Stapelweise Ordner, die sich in Aktenschränken türmen, Excel-Listen mit Versionschaos, eine Datenschutzerklärung, die das letzte Mal 2018 geupdatet wurde oder ein aus Versehen geschredderter Vertrag. So kann Datenschutz aussehen. Oder aber eben einfach, organisiert und digital mit Hilfe einer Datenschutzsoftware.
Datenschutz 2.0 – Datenschutz digital
Um den datenschutzrechtlichen Vorschriften wie der DSGVO oder dem BDSG-neu korrekt nachzukommen, brauchen Unternehmen ein Datenschutzmanagement und ab 20 Mitarbeiter:innen, die ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, auch eine:n Datenschutzbeauftragte:n. Doch egal, ob sich ein:e Mitarbeiter:in als Datenschutzbeauftragte für das Unternehmen einsetzt oder ein externer Datenschutzbeauftragter vom Unternehmen benannt wird, unternehmensintern müssen die Datenschutzvorschriften eingehalten werden. Das heißt, dass beispielsweise Verträge mit externen Dienstleistern (Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)) korrekt abgeschlossen, Vorschriften eingehalten (technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)) und Anfragen von Aufsichtsbehörden zeitnah und systematisch beantwortet werden müssen.
Dabei steht der interne Datenschutzbeauftragte oder der externe Datenschutzbeauftragte mit dem internen Datenschutzkoordinator als seinem Ansprechpartner häufig vor zeitfressenden Standardaufgaben. Und auch, wenn sich diese im Datenschutzrecht auskennen, bleibt viel Papierkram zu erledigen, wobei für das eigentliche Tagesgeschäft kaum noch Zeit bleibt.
Dies betrifft ebenso externe Datenschutzbeauftragte, die viele Kund:innen zugleich betreuen. Hier heißt es, möglichst effizient zu arbeiten, um einen Blick für die Einzelfälle zu behalten, die wirklich intensiver Beratung bedürfen.
Das Problem: Datenschutz ohne Vorkenntnisse
Entscheidet sich ein Unternehmen dazu, den Datenschutz intern zu managen und sogar noch den Datenschutzbeauftragten (DSB) intern zu stellen, dann stellt sich oft das Problem, dass die Mitarbeiter:innen in Sachen Datenschutz oftmals sehr unerfahren sind. Dies betrifft nicht nur den zu benennenden internen DSB, sondern alle Mitarbeiter:innen. Denn diese müssen per Gesetz regelmäßig durch Mitarbeiterschulungen in Sachen Datenschutz geschult und up-to-date gehalten werden. Ohne die entsprechende Expertise und fachliche Anleitung ist der Datenschutz-Dschungel für Unternehmen also oftmals nur schwer zu durchdringen. Die Folge können Abmahnungen und Bußgelder sein. Genau dafür gibt es eine Lösung: Eine Software für den Unternehmensdatenschutz.
Diese digitale Lösung bietet allen Anwender:innen eine helfende Hand – vom internen bis zum externen Datenschutzbeauftragten. Wir zeigen Ihnen, wie.
Die Lösung: Digitaler Datenschutz mittels Datenschutzsoftware
Auch Datenschutz kann nun rundum digital funktionieren: Mit einem innovativen Ansatz wie einer Datenschutzsoftware wird der Datenschutz digital und für Unternehmen einfach umsetzbar. Bei solchen Lösungen handelt es sich um digitale Datenschutz-Management-Plattformen, die sich an den Bedürfnissen von Unternehmen orientieren. So können Unternehmen ihren zentralen datenschutzrechtlichen Verpflichtungen wie der Anlage eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT), der Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) und der Durchführung der Mitarbeiterschulungen leicht und schnell mit Hilfe von Vorlagen und Mustern nachkommen. Im besten Fall sind solche Anwendungen aber nicht nur plumpe Formulare, also eine Art Excel 2.0, sondern bringen einen hohen Grad an Automatisierung, Verknüpfung und Intelligenz direkt mit.
Ein hoher Grad an Kund:innen-Orientierung sollte eine auch Laien verständliche Führung durch das komplexe Thema ermöglichen und Aufwände gering halten. So unterstützt die Software bestmöglich nicht nur bei der Erfassung und Anlage zentraler Dokumentationen, sondern ein hoher Grad an integrierter Intelligenz überprüft diese Eingaben direkt. Sich ergebende Abweichungen werden gesammelt und sind transparent einsehbar. Außerdem können sie über einen eingebauten Task-Manager komfortabel auf Mitarbeiter:innen verteilt werden. Denn im Normalfall weiß der / die Mitarbeiter:in aus dem entsprechenden Bereich am besten, wie die Prozesse dort strukturiert sind.
Digitale Datenschutzsoftware als Helfer auch für externe Datenschutzbeauftragte
Auch eine zentrale und übersichtliche Organisation aller datenschutzrechtlich relevanten Aspekte können dem Unternehmen und externen Datenschutzbeauftragten gleichermaßen helfen, jederzeit auf Anfragen von Behörden, Kund:innen und Mitarbeiter:innen vorbereitet zu sein. So sollte die Software keine Insellösung sein, sondern zentrale Aspekte wie Mitarbeiterschulungen abdecken. Ein state-of-the-art Datenmanagement, neu-Deutsch „Analytics“, erleichtert Schlüsse und Transparenz über die aktuell größten (Datenschutz-)Baustellen und sollten ebenfalls Teil einer modernen Lösung sein.
Bei mangelndem internem Know-How ist für Unternehmen die perfekte Ergänzung zur digitalen Lösung ein externer Datenschutzbeauftragter, welcher Unternehmen unabhängig in allen darüber hinaus anfallenden Datenschutzangelegenheiten berät. Die Benennung eines Datenschutzbeauftragten ist übrigens Pflicht, wenn ein Unternehmen einen der folgenden Punkte erfüllt:
Mindestens 20 Mitarbeiter:innen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind (§ 38 BDSG)
Unternehmen besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) verarbeiten (dies trifft auch auf Auftragsverarbeiter zu, die im Auftrag besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten).
Zudem kann ein DSB Sie bei folgenden Punkten unterstützen:
Persönliche und einzelfallbezogene datenschutzrechtliche Beratung
Beurteilung von Datenschutzverletzungen und Kommunikation mit der Aufsichtsbehörde
Unterstützung bei Auskunftsersuchen von Betroffenen
Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Drittaudits im Rahmen der Tätigkeit als Auftragsverarbeiter
Weiterführende Schulung und Sensibilisierung von Mitarbeiter:innen bezogen auf das konkrete Unternehmen und dessen Kernprozesse
Prüfung von Dokumenten und Vorlagen.
Um all diesen Anforderungen gerecht zu werden, hat datenschutzexperte.de mit der innovativen Datenschutzsoftware Proliance 360 eine Lösung für den digitalen Datenschutz entwickelt, die eine Neuheit auf dem Datenschutzmarkt darstellt. Für Unternehmen war es nie einfacher, den Anforderungen des Datenschutzes gerecht zu werden. Die Zusammenarbeit mit dem internen oder externen Datenschutzbeauftragten wird einfacher und transparenter denn je. Zudem werden Aufwände reduziert und die Effizienz und Skalierbarkeit Ihres Unternehmens wird gesteigert. So können Sie mehr Zeit in wichtigere Aufgaben investieren.
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Autorin: Kathrin Strauß
Artikel veröffentlicht: 14.09.20
