Datenschutzverstoß im Unternehmen: Ist jeder Vorfall meldepflichtig?

DSGVO-Verstoß, Datenschutzpanne oder Datenschutzverletzung: Was ist der Unterschied?

Die Wörter Datenschutzverletzung, Datenschutzverstoß und Datenschutzpanne geraten schnell durcheinander. Um zu wissen, wie sie bei einem Datenvorfall richtig reagieren, müssen Unternehmen allerdings den Unterschied kennen:

• Ein Datenschutzverstoß liegt vor, wenn Unternehmen gegen eine der Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verstoßen. Es kann sich dabei je nach Schwere des Verstoßes um Ordnungswidrigkeiten und Straftaten handeln und laut Art. 83 DSGVO ein Bußgeld nach sich ziehen.

• Eine Datenschutzverletzung im Sinne von Art. 4 Nr. 12 und Art. 33 DSGVO liegt vor, wenn die Sicherheit personenbezogener Daten verletzt wird und es dadurch zu Verlust, Veränderung, Vernichtung oder unbefugten Zugriff oder Offenlegung kommt. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Vorfall absichtlich oder versehentlich passiert ist. Stellt die Verletzung voraussichtlich ein Risiko für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen dar, ist sie meldepflichtig.

• Eine Datenschutzpanne ist dasselbe wie eine Datenschutzverletzung – der Begriff wird umgangssprachlich als Synonym verwendet,

In diesem Artikel erfahren Sie, was grundsätzlich bei Verstößen gegen die DSGVO gilt. Welche konkreten Schritte nach einer Datenschutzverletzung notwendig sind, die potenziell die Rechte der betroffenen Personen gefährdet, erfahren Sie in unserem Artikel zu Datenschutzpannen.

Wann liegt ein Datenschutzverstoß vor?

Im Alltag gibt es verschiedene Situationen, in denen ein Verstoß gegen die DSGVO passieren kann. Dazu gehören nicht nur kritische Vorfälle wie ein Hackerangriff, die in der Regel eine Datenschutzverletzung darstellen. Auch wenn Vorgaben, zum Beispiel zu Informationspflichten, Dokumentationspflichten oder zur Datensparsamkeit, nicht umgesetzt werden, handelt es sich um einen Datenschutzverstoß, der sanktioniert werden kann.  

Ein solcher Verstoß ist aber keine (meldepflichtige) Datenschutzverletzung, wenn die Voraussetzungen des Art. 4 Nr. 12 DSGVO nicht vorliegen – also keine Verletzung der Sicherheit vorliegt, die zu Verlust, unbefugter Offenlegung etc. führt. Die folgende Übersicht zeigt, welche Vorfälle einen Verstoß oder eine Verletzung darstellen und wann Unternehmen sich in der Regel an die Behörden wenden müssen:

Wann muss ich eine Datenschutzverletzung melden?

Nach Art. 33 DSGVO müssen Verantwortliche im Unternehmen eine Datenschutzverletzung je nach Risiko unverzüglich an die zuständigen Aufsichtsbehörden melden, um den Schaden einzugrenzen. Die Frist bei einer Datenschutzverletzung beträgt 72 Stunden. Unternehmen müssen eine Datenschutzverletzung anzeigen, wenn der Vorfall voraussichtlich zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten eines Betroffenen führt.  

Risiken bei einer Datenschutzverletzung: Beispiele

Der erste Schritt nach einem DSGVO-Verstoß besteht deshalb darin, zu prüfen, ob eine Verletzung der Datensicherheit vorliegt und wie hoch das Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen ist.

Je schneller die Prüfung und Prognose des Risikos für die Betroffenen erfolgt, desto besser. Es ist sinnvoll, bei der Risikoabwägung den internen oder externen Datenschutzbeauftragten einzubeziehen, der Sie bei der Bewertung und der Umsetzung weiterer Maßnahmen unterstützt.

Erfahren Sie in unserem Blog, welches Vorgehen bei einem Datenschutzverstoß wichtig ist und wann Betroffene informiert werden müssen.

Wichtig für Auftragsverarbeiter: Tritt eine Datenschutzverletzung bei einem Auftragsverarbeiter ein, muss dieser den Vorfall sofort bei Bekanntwerden dem Verantwortlichen melden, der in diesem Fall der Auftraggeber ist. Dieser muss dann im Falle eines Risikos die Aufsichtsbehörden informieren. Auftragsverarbeiter haben also eine Mitwirkungspflicht und müssen unverzüglich melden (Art. 33 Abs. 2 DSGVO).  

Gemeinsam gegen Datenschutzverstöße: Warum Datenschutz immer Teamwork ist

Gerade bei einer meldepflichtigen Datenschutzverletzung ist es wichtig, schnell zu handeln. Um zu gewährleisten, dass ein Verstoß schnell erkannt und gebannt werden kann, sind Mitarbeiterschulungen unverzichtbar.  

Sind Mitarbeiter für den Datenschutz sensibilisiert, können sie Vorfälle besser einordnen und bei Bedarf einen Datenschutzverstoß beim Arbeitgeber melden. Um dabei Hürden wie die Angst vor Diskriminierung oder Kündigung des Arbeitsverhältnisses abzubauen, hilft ein Hinweisgebersystem, über das Mitarbeiter einen Datenschutzverstoß anonym melden können.  

Drohen bei einem Datenschutzverstoß Strafen?

Bei einem Datenschutzverstoß, der keine Sicherheitsverletzung für Betroffene darstellt, bestehen keine Meldepflichten und auch keine Pflicht zur Benachrichtigung der betroffenen Personen. Das bedeutet jedoch nicht, dass ein DSGVO-Verstoß ohne Risiko keine Konsequenzen hat: Für schwere Datenschutzverstöße drohen Strafen wie Bußgeld. Außerdem können Betroffene Schadensersatz geltend machen.  

Was ein Datenschutzverstoß kosten kann und welche Sanktionen noch drohen, regelt der Bußgeldkatalog. Schwerwiegender als Sanktionen sind jedoch in der Regel die Imageschäden, die ein Unternehmen nach einem schweren Verstoß erlebt.

Fazit: Schützen Sie sich und Ihre Kunden vor den Folgen eines DSGVO-Verstoßes

DSGVO-Verstöße können ein ernstes Problem für den Datenschutz in Unternehmen und die Sicherheit von Verbrauchern sein. Unternehmen sollten deshalb alles daransetzen, die DSGVO-Vorgaben sauber umzusetzen und regelmäßig zu prüfen, ob ihre Maßnahmen noch wirksam sind.

Wie wichtig Datenschutzmaßnahmen sind, zeigen die Zahlen aus der Praxis: Einige Landesdatenschutzbeauftragte meldeten für 2024 Rekordzahlen bei den Beschwerden über Datenschutzverstöße. Mit dem richtigen Partner an Ihrer Seite setzen Sie Maßnahmen für starken Datenschutz sicher und ohne Aufwand um.