Ausgangssituation: Datenschutz zeitintensiv und unstrukturiert

BALLONI GmbH ist ein Unternehmen aus der Veranstaltungsbranche, das sich auf große Events spezialisiert hat. Ein Onlineshop existiert, spielt jedoch eine untergeordnete Rolle.

"Nach der Corona-Krise haben wir unsere Prioritäten verstärkt auf die Stabilität des Unternehmens gelegt. Gleichzeitig war es uns wichtig, Datenschutz professionell umzusetzen und langfristig zu sichern.", Michael van Gumpel, Leiter Finanzen bei BALLONI GmbH

Der Datenschutz wurde intern der leitenden Buchhaltung zugeordnet, die jedoch bereits viele operative Aufgaben koordiniert. Um sicherzustellen, dass alle Anforderungen effizient erfüllt werden, wurde eine externe Datenschutz-Lösung hinzugezogen.

Umsetzung: Mit DSMS & Mitarbeiterschulungen zu effizientem Datenschutz

Um den Datenschutz im Unternehmen sicherzustellen, entschied sich BALLONI GmbH für die Zusammenarbeit mit Proliance. Dies ermöglicht eine strukturierte und gesetzeskonforme Umsetzung bei gleichzeitiger Wahrung der operativen Effizienz.

"Wir erhalten regelmäßig Updates zu neuen Datenschutzregelungen. Das hilft uns, immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. Die Software erleichtert die Bearbeitung der Aufgaben und ermöglicht eine effizientere Umsetzung der Datenschutzmaßnahmen.", Michael van Gumpel, Leiter Finanzen bei BALLONI GmbH

Die Datenschutz-Management-Software unterstützt das Unternehmen dabei, Datenschutzprozesse zu strukturieren und offene Aufgaben wie die Prüfung von Software oder Drittanbietern auf Verarbeitung von personenbezogenen Daten klar zu definieren.

"Die Software zeigt klar auf, welche Schritte nötig sind, und erleichtert die interne Abstimmung durch strukturierte Vorgaben." Michael van Gumpel, Leiter Finanzen bei BALLONI GmbH

Zusätzlich profitiert BALLONI von der Möglichkeit, Schulungsangebote in Anspruch zu nehmen und Mitarbeitern Datenschutzwissen zugänglich zu machen.

Ergebnis: Geschäftlicher Mehrwert durch Compliance

Durch die Unterstützung von Proliance kann BALLONI seinen Datenschutzverpflichtungen wie Einhaltung von Löschfristen, die Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) nachkommen und dabei gleichzeitig den Fokus auf das Kerngeschäft bewahren.

"Unsere großen Kunden, darunter bekannte Konzerne, haben strenge Vorgaben. Dass wir einen externen Datenschutzdienstleister beauftragt haben, gibt uns in Verhandlungen einen klaren Vorteil und sorgt für Vertrauen.", Michael van Gumpel, Leiter Finanzen bei BALLONI GmbH

Während Datenschutz intern weiterhin eine organisatorische Herausforderung bleibt, hat sich die Entscheidung für eine externe Lösung als geschäftlich vorteilhaft erwiesen – insbesondere im Kontakt mit großen Auftraggebern, die Wert auf Compliance legen.  

Über BALLONI  

BALLONI GmbH ist spezialisiert auf kreative Eventdekoration, hochwertige Ballons und stilvolle Geschenkideen. Mit einem vielseitigen Sortiment und individuellen Gestaltungslösungen unterstützt BALLONI Unternehmen und Privatkunden dabei, unvergessliche Erlebnisse zu schaffen – von Firmenveranstaltungen bis hin zu besonderen Feierlichkeiten.  

Über Proliance  

Proliance bietet maßgeschneiderte Lösungen in den Bereichen Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance, um Unternehmen bei der rechtskonformen Umsetzung ihrer Anforderungen zu unterstützen. Durch digitale Tools, individuelle Beratung und praxisnahe Strategien hilft Proliance, Prozesse zu optimieren, Sicherheitsstandards zu erhöhen und Risiken gezielt zu reduzieren.