Full-Service-Hinweisgebersystem: Proliance Whistle
- Betrieb der Meldekanäle Ihres Unternehmens
- Bearbeitung von Hinweisen und Kommunikation mit Hinweisgebern
- Maximale Entlastung Ihres Unternehmens
Das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten! Seitdem sind Unternehmen ab 250 Beschäftigte sowie öffentliche und kirchliche Stellen ab 50 Beschäftigte dazu verpflichtet, Whistleblowing in einem geschützten Rahmen zu ermöglichen. Für Unternehmen ab 50 Beschäftigte gilt dies ab dem 17. Dezember 2023.
Betroffene Unternehmen müssen jetzt handeln und die erforderliche interne Meldestelle einrichten. Profitieren Sie mit Proliance Whistle von unserer Erfahrung als Compliance-Experte: Nutzen Sie unser digitales Hinweisgebersystem und reduzieren Sie den Aufwand zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes auf ein Minimum!
Ist ein Hinweisgebersystem Pflicht für mein Unternehmen?
Beschäftigungsgeber mit 50 oder mehr Beschäftigten müssen künftig eine vertrauliche, interne Meldestelle einrichten. Das kann durch das Einrichten eines Hinweisgebersystems erfolgen. Ziel ist es, jederzeit einen Verstoß melden zu können – unter Schutz der Identität des Hinweisgebers. Sofern das Unternehmen seine Meldekanäle entsprechend ausgestaltet, können Hinweisgeber auch anonyme Meldungen abgeben.
Proliance Whistle: Ihre Full-Service-Lösung im Bereich Hinweisgebersystem & Datenschutz
Beschäftigungsgeber mit 50 oder mehr Angestellten haben künftig die Pflicht, eine interne Meldestelle einzurichten und verschiedene komplexe rechtliche und prozessuale Vorgaben einzuhalten.
Proliance Whistle ist eine digitale Whistleblowing Lösung, die die Expertise von erfahrenen Compliance- und Datenschutzenthusiasten mit einer digitalen Meldeplattform verbindet. Damit setzen Sie alle verpflichtenden Grundlagen und strukturellen Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes in Ihrem Unternehmen einfach um. Die Hinweisgeberlösung Proliance Whistle kombiniert eine hochsichere Meldeplattform mit einer effizienten Fallbearbeitung eingehender Hinweise und Beratung durch echte Experten.
Entlasten Sie Ihr Unternehmen maximal und wir übernehmen den Rest!
Was müssen Unternehmen jetzt konkret tun?
Für den Schutz der Hinweisgeber sind sichere Meldesysteme notwendig, die auch den datenschutzrechtlichen Anforderungen genügen müssen. Viele Unternehmen stellt ein sicheres Hinweisgebersystem allerdings vor große Herausforderungen: Oft fehlen die Kapazitäten oder das nötige Fachwissen.
Ein externes Hinweisgebersystem, das ein Whistleblower-Dienstleister bereitstellt, erhöht das Vertrauen der Mitarbeiter und führt zu einer effizienteren Nutzung. Damit Sie und Ihr Unternehmen in diesem Bereich bestmöglich aufgestellt sind, beraten wir Sie gerne und bieten Ihnen passende Handlungsempfehlungen.
Digitaler Hinweisgeberprozess vom Whistleblowing-Dienstleister
Proliance Whistle: Durch 4 Bausteine kinderleicht und mit minimalem Aufwand zum Hinweisgebersystem
Hinweisgeberschutzgesetz richtig umsetzen
Sie sind sich unsicher, ob Sie zu den Unternehmen gehören, die Whistleblowing in einem geschützten Rahmen ermöglichen müssen - und das schnellstmöglich? Dann laden Sie unsere Checkliste herunter und vergewissern Sie sich, ob und welche Maßnahmen Sie jetzt ergreifen müssen.
Checkliste gratis herunterladen
Sollten Sie weitere Fragen zum Hinweisgeberschutzgesetz haben, fragen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten oder kontaktieren Sie uns gerne.
