Symbolbild für das Thema Whistleblowing: Eine Trillerpfeife und ein Hammer liegen auf einem Tisch

Hinweisgebersystem Proliance Whistle

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Derzeit wird damit gerechnet, dass der Gesetzentwurf des nationalen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) zur Umsetzung der EU-Whistleblowing-Richtlinie im Sommer 2022 beschlossen und im Herbst 2022 in Kraft treten wird. Das HinSchG soll unter anderem für sichere und einheitliche Regelungen im Rahmen einer Meldung von Hinweisen auf Compliance-Verstöße sorgen. Das bedeutet in der Praxis, dass Hinweisgeber in Zukunft besser geschützt sind und Meldungen einfacher und sicherer erfolgen können. Um das zu gewährleisten, müssen juristische Personen des privaten und öffentlichen Sektors reagieren und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Dazu gehört vor allem die Einrichtung einer internen Meldestelle.

Hinweisgebersystem
Proliance Whistle

Unternehmen mit 50 oder mehr Arbeitnehmern haben künftig die Pflicht eine interne Meldestelle einzurichten. Hierbei müssen verschiedene komplexe rechtliche und prozessuale Vorgaben eingehalten werden. datenschutzexperte.de bietet Ihnen mit Proliance Whistle ein innovatives Whistleblowing-System: ganz nach den Anforderungen Ihres Unternehmens, betrieben vom erfahrenen Compliance- und Datenschutzspezialist datenschutzexperte.de mit Vertraulichkeitsgarantie ab 90 € pro Monat.

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Was ist ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgebersystem definiert klar, wie interne Meldungen ablaufen und schafft dabei einen sicheren und verlässlichen Kanal.

Dabei ist es wichtig zu wissen, inwieweit sich interne und externe Meldungen unterscheiden. Interne Meldungen sind solche, die an die zur Entgegennahme von Meldungen bestimmte Personen oder Abteilung innerhalb der juristischen Person, also des Unternehmens beziehungsweise der Behörde, oder an einen hierfür eingesetzten Dienstleister gerichtet sind. Bestimmte juristische Personen des privaten und des öffentlichen Sektors wie Unternehmen mit 50 oder mehr Arbeitnehmern müssen deshalb Kanäle für interne Meldungen und Prozesse für das Ergreifen von Folgemaßnahmen einrichten. In Ausnahmefällen kann der Adressatenkreis weiter ausgeweitet werden. Für juristische Personen des privaten Sektors sind bei einer Größe bis zu 249 Arbeitnehmern Erleichterungen vorgesehen. Das gilt unter Umständen auch für kleine Gemeinden.

Auch externe Meldungen sind im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes möglich. Die EU-Whistleblowing-Richtlinie verpflichtet die EU-Mitgliedstaaten zur Einrichtung externer Meldekanäle. Hinweisgeber sollen neben einer internen Meldung auch die Möglichkeit haben, sich an eine staatliche Stelle außerhalb der betroffenen juristischen Person zu wenden. Diese Behörden müssen unabhängige und autonome externe Meldekanäle bereitstellen.

Die zuständigen Behörden sind nach der Richtlinie verpflichtet, alle für Hinweisgeber relevanten Informationen online zur Verfügung zu stellen. So soll der gesamte Meldeprozess zugänglicher gemacht werden. Unabhängig davon, ob es sich um eine externe oder eine interne Meldestelle handelt, muss jede Meldung von der Meldestelle dokumentiert werden. Der Eingang einer Mitteilung muss grundsätzlich innerhalb von 7 Tagen bestätigt werden. Die inhaltliche Rückmeldung muss innerhalb von 3 Monaten erfolgen.

Was ändert sich durch das Hinweisgeberschutzgesetz für Unternehmen?

Viele Unternehmen müssen die gesetzlich geforderten Maßnahmen zeitnah in die Praxis umsetzen, um beispielsweise Sanktionen zu vermeiden. Doch was bedeutet das konkret für Unternehmen?

