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Mitarbeiterfotos DSGVO konform

„Und cheeeeese!“ – Mitarbeiterfotos DSGVO-konform erstellen

Was ist bei Mitarbeiterfotos zu beachten? Dürfen sie nach Einführung der DSGVO überhaupt noch ohne Weiteres erstellt werden oder muss man zu drastischen Schritten greifen und Gesichter auf Teamfotos unkenntlich machen? Wir haben alle Fakten – und eine unschlagbare Anekdote.

Die Aufregung ist groß, immerhin dürfen die Knirpse bald ihren ersten Schultag feiern. Zum Andenken bekommen sie von ihrer Kita jeder ein Fotoalbum überreicht, das sie an die schöne, unbeschwerte Zeit erinnern soll. Doch nach dem Aufschlagen ist es nicht mehr die Aufregung, die groß ist, sondern die Enttäuschung. Die Gesichter der anderen Kinder wurden allesamt geschwärzt. Per Hand, mit blauem Edding. Freunde und Spielkameraden – ausgestrichen. Warum? „Der Grund ist die DSGVO“, so Pfarrer Stelten, der die Gemeinde St. Michael Dormagen-Süd betreut, zu der die Kita gehört. Es wurde der „sichere Weg gewählt“, um Klagen vorzubeugen. Aber müssen Team-Bilder wirklich geschwärzt werden? Die Verwirrung ist groß.

Mitarbeiterfotos und der leidige Datenschutz?

Klar, für viele Unternehmen ist es erst einmal anstrengend, sich vor Werbe- oder Social-Media-Aufnahmen mit der Datenschutzregelung bei Mitarbeiterfotos auseinanderzusetzen. Notwendig ist es trotzdem, denn wenn man nicht gerade ein Unternehmen voller Influencer hat, die liebend gerne freiwillig vor die Linse springen, sind es immer noch Persönlichkeitsrechte, die man selbst auch nur eher unfreiwillig abgeben würde. Bevor also der Film in der Kamera weiter gespult oder die nächste Speicherkarte eingelegt wird, ist folgendes zu beachten:

  • Handelt es sich um Personen, die in einem Beschäftigungsverhältnis stehen (= Mitarbeiter), kann die Aufnahme auf das berechtigte Interesse an der Information über derzeitige Mitarbeiter gestützt werden, sofern lediglich eine Veröffentlichung im firmeninternen Intranet erfolgt oder der Mitarbeiter eine Funktion mit Außenkontakt inne hat, beispielsweise ein Kundenbetreuer oder der Geschäftsführer ist. Aber wie verhält sich wiederum die Veröffentlichung im Internet?

  • Für Unternehmen stellt sich auch die Frage, ob sie Aufnahmen von Veranstaltungen veröffentlichen dürfen oder die Interessen der abgelichteten Personen überwiegen.

Stehen Unternehmen hier also vor einem Problem ohne Lösung? Keinesfalls! Das Zauberwort heißt: Einwilligungserklärung!

Datenschutzkonforme, werbliche Mitarbeiterfotos

Die Aufnahme sowie Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos sind regelmäßig nicht für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses notwendig. Das Unternehmen braucht also eine Einwilligung. Um eine solche Einwilligung rechtskonform zu erstellen, müssen folgende Punkte zwingend berücksichtigt werden (vgl. Art. 4 Nr. 11, Art. 7 DSGVO, § 26 Abs. 2, § 51 BDSG n.F.): Die Einwilligung muss

  • zeitlich vor Veröffentlichung der Fotos eingeholt werden

  • freiwillig erfolgen

  • in Schriftform vorliegen (mit Original Unterschrift des Arbeitnehmers)

  • Arbeitnehmer über die vorgesehenen Zwecke der Datenverarbeitung informieren

  • vom Mitarbeiter jederzeit wiederrufbar sein

  • beinhalten, dass mit Verweigerung der Einwilligung keine negativen Folgen einhergehen.

