Datenschutz in der Buchhaltung: Finanzdaten DSGVO-konform sichern

Unternehmen sollten alles daransetzen, den Datenschutz in sämtlichen Abteilungen einzuhalten. Ein Bereich, in dem Datenpannen oder unerlaubte Zugriffe besonders heikel sind, ist die Buchhaltung. Die dort anfallenden Daten gehören zu den sensibelsten Informationen im Unternehmen. Das zeigt sich schon daran, dass die gesetzlichen Datenschutzanforderungen an Finanzdaten besonders streng sind. Im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gelten sie als personenbezogene Daten.  

Allerdings stehen Unternehmen gerade in der Buchhaltung vor besonderen Herausforderungen. Einerseits verpflichtet die DSGVO sie dazu, die Verarbeitung personenbezogener Daten auf das Nötigste zu beschränken, um ihren Schutz zu gewährleisten. Andererseits müssen sie gesetzliche Aufbewahrungspflichten beachten. Dieser Artikel bietet einen Überblick über den Datenschutz in der Buchhaltung und liefert praktische Handlungsempfehlungen, um damit verbundene Herausforderungen zu bewältigen.

Buchhaltungsdaten: Warum ist Datenschutz hier besonders wichtig? 

In der Finanzbuchhaltung von Organisationen werden täglich große Mengen sensibler Daten verarbeitet – ob Löhne, Sozialversicherungsnummern, Verträge oder Kunden- oder Lieferantendaten. Auch steuerrelevante Informationen und Bankverbindungen im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung gehören dazu.  

Sind diese Informationen nicht ausreichend geschützt, können sie in falsche Hände geraten – zum Beispiel, wenn Unbefugte aufgrund mangelnder Zugriffsberechtigungen Daten einsehen können oder wenn Kriminelle sich mit Phishing-Angriffen Zugang zu Daten aus der Buchhaltung verschaffen. In Fällen wie diesen drohen ernsthafte Konsequenzen: Hohe DSGVO-Bußgelder, Imageschäden oder juristische Schritte Betroffener sind nur einige der damit verbundenen Risiken.  

Spätestens jetzt ist also klar: Datenschutz in der Buchhaltung ist nicht nur eine wichtige Aufgabe für Datenschutzbeauftragte und Mitarbeiter im Rechnungswesen, sondern ist ein wichtiger Teil unternehmerischer Sorgfaltspflicht.

Rechtliche Grundlagen für Datenschutz in der Finanzbuchhaltung

Wenn es um Daten in der Buchhaltung geht, müssen Unternehmen zum einen die Grundsätze der DSGVO beachten und sich zum anderen an geltende Aufbewahrungspflichten halten.  

Anforderungen der DSGVO

Für Buchhaltungsdaten sind vor allem die DSGVO-Grundsätze der Datenminimierung und -sparsamkeit und der Zweckbindung relevant. Das bedeutet: Unternehmen dürfen Buchhaltungsdaten nur zu vorab festgelegten Zwecken sammeln und nur für eine bestimmte Zeit speichern. Steuernummern und Bankverbindungen zu erfassen ist für Buchhalter im Unternehmen also erlaubt, wenn es darum geht, Rechnungen von Dienstleistern zu begleichen oder Löhne zu zahlen.  

Ist der Zweck der Datenerfassung erfüllt, müssen die gespeicherten Informationen gelöscht werden – es sei denn, für die Daten gelten gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Genau das ist in der Buchhaltung der Fall.

Anforderungen anderer Vorschriften

Wenn es um die Frage geht, wie lange Unterlagen im Unternehmen aufbewahrt werden müssen, liefern die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB) Antworten.  

Beispiele:  

• Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz und Bücher sind zehn Jahre lang aufzubewahren.  

• Buchungsbelege wie Rechnungen, Lohn- und Reisekostenabrechnungen oder Kostenbelege müssen seit 2025 nur noch acht Jahre lang aufbewahrt werden.  