  • Unternehmen mit 50 oder mehr Arbeitnehmern müssen eine sichere Meldestelle einrichten und Prozesse schaffen, die eine Meldung für Hinweisgeber ermöglichen und die gesetzeskonforme und fristgerechte Bearbeitung von Meldungen sicherstellen. Das kann durch die Einführung eines Hinweisgebersystems erleichtert werden. Ziel ist es, jederzeit einen Verstoß melden zu können - egal ob schriftlich, mündlich oder persönlich.

  • Der Hinweisgeber muss innerhalb von sieben Tagen eine Bestätigung über den Eingang der Meldung erhalten. Ein fehlerfreies System im Umgang mit Meldungen ist hierbei entscheidend.

  • Das Unternehmen muss infolge einer Meldung ordnungsgemäße Folgemaßnahmen ergreifen, d.h. den möglichen Compliance-Verstoß prüfen und ggf. dagegen vorgehen.

  • Die Meldestelle ist verpflichtet, dem Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten mitzuteilen, welche Maßnahmen das Unternehmen nach der Meldung erarbeitet hat und wie der aktuelle Stand ist. Das dient vor allem dem Schutz des Hinweisgebers und der Prävention von Verstößen.

  • Es ist zu gewährleisten, dass klare und leicht zugängliche Informationen zur Möglichkeit von externen Meldungen bereitgestellt werden. Zudem ist die Dokumentation von Meldung sicherzustellen.

Was müssen Sie in Ihrem Unternehmen jetzt konkret tun?

Das Thema Whistleblowing ist ein wichtiges Thema, das auch aus datenschutzrechtlicher Sicht nicht unterschätzt werden darf. Es ist wichtig, sowohl Hinweisgeber zu schützen als auch sichere Meldesysteme aufzubauen, um auch in Zukunft von Hinweisgebern profitieren zu können. Für viele Unternehmen stellt ein sicheres Hinweisgebersystem allerdings eine große Herausforderung dar, da oftmals die nötigen Kapazitäten oder das nötige Fachwissen fehlt. Ein externes Hinweisgebersystem erhöht das Vertrauen der Mitarbeiter und führt zu einer besseren Nutzung. Damit Sie und Ihr Unternehmen in diesem Bereich bestmöglich aufgestellt sind, beraten wir Sie gerne.

Weitere FAQ zum Hinweisgebersystem

Durch ein Hinweisgebersystem ist auf der einen Seite sichergestellt, dass Hinweise sicher und systematisch entgegengenommen und bearbeitet werden. Auf der anderen Seite können Hinweisgeber so jederzeit auf einen verlässlichen Meldekanal zurückgreifen. Ein Hinweisgebersystem bietet sowohl für die Hinweisgeber wie für das Unternehmen einen sicheren Weg, um Hinweise zu melden bzw. weiterführend zu bearbeiten. Darüber hinaus ist ein wesentlicher Vorteil eines Hinweisgebersystems, dass Hinweise anonym und vertraulich abgegeben und weiterverfolgt werden können. Das schützt die Hinweisgeber und erhöht das Vertrauen in ein solches System. Unternehmen können somit Verstöße frühzeitig erkennen und beispielsweise Image-Schäden abwenden.

Unternehmen mit 50 oder mehr Arbeitnehmern müssen künftig vertrauliche, interne Meldestellen einführen. Das kann durch das Einrichten eines Hinweisgebersystems erfolgen. Ziel ist es, jederzeit einen Verstoß melden zu können - egal ob schriftlich, mündlich oder persönlich. Dazu muss ein Verfahren zur Meldungsabgabe eingerichtet werden. Für juristische Personen des privaten Sektors sind bei einer Größe bis zu 249 Arbeitnehmern Erleichterungen vorgesehen. Das gilt unter Umständen auch für kleine Gemeinden.

