Jetzt Datenschutz-Vorlage downloaden und eine Zusatzvereinbarung Home-Office erstellen
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten muss im Home-Office ebenso sicher und reibungslos funktionieren wie im Büro. Doch bei fehlender Vorbereitung drohen bei der Arbeit im Home-Office datenschutzrechtliche Risiken. Um diese Risiken auszuschließen, müssen verschiedene technische und organisatorische Vorgaben eingehalten werden. Diese Sicherheitsmaßnahmen müssen den Beschäftigten Ihres Unternehmens dabei vermittelt werden – und das am besten vor dem Gang ins Home-Office, z.B. durch Mitarbeiterschulungen.
Der rechtliche Rahmen für Datenschutz beim mobilen Arbeiten muss im Arbeitsvertrag festgelegt werden, der von beiden Parteien – Arbeitgebern und Angestellten – unterzeichnet wird. Eine Vereinbarung für mobiles Arbeiten muss schriftlich festgehalten werden. Ist für den Datenschutz im Homeoffice im Arbeitsvertrag keine Formulierung enthalten, kann diese dem Vertrag in Form einer Home-Office-Zusatzvereinbarung hinzugefügt werden.
Wird das Thema Home-Office nicht im Vertrag (Arbeitsvertrag) behandelt, können Sie sich diese „Zusatzvereinbarung Home-Office“ herunterladen und – individuell angepasst – als Ergänzung zum Arbeitsvertrag verwenden. Der kostenlose Mustervertrag Home-Office führt Sie dabei durch die eingefügten Kommentare zum richtigen Ergebnis. So bildet das Muster eine sichere Betriebsvereinbarung zum Homeoffice
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Wichtig: Mitarbeitende müssen, wie bereits oben erwähnt, zusätzlich hinsichtlich der Risiken bei der Verarbeitung personenbezogener Daten aus dem Home-Office und ihrer diesbezüglichen Pflichten informiert und sensibilisiert werden. Da sich Arbeitgeber nach Beurteilung der Aufsichtsbehörden Kontrollrechte vorbehalten müssen, ist der Abschluss von Vereinbarungen in der Regel unverzichtbar. Eine solche Vereinbarung zum Datenschutz im Home-Office ist daher ein Muss! Das gilt auch, wenn Beschäftigte vom Ausland aus mobil arbeiten möchten. Sollten Sie sich bei der Umsetzung einer Homeoffice-Vereinbarung per Vorlage unsicher sein, dann konsultieren Sie hierzu Ihren Datenschutzbeauftragten.
Aus arbeitsrechtlicher Sicht sind in einem Muster zur Vereinbarung für mobiles Arbeiten unter anderem folgende Punkte zu regeln:
Geeignet für Unternehmen, die einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten (DSB) beauftragen möchten.
Geeignet für Unternehmen, die personenbezogene Daten erheben.
Geeignet für Unternehmen, die Mitarbeiterdaten verarbeiten und ihren Informationspflichten gemäß DSGVO sicher nachkommen wollen.
Geeignet für Unternehmen, die Daten ihrer Kunden im Rahmen von Kundenanfragen erheben.
Geeignet für Arbeitgeber, die im Rahmen ihres Bewerbungsprozesses Daten erheben.
Geeignet für Unternehmen, die personenbezogene Daten von Bewerbern, Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Kunden und Interessenten erheben.
Geeignet für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter zur Verschwiegenheit im Umgang mit sensiblen Daten verpflichten möchten.
Geeignet für Unternehmen, die alle Verarbeitungstätigkeiten von personenbezogenen Daten dokumentieren möchten.
Geeignet für Unternehmen, die Dritte mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragen.
Geeignet für Unternehmen, die ihren Angestellten Home-Office erlauben und den Datenschutz sicher managen wollen.
Unsere zertifizierten Datenschutzbeauftragten helfen Ihnen, Datenschutzvorgaben sicher und pragmatisch umzusetzen. Profitieren Sie von unserem Know-how aus über 2000 Kundenprojekten in über 50 Branchen.
Was ist im Homeoffice zu beachten bezüglich der DSGVO?
Wenn Beschäftigte ihre Arbeit von zu Hause aus erledigen, entstehen dabei datenschutzrechtliche Risiken, die Unternehmen nur schwer eingrenzen können. Gefahren entstehen zum Beispiel, wenn Angestellte mit privaten Geräten auf die betriebliche Cloud zugreifen oder private Speichermedien nutzen, um Inhalte von privaten Geräten im Homeoffice auf betriebliche Geräte im Büro zu übertragen. Ebenso können Risiken entstehen, wenn Familienmitglieder oder Besucher Daten auf Endgeräten einsehen oder Telefonate oder Videokonferenzen mithören können.
Aus diesem Grund ist eine Homeoffice-Vereinbarung unverzichtbar, um klare Regeln für den Umgang mit Daten beim mobilen Arbeiten festzulegen und das Datenschutzrisiko zu reduzieren.
Ist eine Homeoffice-Vereinbarung verpflichtend?
In Deutschland besteht für Angestellte kein Recht auf Homeoffice. Umgekehrt können Arbeitgeber auch nicht von ihren Beschäftigten verlangen, im Homeoffice zu arbeiten. Einigen sich beide Seiten jedoch darauf, dass mobiles Arbeiten möglich ist, müssen sie die Regeln dafür in einer Vereinbarung für mobiles Arbeiten festhalten. Damit reduzieren Arbeitgeber das Datenschutzrisiko in ihrem Unternehmen und stellen sicher, dass auch im Homeoffice alle Anforderungen des Arbeitsrechts erfüllt sind.
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