Die seit dem 25. Mai 2018 verbindliche DSGVO weitet nicht nur den Verantwortungsbereich des Datenschutzbeauftragten aus, sondern droht daneben mit erheblich verschärften Sanktionen bei Nichtbeachtung der datenschutzrechtlichen Vorschriften als die bisherige nationale deutsche Datenschutzgesetzgebung. Sich mit der Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten auseinanderzusetzen ist für Unternehmen daher unabdingbar. Wir erklären Ihnen, wann ein Datenschutzbeauftragter Pflicht ist.
Rechtliche Verpflichtung zum Datenschutzbeauftragten gemäß DSGVO
Die DSGVO gibt den rechtlichen Rahmen zur Pflichtbestellung eines Datenschutzbeauftragten vor. Sie macht dies unabhängig von der Anzahl von Beschäftigten in einem Unternehmen. Vielmehr stellt sie – gemäß Art. 37 Abs. 1 lit. b DSGVO – die sogenannten Kerntätigkeiten in den Mittelpunkt der Verpflichtung: Dabei geht es um Tätigkeiten, die aus Datenverarbeitungsvorgängen bestehen, welche eine umfangreiche, regelmäßige und systematische Überwachung der betroffenen Personen ermöglichen. Wenn Unternehmen solche Kerntätigkeiten ausüben (wie etwa Marktforschungsunternehmen), dann ist es Pflicht, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Außerdem gilt die Bestellungspflicht, wenn in großem Umfang besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 DSGVO (etwa Gesundheitsdaten oder Daten zur Konfession) sowie personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten gemäß Art. 10 DSGVO verarbeitet werden.
Betrieblicher Datenschutzbeauftragter: Pflicht durch Mitarbeiterzahl
Darüber hinaus konkretisiert auch der deutsche Gesetzgeber die Anforderungen der DSGVO im Rahmen des t § 38 des neu gefassten Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu): Demnach ist insbesondere dann ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter (DSB) zu bestellen, wenn in dem Unternehmen in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Das betrifft beispielsweise Datenverarbeitungen unter Einsatz von EDV wie Outlook oder Excel, aber auch Softwareprogramme z.B. in Marketing- oder Sales-Abteilungen. Teilzeitkräfte, Aushilfen oder Praktikanten werden bei der Bemessung der Anzahl der Personen voll berücksichtigt.
Außerdem gilt die Pflicht zur Benennung, wenn eine Datenschutzfolgeabschätzung nach Art. 35 DSGVO notwendig wird. Letztere ist erforderlich, wenn eine Datenverarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat. Schließlich wird in die Pflicht genommen, wer geschäftsmäßig personenbezogene Daten zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung verarbeitet.