Proliance Whistle – das 360° Hinweisgebersystem
Wir bieten Ihnen eine hochsichere und plattformbasierte Lösung für Unternehmen, die keine Wünsche offen lässt. Das Full-Service Hinweisgebersystem inklusive Whistleblowing-Software, Fallbearbeitung und Expertenberatung ist ein echtes 360° Hinweisgebersystem und bereits ab 90 Euro/Monat verfügbar.
Proliance Whistle
Mit diesen inkludierten Leistungsmerkmalen setzen Sie die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes effizient um:
- Online-Meldekanal: Einrichtung im Corporate Design – auf Wunsch mit zusätzlichen meldefähigen Personen und Verstößen
- Case Management: Inkludiertes Stundenbudget für Vorqualifizierung von Hinweisen, Kommunikation mit Hinweisgebern, Reporting und Beratung durch Compliance- Experten
- Whistleblowing-Software: Hochsichere Online-Meldeplattform zur vertraulichen Entgegennahme von Hinweisen
- Anonyme Meldungen: Meldeplattform ermöglicht Entgegennahme auch anonymer Hinweise (optional)
- Reporting: Versand von Berichten zu jedem Hinweis mit Handlungsempfehlungen
- Awareness: Schulung Ihrer verantwortlichen Mitarbeiter
- Hilfsdokumente: Bereitstellung von Informationsmaterialien inkl. Vorlage zur Bekanntmachung Ihrer Meldestelle
- Rechtssicherheit: Fortlaufende Überwachung der rechtlichen Anforderungen und Anpassung Ihrer Meldekanäle bei Bedarf
- Newsletter: Information über aktuelle rechtliche Entwicklungen
Proliance Whistle Addons
Ergänzen Sie den Leistungsumfang entsprechend den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens:
- Weitere Meldekanäle: Telefonhotline, E-Mail, Postadresse
- Sprachpaket: Englisch verfügbar (weitere Sprachen auf Anfrage)
- Konzernbetrieb: Betrieb Ihres Hinweisgebersystems auch für weitere (Tochter-)Gesellschaften (bis höchstens 249 Beschäftigte je Gesellschaft)
- Beratung: Bei Verbrauch des inkludierten Stundenbudgets jederzeit verfügbar
FAQs zum Hinweisgebersystem
Was ist ein Hinweisgebersystem?
Ein Hinweisgebersystem eröffnet sichere Meldekanäle zur vertraulichen oder anonymen Abgabe von Hinweisen auf Rechtsverstöße. Interne Meldungen sind an die zur Entgegennahme von Meldungen bestimmte Person oder Abteilung innerhalb der juristischen Person, also dem Beschäftigungsgebe , gerichtet. Zur Entlastung des Unternehmens kann auch ein spezialisierter Dienstleister mit dem Betrieb der Meldekanäle beauftragt werden.
Internes Hinweisgebersystem: Gesetz verlangt zügige Bearbeitung von Meldungen
Beschäftigungsgeber mit 50 oder mehr Angestellten müssen Kanäle für interne Meldungen und Prozesse für das Ergreifen von Folgemaßnahmen einrichten. Hinweisgeber haben daneben die Möglichkeit, sich an eine staatliche Stelle außerhalb des Unternehmens zu wenden. Diese Behörden müssen unabhängige, externe Meldekanäle bereitstellen.
Egal ob internes Whistleblower-System oder externe Meldestelle – für beide Meldekanäle gilt:
- Der Eingang einer Mitteilung muss grundsätzlich innerhalb von 7 Tagen bestätigt werden.
- Die inhaltliche Rückmeldung an den Hinweisgeber muss innerhalb von 3 Monaten erfolgen.
Digitales Hinweisgebersystem: Vorteile für Ihr Unternehmen
Ein Hinweisgebersystem schützt Hinweisgeber zuverlässig und erhöht das Vertrauen in ein solches System. Unternehmen können somit Verstöße frühzeitig erkennen und beispielsweise Image-Schäden abwenden.