Wurden diese Punkte vom Mitarbeiter unterzeichnet, steht einem Mitarbeiterfoto unter Wahrung dessen Privatsphäre nichts mehr im Weg. Fraglich ist, ob nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters die Einwilligung erlischt. Will der Arbeitgeber die Fotos zu Werbezwecken dauerhaft verwenden, muss geprüft werden, ob diese lediglich der allgemeinen Illustration dienen und der einzelne Mitarbeiter lediglich Beiwerk ist, also nicht herausgestellt werden kann. Ebenfalls dürfen Gruppenfotos weiterhin verwendet werden, sofern der einzelne Mitarbeiter darauf unkenntlich gemacht wurde. Da die Nutzungsberechtigung individueller Mitarbeiterfotos nach Ausscheiden jener aus dem Unternehmen endet, sind diese zu löschen. Anderes gilt nur, sofern die Einwilligungserklärung eine zeitlich unbegrenzte Nutzungsdauer beinhaltet und seitens des Mitarbeiters nicht widerrufen wurde.

Mitarbeiterfotos auf Firmenevents

Anders stellt sich die Lage wiederum bei Firmenfeiern dar. Hier sind die erforderlichen schriftlichen Einwilligungen, insbesondere bei sehr großen Unternehmen, nur schwer umsetzbar. Auch ein expliziter Hinweis (zum Beispiel in der Einladung), dass auf der Feier fotografiert wird, kann bei Erscheinen des Mitarbeiters nicht als Einwilligung aufgefasst werden. Denn eine Einwilligung muss nach § 26 Abs. 2 S. 3 BDSG schriftlich erfolgen und die Untätigkeit gegenüber einer Einwilligung seitens der Mitarbeiter darf nicht als Zustimmung angesehen werden. Eine mögliche Lösung dieses Problems könnte bei Vorliegen des berechtigten Interesses an der Öffentlichkeitsarbeit des Unternehmens nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO wie folgt aussehen:

  • Es muss schriftliche bereits auf der Einladung und später beim Event selbst gut sichtbar (beispielsweise mittels Aushangs am Eingang) auf die Tatsache hingewiesen werden, dass Fotos gemacht werden.

  • Zugleich müssen die Mitarbeiter auf ihr Widerspruchsrecht und auf die Quelle, über welche dieser erfolgen kann, aufmerksam gemacht werden: Sie dürfen sich der Aufnahme und / oder der Verwendung der Bilder verweigern. Achtung: Macht ein Mitarbeiter davon Gebrauch, muss sichergestellt werden, dass er von Aufnahmen ausgeschlossen wird!

  • Zudem ist auch der Zweck der Aufnahmen mit anzugeben, da es hierbei kaum eine Erforderlichkeit der Datenverarbeitung geben dürfte. Insbesondere soll auf die geplante Veröffentlichung der Bilder (Datenverarbeitung mit Personenbezug), beispielsweise im Internet auf Sozialen Netzwerken, hingewiesen werden.

  • Im Vordergrund der Bilder sollte indes das Event an sich stehen und keine Aufnahmen Einzelner oder kleinerer Gruppen. Wo hier jedoch die Grenze gezogen wird, ist allerdings leider nicht genau geregelt.

  • Es dürfen keine heimlichen, verdeckten Aufnahmen, Aufnahmen aus der Intimsphäre, diskriminierende Fotos gemacht werden. Auch ein Rückschluss auf Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO, z.B. Religion, Gesundheit, Sexualleben, darf sich aus den Aufnahmen nicht ergeben. Für diese Fälle müsste wiederum eine Einwilligungserklärung eingeholt werden.

Wichtig zu beachten ist, dass sowohl das Fotografieren selbst als auch die eventuelle Veröffentlichung der Bilder jeweils eine separate Datenverarbeitung darstellen, gerechtfertigt sein müssen und gegebenenfalls einer Einwilligung bedürfen.

Werden die Bilder von Mitarbeitern jedoch privat mit einer Kamera oder ihrem Smartphone gemacht, findet das DSGVO keine Anwendung.

Sonderfälle: Mitarbeiterfotos ohne schriftliche Einwilligung

Manchmal gibt es jedoch Fälle, in denen Bilder für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind (§ 26 BDSG) und für die keine explizite Mitarbeiter-Einwilligung erforderlich ist:

  • Erstellen eines Betriebsausweises

  • Bild-Veröffentlichungen auf der Unternehmens-Website, die auf Grund des Amtes bzw. der Position des Mitarbeiters erforderlich sind (beispielsweise bei Vertriebsleitern).

Sollte das Arbeitsverhältnis aber enden, können die Mitarbeiter aber selbstredend die Löschung der in diesem Zuge entstandenen Aufnahmen fordern. Ganz ohne Aufregung.

Autorin: Kathrin Strauß

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