Titelbild mit Gerichtshammer und Trillerpfeife

Unternehmen sollten jetzt handeln: Noch wurde die EU-Whistleblowing-Richtlinie trotz verstrichener Frist zwar nicht in deutsches Recht umgesetzt. Doch nachdem das Bundeskabinett seinen Gesetzentwurf des nationalen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) am 27. Juli 2022 beschlossen hat, wird die Verabschiedung des Gesetzes zeitnah erwartet. Das HinSchG soll unter anderem für sichere und einheitliche Regelungen im Rahmen einer Meldung von Hinweisen auf Compliance-Verstöße sorgen. Das bedeutet in der Praxis, dass Hinweisgeber in Zukunft besser geschützt sind und Meldungen einfacher und sicherer erfolgen können. Unternehmen wird mit dem Gesetz geholfen, interne Verstöße schnell und frühzeitig aufzudecken und zu beheben. Um das zu gewährleisten, müssen juristische Personen des privaten und öffentlichen Sektors reagieren und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Dazu gehört vor allem die Einrichtung einer internen Meldestelle.

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Unternehmen mit 50 oder mehr Arbeitnehmern haben künftig die Pflicht, eine interne Meldestelle einzurichten. Hierbei müssen verschiedene komplexe rechtliche und prozessuale Vorgaben eingehalten werden.

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Was Sie zum Hinweisgebersystem wissen müssen

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2. Meldungen​

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Meldung über hochsichere Meldeplattform oder andere Kanäle.​

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3. Case Management, Beratung, Reporting​

Vorqualifizierung von Hinweisen sowie Fristenmanagement und Hinweisgeber-Kommunikation​ mit anschließenden Handlungsempfehlungen​ und Reporting​.

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  • Versand von Hinweisberichten mit Handlungsempfehlungen und fristgerechte Kommunikation mit dem Hinweisgeber​
  • Aufklärung aller rechtlichen Anforderungen und Strategieberatung​
  • Schulung Ihrer Mitarbeiter bzw. der verantwortlichen Mitarbeiter​
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Zubuchbare Leistungen​

 

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Was ist ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgebersystem definiert klar, wie interne Meldungen ablaufen und schafft dabei einen sicheren und verlässlichen Kanal.

Dabei ist es wichtig zu wissen, inwieweit sich interne und externe Meldungen unterscheiden. Interne Meldungen sind solche, die an die zur Entgegennahme von Meldungen bestimmte Personen oder Abteilung innerhalb der juristischen Person, also des Unternehmens beziehungsweise der Behörde, oder an einen hierfür eingesetzten Dienstleister gerichtet sind. Bestimmte juristische Personen des privaten und des öffentlichen Sektors wie Unternehmen mit 50 oder mehr Arbeitnehmern müssen deshalb Kanäle für interne Meldungen und Prozesse für das Ergreifen von Folgemaßnahmen einrichten. In Ausnahmefällen kann der Adressatenkreis weiter ausgeweitet werden. Für juristische Personen des privaten Sektors sind bei einer Größe bis zu 249 Arbeitnehmern Erleichterungen vorgesehen. Das gilt unter Umständen auch für kleine Gemeinden.

Auch externe Meldungen sind im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes möglich. Die EU-Whistleblowing-Richtlinie verpflichtet die EU-Mitgliedstaaten zur Einrichtung externer Meldekanäle. Hinweisgeber sollen neben einer internen Meldung auch die Möglichkeit haben, sich an eine staatliche Stelle außerhalb der betroffenen juristischen Person zu wenden. Diese Behörden müssen unabhängige und autonome externe Meldekanäle bereitstellen.

Die zuständigen Behörden sind nach der Richtlinie verpflichtet, alle für Hinweisgeber relevanten Informationen online zur Verfügung zu stellen. So soll der gesamte Meldeprozess zugänglicher gemacht werden. Unabhängig davon, ob es sich um eine externe oder eine interne Meldestelle handelt, muss jede Meldung von der Meldestelle dokumentiert werden. Der Eingang einer Mitteilung muss grundsätzlich innerhalb von 7 Tagen bestätigt werden. Die inhaltliche Rückmeldung muss innerhalb von 3 Monaten erfolgen.

Was ändert sich durch das Hinweisgeberschutzgesetz für Unternehmen?

Viele Unternehmen müssen die gesetzlich geforderten Maßnahmen zeitnah in die Praxis umsetzen, um beispielsweise Sanktionen zu vermeiden. Doch was bedeutet das konkret für Unternehmen?

  • Unternehmen mit 50 oder mehr Arbeitnehmern müssen eine sichere Meldestelle einrichten und Prozesse schaffen, die eine Meldung für Hinweisgeber ermöglichen und die gesetzeskonforme und fristgerechte Bearbeitung von Meldungen sicherstellen. Das kann durch die Einführung eines Hinweisgebersystems erleichtert werden. Ziel ist es, jederzeit einen Verstoß melden zu können - egal ob schriftlich, mündlich oder persönlich.

