Ausgangssituation

Als mittelständisches Unternehmen mit rund 30 Mitarbeitenden stand Diction AG – ein international tätiger Sprachdienstleister – vor der Herausforderung, die steigenden Anforderungen an Informationssicherheit und Datenschutz effizient und zukunftssicher zu erfüllen. Herr Fassbender, der CEO der Diction AG, erkannte, dass insbesondere bei der Teilnahme an Ausschreibungen von Großkunden der Nachweis einer ISO 27001-Zertifizierung und ein professionelles Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) zunehmend zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor werden. Gleichzeitig fehlten intern die Ressourcen und das Know-how, um diese Themen eigenständig und dauerhaft auf hohem Niveau zu managen.

Entscheidungsprozess

Die Suche nach einer passenden Lösung begann klassisch über eine Google-Recherche.  

„Ich wollte einen Partner, der nicht nur punktuell berät, sondern eine ganzheitliche Lösung bietet – von der GAP-Analyse bis zum laufenden Support“, erinnert sich Fassbender.  

Die Wahl fiel auf Proliance, da hier nicht nur die Auslagerung der Funktion des Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragten möglich war, sondern auch eine kontinuierliche, proaktive Betreuung zugesichert wurde. Im Vergleich zu Einzelberatern oder rein juristischen Dienstleistern überzeugte insbesondere die Kombination aus persönlicher Beratung, Datenschutzsoftware und der Möglichkeit, alle Compliance-Themen zentral zu steuern.

Herausforderungen vor der Zusammenarbeit

Vor der Zusammenarbeit mit Proliance im Mai 2023 war das Thema Informationssicherheit im Unternehmen zwar präsent, wurde jedoch eher rudimentär abgedeckt. Es gab grundlegende Onboarding-Schulungen und eine Geheimhaltungsvereinbarung für Mitarbeitende, aber kein strukturiertes Managementsystem.  

„Wir hatten zwar einzelne Dokumente und Richtlinien, aber keine durchgängige Strategie oder regelmäßige Risikoanalysen“, so die Geschäftsführung.  

Die Folge: Wichtige Zertifizierungen wie ISO 27001 hatte man nicht im Blick, was zu Einschränkungen bei der Neukundengewinnung hätte führen können.

Die Lösung: Ganzheitliche Beratung und ISMS-Aufbau

Mit Proliance als Partner wurde ein strukturierter Prozess zur Einführung und kontinuierlichen Verbesserung des ISMS gestartet. Zunächst erfolgte eine umfassende GAP-Analyse, um den Status quo zu ermitteln und gezielte Maßnahmen abzuleiten. Die persönliche Beratung ermöglicht es zudem, branchenspezifische Anforderungen zu berücksichtigen und pragmatische Lösungen zu entwickeln. Besonders geschätzt wird die proaktive Kommunikation bei Gesetzesänderungen und die Unterstützung bei der Vorbereitung auf Audits und Zertifizierungen.

Ergebnisse und Mehrwert

Bereits nach kurzer Zeit zeigten sich spürbare Verbesserungen:

• Die ISO 27001-Zertifizierung wurde erfolgreich abgeschlossen – ein entscheidender Meilenstein für die Teilnahme an internationalen Ausschreibungen.

• Das Unternehmen verfügt nun über ein dokumentiertes, auditfähiges ISMS und kann Kunden sowie Auditoren jederzeit die Einhaltung aller relevanten Standards nachweisen.

• Die Geschäftsführung und das Team profitieren von klaren Prozessen, regelmäßigen Risikoanalysen nach ISO 27001 und einer kontinuierlichen Sensibilisierung der Mitarbeitenden – etwa durch digitale Schulungen zu Datenschutz und Informationssicherheit.

• Die Zusammenarbeit mit Proliance wird als partnerschaftlich, lösungsorientiert und flexibel beschrieben.  

Fassbender äußert sich dazu: „Wir haben heute die Sicherheit, jederzeit auf Expertenwissen zugreifen zu können und sind für zukünftige Anforderungen – etwa durch NIS2 oder neue KI-Regulierungen – bestens gerüstet.“

Ausblick und zukünftige Herausforderungen

Mit Blick auf die Zukunft sieht die Geschäftsführung, insbesondere im Bereich KI und bei der weiteren Vertiefung der Informationssicherheit neue Herausforderungen. Die kontinuierliche Anpassung an regulatorische Anforderungen und die Integration neuer Technologien stehen dabei im Fokus. Dank der Zusammenarbeit mit Proliance wird derzeit ein Business Continuity Management eingeführt. Damit ist Diction gewappnet für potenzielle Ausfälle in der Zukunft und somit bestens vorbereitet, auch kommende Audits und Kundenanforderungen souverän zu meistern.

Über die Diction AG

Die Diction AG ist ein international tätiger Sprachdienstleister mit Sitz in Buchs, Schweiz. Mit rund 30 Mitarbeitenden bietet das Unternehmen professionelle Übersetzungs- und Sprachdienstleistungen für Kunden vom Kleinunternehmen bis hin zu Fortune-500-Konzernen. Aufgrund der Bearbeitung sensibler und schützenswerter Dokumente stehen Informationssicherheit und Datenschutz im Zentrum der Unternehmensstrategie. Die erfolgreiche ISO 27001-Zertifizierung unterstreicht das Engagement für höchste Sicherheitsstandards im Umgang mit Kundendaten.

Über Proliance

Proliance GmbH ist eine führende Plattform für Datenschutz und Informationssicherheit, speziell entwickelt für kleine und mittlere Unternehmen. Seit 2017 kombiniert das Unternehmen smarte Software mit persönlicher, pragmatischer Beratung durch TÜV- und DEKRA-zertifizierte Fachspezialisten. Mit über 2.500 zufriedenen Kunden aus mehr als 50 Branchen unterstützt Proliance Unternehmen dabei, alle regulatorischen Anforderungen wie DSGVO, NIS2 und ISO 27001 effizient zu erfüllen und proaktiv zu managen. Das Leistungsspektrum umfasst externe Datenschutz- und Informationssicherheitsbeauftragte, GAP-Analysen, Zertifizierungsbegleitung sowie KI-Compliance-Beratung.