• Weitere steuerlich relevante Unterlagen wie Geschäftsbriefe müssen sechs Jahre lang im Archiv verbleiben.

Erst, wenn die Pflichten daraus erfüllt sind, greifen die Aufbewahrungs- und Löschfristen der DSGVO.  

Analog oder digital: Welche Form der Aufbewahrung ist laut DSGVO erlaubt?

Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz müssen in gedruckter Form vorliegen. Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen dürfen Unternehmen digital verwahren. Allerdings müssen Verantwortliche dafür sorgen, dass die Daten DSGVO-konform gespeichert sind.

Was das konkret bedeutet und worin der wichtige Unterschied zwischen einem Backup und der Archivierung zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten liegt, zeigt Ihnen unser Guide zur Datensicherung.

Typische Datenschutz-Herausforderungen in Buchhaltungsabteilungen

Auch wenn Sicherheit höchste Priorität für Daten in der Buchhaltung hat, mangelt es in Buchhaltungsabteilungen häufig an klar geregelten Zugriffsrechten, wodurch es schnell zu ungewolltem Datenzugang kommen kann. Lagern Unternehmen Buchhaltungsdienstleistungen aus, fällt die Kontrolle oft besonders schwer. Der externe Anbieter muss vertraglich verpflichtet und regelmäßig auditiert werden.

Darüber hinaus stellen die Wege der Datenübermittlung ein Risiko für Buchhaltungsdaten dar: Werden Rechnungen oder Verträge unverschlüsselt per E-Mail versendet, haben Hacker leichtes Spiel und Unternehmen zahlen im schlimmsten Fall einen hohen Preis, da sie gegen die DSGVO verstoßen.

Eine weitere Herausforderung besteht darin, die Archivierung von Daten aus der Buchhaltung sicher zu gestalten. Viele Archivierungslösungen sind nicht DSGVO-konform oder erlauben keine sichere Löschung. Denn alle Daten, die nicht im Aktenvernichter landen, müssen so gelöscht werden, dass sie nicht wiederhergestellt werden können. Ohne Datenschutz-Know-how ist es für Unternehmen allerdings oft nicht möglich, die Eignung möglicher Tools dafür richtig einzuschätzen.

Technische und organisatorische Maßnahmen für eine DSGVO-konforme Buchhaltung

Um den Datenschutz in der Buchhaltung sicherzustellen und DSGVO-konform zu gestalten, können Unternehmen die gleichen technischen und organisatorischen Maßnahmen wie in allen anderen Bereichen auch anwenden.  

Zu den technischen Maßnahmen, die den Schutz von Buchhaltungsdaten gewährleisten, gehören zum Beispiel Verschlüsselungen, Zugriffsbeschränkungen und regelmäßige Sicherheitsupdates für die IT-Systeme, mit denen die Angestellten in der Buchhaltung arbeiten.  

Damit wirklich nur berechtigte Personen im Unternehmen Zugriff auf Daten in der Buchhaltung haben, sollten Unternehmen ein Berechtigungskonzept implementieren oder prüfen, ob die geregelten Zugriffe auf Buchhaltungsdaten aktuell und wasserdicht sind.

Neben technischen können auch organisatorisch Maßnahmen den Datenschutz in der Buchhaltung verbessern. Wer Finanzdaten verarbeitet, muss zum Beispiel nachweisen können, wann, warum und wie das geschieht. Eine DSGVO-konforme Dokumentation ist deshalb Pflicht und sollte unbedingt auch Buchhaltungsvorgänge abdecken.

Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA): Wann ist sie in der Buchhaltung notwendig?

Mit der Datenschutz-Folgenabschätzung sind Unternehmen in der Lage, Risiken für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zu beschreiben, zu bewerten und zu reduzieren.  

