Ausgangssituation: Datenschutz wichtig, aber zeitintensiv

Seit der Einführung der DSGVO im Jahr 2018 ist Datenschutz für Online Birds ein zentrales Thema. Das Unternehmen entschied sich frühzeitig für eine strukturierte Lösung und arbeitet seitdem mit Datenschutzexperte zusammen.  

„Wir haben Datenschutz von Anfang an mitgedacht – nicht, weil wir Experten waren, sondern weil es notwendig war“, beschreibt Konrad Richter von Online Birds die Motivation.

Ein wesentlicher Punkt war die Herausforderung, Datenschutz effizient in den Unternehmensalltag zu integrieren.

„Wir haben viele andere Prioritäten – Datenschutz ist wichtig, aber er muss praktikabel sein“, so Richter.

Ein Hauptaspekt war die Verwaltung der Datenschutzprozesse und der Auftragsverarbeitungsverträge in einer strukturierten Weise.

Umsetzung: Datenschutzmanagementsoftware bringt Flexibiliät

Mit der Einführung der Proliance Software, P360, konnte Online Birds viele Datenschutzprozesse optimieren und automatisieren. Besonders hilfreich war die Möglichkeit, alte Nutzer zu löschen und Lizenzen freizugeben, was für mehr Flexibilität sorgte.

„Das war ein super Move – so konnten wir ungenutzte Ressourcen effizient verwalten“, hebt ONLINE BIRDS hervor.

Ein weiterer wichtiger Aspekt war die Einführung eines zentralen Systems für die Dokumentation und Verwaltung von Datenschutzmaßnahmen. Dennoch gibt es immer wieder Optimierungspotenziale:

„Die Integration ins System war anfangs eine Herausforderung – eine Aufgabe abhaken und fünf neue tauchen auf. Wir mussten das strukturiert angehen.“

Um das Datenschutzmanagement weiter zu verbessern, hat Proliance ein neues Asset-Management-Feature eingeführt. Dieses ermöglicht es, alle genutzten Tools und deren datenschutzrechtliche Anforderungen an einer zentralen Stelle zu verwalten. Online Birds ist gespannt auf das neue Feature und sieht darin eine vielversprechende Erweiterung: „Wenn ich mir überlege, wie viele Tools wir prüfen müssen – da wäre eine zentrale Lösung ein echter Gewinn für uns.“

Ergebnisse: Kontinuierliche Optimierung durch 24/7 Beratung und DSMS

Dank der Zusammenarbeit mit Proliance konnte Online Birds den Datenschutz strukturiert umsetzen und kontinuierlich optimieren.

„Es ist gut zu wissen, dass wir bei Fragen eine verlässliche Anlaufstelle haben“, beschreibt Online Birds die Zusammenarbeit.

Gleichzeitig bleibt das Unternehmen kritisch und evaluiert regelmäßig Alternativen.

„Jedes Jahr prüfen wir den Markt – aber Transparenz und eine klare Kommunikation über Weiterentwicklungen machen einen Anbieter besonders wertvoll.“, Konrad Richter, Referent der Geschäftsführung bei Online Birds GmbH  

Die Einführung neuer Features wie das Asset-Management-Tool verspricht eine weitere Erleichterung im Datenschutzmanagement. Online Birds bleibt gespannt auf die nächsten Entwicklungen und setzt weiterhin auf eine Lösung, die Datenschutz effizient und praxisnah in den Unternehmensalltag integriert.

Über Online Brids

Online Birds ist eine führende Digital-Marketing-Agentur, die sich auf die Hotellerie spezialisiert hat. Die Experten unterstützen Hotels dabei, ihre Online-Präsenz zu optimieren, mehr Direktbuchungen zu generieren und langfristige Gäste­beziehungen aufzubauen. Mit maßgeschneiderten Strategien in den Bereichen SEO, Performance-Marketing und Social Media hilft Online Birds Hotels, sich im digitalen Wettbewerb erfolgreich zu positionieren.

Über Proliance

Proliance ist ein führender Anbieter für Datenschutz-, Informationssicherheits- und Compliance-Lösungen. Das Unternehmen unterstützt Organisationen in Deutschland dabei, gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO effizient, praxisnah und nachhaltig umzusetzen. Mit einer Kombination aus innovativer Software und individueller Beratung hilft Proliance dabei, Datenschutzprozesse zu optimieren, Risiken zu minimieren und Rechtssicherheit zu gewährleisten.