Vorteile einer digitalen Hinweisgeberlösung im Überblick:
- Hinweise können sicher und systematisch entgegengenommen und bearbeitet werden.
- Hinweisgeber können jederzeit auf einen verlässlichen Meldekanal zugreifen.
- Ein Hinweisgebersystem bietet für die Hinweisgeber und das Unternehmen einen sicheren Weg, um Hinweise zu melden bzw. weiterführend zu bearbeiten.
- Hinweise können vertraulich und auf Wunsch des Unternehmens auch anonym abgegeben und weiterverfolgt werden.
Was ändert sich durch das Hinweisgeberschutzgesetz für Unternehmen?
Viele Unternehmen müssen die gesetzlich geforderten Maßnahmen zeitnah in die Praxis umsetzen, um beispielsweise Sanktionen zu vermeiden. Unternehmen mit 50 oder mehr Arbeitnehmern müssen eine sichere Meldestelle einrichten und Prozesse schaffen, die eine vertrauliche Meldung für Hinweisgeber ermöglichen und die gesetzeskonforme und fristgerechte Bearbeitung von Meldungen sicherstellen. Das kann durch die Einführung eines Hinweisgebersystems erleichtert werden. Ziel ist es, jederzeit einen Verstoß melden zu können – egal ob schriftlich, mündlich oder persönlich.
Was ist der Unterschied zwischen internen und externen Meldestellen?
Interne Meldungen sind solche, die an die zur Entgegennahme von Meldungen bestimmte Person oder Abteilung innerhalb der juristischen Person, also des Unternehmens beziehungsweise der Behörde, gerichtet sind. Dies kann auch an einen externen Dienstleister ausgelagert werden.
Auch externe Meldungen sind im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes möglich. Die EU-Whistleblowing-Richtlinie verpflichtet die EU-Mitgliedstaaten zur Einrichtung externer Meldekanäle. Hinweisgeber sollen neben einer internen Meldung auch die Möglichkeit haben, sich an eine staatliche Stelle außerhalb der betroffenen juristischen Person zu wenden. Diese Behörden müssen unabhängige, externe Meldekanäle bereitstellen. Die zuständigen Behörden sind nach dem Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet, alle für Hinweisgeber relevanten Informationen online zur Verfügung zu stellen. So soll der gesamte Meldeprozess zugänglicher gemacht werden.
Unabhängig davon, ob es sich um eine externe oder eine interne Meldestelle handelt, muss jede Meldung von der Meldestelle dokumentiert und bearbeitet werden. Der Eingang einer Mitteilung muss grundsätzlich innerhalb von 7 Tagen bestätigt werden.
Das Unternehmen muss infolge einer Meldung geeignete Folgemaßnahmen ergreifen, also den möglichen Compliance-Verstoß prüfen und ggf. dagegen vorgehen. Die Meldestelle ist verpflichtet, dem Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten mitzuteilen, welche Maßnahmen das Unternehmen nach der Meldung ergriffen hat und wie dem Verstoß abgeholfen wurde.
Gilt das Hinweisgeberschutzgesetz auch für öffentliche und kirchliche Stellen?
Das Hinweisgeberschutzgesetz gilt grundsätzlich für alle Beschäftigungsgeber ab 50 Mitarbeitenden, also sowohl aus dem privaten als auch aus dem öffentlichen und kirchlichen Bereich. Alle Beschäftigungsgeber ab 50 Beschäftigten aus dem nicht-privaten Bereich müssen Meldestellen bereits mit Inkrafttreten des Gesetzes am 2. Juli 2023 betreiben, denn die Schonfrist bis zum 17. Dezember 2023 gilt nur für private Beschäftigungsgeber. Für Gemeinden und Gemeindeverbände sowie unter deren Kontrolle stehende Beschäftigungsgeber (z. B. kommunale Eigenbetriebe) gilt die Pflicht zur Einrichtung von Meldestellen nach Maßgabe des jeweiligen Landesrechts. Hier können die Bundesländer also künftig Sonderregelungen erlassen, die bei der Einrichtung und dem Betrieb der Meldestellen zu beachten sind.
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
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