Eine DSFA ist nicht bei jeder Datenverarbeitung zwingend erforderlich – aber immer dann, wenn systematisch besonders schutzbedürftige Daten verarbeitet oder neue Technologien eingesetzt werden. Werden Gehaltsdaten beispielsweise zusammen mit anderen personenbezogenen Daten automatisiert verarbeitet, kann eine DSFA notwendig sein. Der Vorteil: Sie identifizieren dabei nicht nur Risiken für den Prozess, sondern legen klare Maßnahmen fest, die den Prozess sicherer machen.

In unserem Magazin lernen Sie weitere Fälle kennen, in denen eine DSFA nötig ist.

Ob eine DSFA für bestimmte Vorgänge in der Buchhaltung notwendig ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Ihr Datenschutzbeauftragter weiß genau, welche Kriterien entscheidend sind, und begleitet Sie bei der Durchführung.  

Zusammenarbeit mit externen Buchhaltungsdienstleistern: Was Unternehmen beachten müssen

Sie erhalten bei Ihren Buchhaltungsprozessen Unterstützung durch externe Anbieter? Dann stellt sich die Frage, wie Sie sicherstellen können, dass auch Ihr externer Partner den Datenschutz in der Buchhaltung ernst nimmt. Denn trotz ausgelagerter Buchhaltungsvorgänge bleibt die datenschutzrechtliche Verantwortung in Ihrem Unternehmen.

Um sich abzusichern, sollten Sie von Ihrem Datenschutzbeauftragten einen Auftragsverarbeitungsvertrag erstellen lassen und mit dem Dienstleister abschließen. Darin sollte festgelegt sein, dass Sie das Recht haben, die DSGVO-Konformität des Anbieters zu prüfen. In der Praxis kontrollieren Auftraggeber ihre Auftragsverarbeiter jedoch selten regelmäßig vor Ort. Stattdessen können Sie sich zum Beispiel auch ein Datensicherheitskonzept Ihres Partners vorlegen lassen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Datenschutz in der Buchhaltung effizient umsetzen

Die folgende Übersicht fasst die wichtigsten Maßnahmen zusammen, die Sie für bestehende Buchhaltungsprozesse ergreifen können. Damit stellen Sie sicher, dass Finanzdaten in Ihrem Unternehmen DSGVO-konform gesammelt, verarbeitet, gespeichert und gelöscht werden und vermeiden typische Stolperfallen wie unklare Zuständigkeiten oder fehlende Nachweise.

• Bestandsaufnahme: Welche Daten werden verarbeitet?

• Verantwortlichkeiten klären: Wer ist für Datenschutz zuständig?

• Dienstleister: AVV prüfen oder abschließen

• Technische Maßnahmen: Zugriffe durch Berechtigungskonzept regeln

• Organisatorische Maßnahmen: Datenschutzdokumentation aktuell halten

• Aufbewahrung und Löschung: DSGVO-konforme Archivierungslösung nutzen

• Mitarbeitende in der Buchhaltung schulen und für den Datenschutz sensibilisieren

Fazit: Datenschutz in der Buchhaltung als Wettbewerbsvorteil

Datenschutz in der Buchhaltung ist essenziell für Unternehmen, die Finanzdaten ihrer Kunden, Dienstleister und Mitarbeiter DSGVO-konform verarbeiten und vor Kriminellen schützen wollen.  

Da Buchhaltungsprozesse durch Entwicklungen wie die E-Rechnung immer digitaler werden, ist ihr Schutz eine große Herausforderung. Gleichzeitig bietet Datenschutz in der Buchhaltung jedoch auch die Chance, sich als verantwortungs- und vertrauensvoller Partner zu positionieren, der größten Wert auf Effizienz und Sicherheit bei der Datenverarbeitung legt.

Damit Datenschutz – egal ob in der Buchhaltung oder in anderen Abteilungen – nicht zur Belastung, sondern zum strategischen Erfolgsfaktor wird, unterstützen Sie unsere Datenschutzexperten gern dabei.