Interne Meldungen sind solche, die an die zur Entgegennahme von Meldungen bestimmte Personen oder Abteilung innerhalb der juristischen Person, also des Unternehmens beziehungsweise der Behörde, gerichtet sind. Dies kann auch an einen externen Dienstleister ausgelagert werden. Hinweisgeber sollen neben interner Meldung allerdings auch die Möglichkeit haben, sich an eine staatliche Stelle außerhalb der betroffenen juristischen Person zu wenden. Diese Behörden müssen unabhängige und autonome externe Meldekanäle bereitstellen. Für beide Meldekanäle gilt, dass der Eingang einer Mitteilung grundsätzlich innerhalb von 7 Tagen bestätigt werden muss. Die inhaltliche Rückmeldung an den Hinweisgeber muss innerhalb von 3 Monaten erfolgen.

Checkliste zum Hinweisgeberschutzgesetz

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Warum müssen Hinweisgeber geschützt werden?
 

Hinweisgeber und deren Hinweise sind wichtig, um Missstände, Verstöße und illegale Machenschaften in Unternehmen aufzudecken und somit die Gesellschaft zu schützen. Gleichzeitig gelten Whistleblower in Unternehmen als großes Risiko, da Unternehmen oder anderen juristischen Personen bei Vergehen jeglicher Art Strafen drohen können. Nicht selten sind Stigmatisierung, Repressalien und Vergeltungsmaßnahmen die Folge. Doch Unternehmen können von einer vertrauensvollen Whistleblowing-Kultur im Unternehmen profitieren, da auf diese Weise Compliance-Verstößen frühzeitig entgegengewirkt und Risiken abgewendet werden können. Um Hinweise von Whistleblowern zu erlangen, wurde die EU-weite Direktive auf den Weg gebracht, welche Ende 2021 in ein nationales Gesetz umgewandelt werden soll.

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Hinweisgeberschutzgesetz

Portraits unserer Datenschschutzexperten Dominik Fünkner, Dorothea Teichman, Nathalie Dold und Hauke Gerdey
Portraits unserer Datenschschutzexperten Dominik Fünkner, Dorothea Teichman, Nathalie Dold und Hauke Gerdey

Proliance Whistle ab 90 € pro Monat

Unternehmen mit 50 oder mehr Arbeitnehmern sind künftig dazu verpflichtet, eine interne Meldestelle aufzubauen. Hierbei müssen verschiedene komplexe rechtliche und prozessuale Vorgaben eingehalten werden – für viele Unternehmen absolutes Neuland. Sie sollten jetzt entscheiden, ob Sie diese Vorgaben intern umsetzen oder einen Experten hinzuziehen. datenschutzexperte.de bietet Ihnen mit Proliance Whistle ein innovatives Whistleblowing-System mit Rundum-Service. Ganz nach den Anforderungen Ihres Unternehmens, betrieben vom erfahrenen Compliance- und Datenschutzspezialist datenschutzexperte.de mit Vertraulichkeitsgarantie.

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Die Leistungen von Proliance Whistle

Grafik, welche anhand von Illustrationen die einzelnen Leitungsbestandteile von Proliance Whistle beschreibt
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Warum Proliance Whistle?


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So läuft die Zusammenarbeit ab

Damit Sie wissen, was Sie erwartet:

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  • Webinar für die Geschäftsführung und die verantwortlichen Mitarbeiter
  • Sie lernen die Meldekanäle zu benutzen und erfahren, welche rechtlichen Anforderungen es gibt
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Einrichtung

  • Sie entscheiden sich, welche Kanäle Sie anbieten und ob Sie anonyme Hinweise akzeptieren
  • Wir richten die gewünschten Meldekanäle ein und betreiben diese für Sie
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Fortlaufende Koordination & Beratung

  • Wir bearbeiten alle eingehenden Hinweise nach den gesetzlichen Vorgaben
  • Wir berichten Ihnen über alle eingehenden Hinweise und deren Bearbeitung 
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Was bietet datenschutzexperte.de?

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