  • Der Hinweisgeber muss innerhalb von sieben Tagen eine Bestätigung über den Eingang der Meldung erhalten. Ein fehlerfreies System im Umgang mit Meldungen ist hierbei entscheidend.

  • Das Unternehmen muss infolge einer Meldung ordnungsgemäße Folgemaßnahmen ergreifen, d.h. den möglichen Compliance-Verstoß prüfen und ggf. dagegen vorgehen.

  • Die Meldestelle ist verpflichtet, dem Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten mitzuteilen, welche Maßnahmen das Unternehmen nach der Meldung erarbeitet hat und wie der aktuelle Stand ist. Das dient vor allem dem Schutz des Hinweisgebers und der Prävention von Verstößen.

  • Es ist zu gewährleisten, dass klare und leicht zugängliche Informationen zur Möglichkeit von externen Meldungen bereitgestellt werden. Zudem ist die Dokumentation von Meldung sicherzustellen.

Portraits unserer Datenschschutzexperten Dominik Fünkner, Dorothea Teichman, Nathalie Dold und Hauke Gerdey
Portraits unserer Datenschschutzexperten Dominik Fünkner, Dorothea Teichman, Nathalie Dold und Hauke Gerdey

Was müssen Sie in Ihrem Unternehmen jetzt konkret tun?

Das Thema Whistleblowing ist ein wichtiges Thema, das auch aus datenschutzrechtlicher Sicht nicht unterschätzt werden darf. Es ist wichtig, sowohl Hinweisgeber zu schützen als auch sichere Meldesysteme aufzubauen, um auch in Zukunft von Hinweisgebern profitieren zu können. Für viele Unternehmen stellt ein sicheres Hinweisgebersystem allerdings eine große Herausforderung dar, da oftmals die nötigen Kapazitäten oder das nötige Fachwissen fehlt. Ein externes Hinweisgebersystem erhöht das Vertrauen der Mitarbeiter und führt zu einer besseren Nutzung. Damit Sie und Ihr Unternehmen in diesem Bereich bestmöglich aufgestellt sind, beraten wir Sie gerne.

Beratung anfragen

Weitere FAQ zum Hinweisgebersystem

Durch ein Hinweisgebersystem ist auf der einen Seite sichergestellt, dass Hinweise sicher und systematisch entgegengenommen und bearbeitet werden. Auf der anderen Seite können Hinweisgeber so jederzeit auf einen verlässlichen Meldekanal zurückgreifen. Ein Hinweisgebersystem bietet sowohl für die Hinweisgeber wie für das Unternehmen einen sicheren Weg, um Hinweise zu melden bzw. weiterführend zu bearbeiten. Darüber hinaus ist ein wesentlicher Vorteil eines Hinweisgebersystems, dass Hinweise anonym und vertraulich abgegeben und weiterverfolgt werden können. Das schützt die Hinweisgeber und erhöht das Vertrauen in ein solches System. Unternehmen können somit Verstöße frühzeitig erkennen und beispielsweise Image-Schäden abwenden.

Unternehmen mit 50 oder mehr Arbeitnehmern müssen künftig vertrauliche, interne Meldestellen einführen. Das kann durch das Einrichten eines Hinweisgebersystems erfolgen. Ziel ist es, jederzeit einen Verstoß melden zu können - egal ob schriftlich, mündlich oder persönlich. Dazu muss ein Verfahren zur Meldungsabgabe eingerichtet werden. Für juristische Personen des privaten Sektors sind bei einer Größe bis zu 249 Arbeitnehmern Erleichterungen vorgesehen. Das gilt unter Umständen auch für kleine Gemeinden.

Interne Meldungen sind solche, die an die zur Entgegennahme von Meldungen bestimmte Personen oder Abteilung innerhalb der juristischen Person, also des Unternehmens beziehungsweise der Behörde, gerichtet sind. Dies kann auch an einen externen Dienstleister ausgelagert werden. Hinweisgeber sollen neben interner Meldung allerdings auch die Möglichkeit haben, sich an eine staatliche Stelle außerhalb der betroffenen juristischen Person zu wenden. Diese Behörden müssen unabhängige und autonome externe Meldekanäle bereitstellen. Für beide Meldekanäle gilt, dass der Eingang einer Mitteilung grundsätzlich innerhalb von 7 Tagen bestätigt werden muss. Die inhaltliche Rückmeldung an den Hinweisgeber muss innerhalb von 3 Monaten erfolgen.

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Julia Meier, Senior Sales Manager

Durch den Beratungstermin führt Sie Julia Meier, Teamlead Software-Sales. Das unverbindliche Erstgespräch dauert ca. 30 Minuten. Dort erfassen wir Ihren Bedarf, führen Sie durch Proliance Whistle und analysieren, welche Lösung zu Ihnen passt. 

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