Ausgangssituation: Interne Prozesse könnten kritisch werden

Datenschutz? Kaum Thema. Zumindest auf den ersten Blick. Denn MODIFI arbeitet ausschließlich mit Firmenkunden. Doch intern gibt es personenbezogene Daten: von Mitarbeitenden, von Eigentümern in KYC-Prüfungen, von Bewerberinnen und Bewerbern.

„Anfangs war ich überrascht, dass wir einen externen Datenschutzbeauftragten haben – heute sehe ich klar den Mehrwert: Wir sind strukturiert aufgestellt und können jederzeit auf fundierte Beratung zurückgreifen“, sagt Briana Liu, die verantwortliche Legal Counsel bei Modifi.

Mit Blick auf europäische Standorte, komplexe Lieferketten und punktuell sensible Daten, war schnell klar: Ohne strukturierte Datenschutzprozesse geht es nicht. Gleichzeitig sollte das Team schlank bleiben. Die Lösung: Externe Expertise und eine Plattform, die mitdenkt.

Umsetzung: Externer Datenschutzbeauftragter und DSMS - der Weg zum Erfolg

Gemeinsam mit Datenschutzexperte wählt MODIFI einen pragmatischen und skalierbaren Weg.

‍„Was uns besonders hilft, ist der direkte Draht zu erfahrenen JuristInnen, die unsere Branche verstehen und Antworten liefern, die auch operativ umsetzbar sind“, so Frau Liu.

Ergänzend wird die Plattform genutzt: Bestehende Policies werden eingebunden, AV-Verträge und Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFAs) digital gepflegt. Besonders wertvoll: Die digitalen Mitarbeiterschulungen zu Themen rund um Datenschutz, wie die datenschutzkonforme Nutzung von KI.

‍„Unsere Mitarbeitenden fanden die Trainings modern, verständlich und relevant – auch wenn manche Quizfragen es in sich haben“, heißt es aus dem Team.

Datenschutz wurde teamübergreifend zum Thema: Legal, HR, Finance und IT arbeiten standortübergreifend zusammen. Die technische Umsetzung im Bereich der Informationssicherheit verantwortet der deutsche Standort. Ergänzend besteht die Möglichkeit, auch diesen Bereich strukturiert über Datenschutzexperte abzubilden – etwa im Kontext von NIS2 oder ISO 27001.

Ergebnis: Schnell, praxisnah und effizient

Trotz des geringen Umfangs an extern verarbeiteten personenbezogenen Daten hat MODIFI ein tragfähiges Datenschutzfundament aufgebaut. Die Kombination aus individueller Beratung und intuitiver Plattform unterstützt das Unternehmen dabei, regulatorische Pflichten effizient zu erfüllen – ohne interne Ressourcen zu überlasten.

‍„Die Zusammenarbeit ist für uns extrem wertvoll: schnell, praxisnah, effizient “, fasst Briana Liu zusammen.

Die Plattform bietet Struktur und Nachvollziehbarkeit für alle datenschutzrelevanten Assets, wie z.B. VVTs. Eine strukturierte Datenschutzpraxis schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern trägt aktiv zur Entwicklung einer nachhaltigen Compliance-Kultur bei – und stärkt das Vertrauen relevanter Stakeholder.  

Über MODIFI

MODIFI ist eine globale Plattform für Geschäftszahlungen, die den internationalen Handel erleichtert. Sie ermöglicht Verkäufern, sofort bezahlt zu werden, während Käufer flexible Zahlungsoptionen erhalten. Mit einem digitalen, intuitiven Ansatz bietet MODIFI eine zentrale Lösung für die Verwaltung von grenzüberschreitenden Zahlungen, Risikoschutz und Sendungsverfolgung. Das Unternehmen ist in über 40 Ländern aktiv, unterstützt mehr als 1.200 Käufer und Verkäufer und verfügt über lokale Expertise in 9+ Büros weltweit.

Über Proliance

Proliance ist ein führender Anbieter für Datenschutz-, Informationssicherheits- und Compliance-Lösungen. Das Unternehmen unterstützt Organisationen in Deutschland dabei, gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO effizient, praxisnah und nachhaltig umzusetzen. Mit einer Kombination aus innovativer Software und individueller Beratung hilft Proliance dabei, Datenschutzprozesse zu optimieren, Risiken zu minimieren und Rechtssicherheit zu gewährleisten.