfassung und spart Zeit, da relevante Informationen bereits vorkonfiguriert und sofort verfügbar sind. Kunden profitieren so von einer schnelleren und genaueren Datenerfassung.