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Muster: Informationspflichten nach DSGVO

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Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat die Betroffenenrechte im Datenschutz umfassend gestärkt. So sieht die DSGVO nun umfangreiche Informationspflichten für Unternehmen vor. Das bedeutet, dass Unternehmen in der Pflicht sind, Betroffene umfassend darüber zu informieren, wenn es zur Erhebung, Speicherung und Weiterverarbeitung von personenbezogenen Daten kommt. Zur Gruppe der Betroffenen zählen im Unternehmen Bewerber, Mitarbeiter, Geschäftspartner sowie Kunden und Interessenten. Unternehmen benötigen im Zusammenhang mit der Informationspflicht der DSGVO von den Betroffenen zunächst eine Zustimmung, wenn sie deren personenbezogene Daten verarbeiten möchten.

Wir von datenschutzexperte.de bieten Ihnen praktische Datenschutz Muster an, die Sie den Betroffenen aushändigen können.

 

Muster zum Download

Datenschutzinformation Muster – Bewerber

Zum pdf-Download

 

Datenschutzinformation Muster –
Mitarbeiter

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Datenschutzinformation Muster – Interessenten/Kunden

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Rechte der Betroffenen – das sollten Unternehmen beachten

Für Unternehmen ist es ratsam, Betroffenen ein Muster der Informationspflichten auszuhändigen, da diese gemäß der DSGVO ein Auskunftsrecht gegenüber den Unternehmen haben. Unternehmen müssen zudem jederzeit offenlegen können, wann sie welche personenbezogenen Daten zu welchem Zweck verarbeiten. Darüber hinaus haben Betroffene das Recht zur Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten (Art. 18 DSGVO). Sie können also von vornherein bestimmen, welcher Datenverarbeitung sie zustimmen wollen und welcher nicht.

Mit unserem Muster ist es möglich, eine Zustimmung von jedem Betroffenen einzuholen und ihn bereits vorab über die Datenverarbeitung zu informieren. Auf diese Weise können Unternehmen ihrer Informationspflicht gemäß der DSGVO nachkommen: Die Zustimmung des Betroffenen ist dokumentiert und Unternehmen können sich bei Anfragen von Betroffenen oder Datenschutzaufsichtsbehörden absichern. Die Verwendung des Musters stärkt darüber hinaus auch das Vertrauen von Kunden, Mitarbeitern oder Bewerbern in den Datenschutz des Unternehmens.


Informationspflichten – Bewerber und Mitarbeiter

 

Damit ein Unternehmen einen Bewerber einladen und prüfen kann, ob dieser zum Unternehmen passt, benötigt der Personaler bestimmte personenbezogene Daten des Bewerbers. Dazu gehören Bewerberdaten wie:

  • Anschrift

  • Geburtsdatum

  • Staatsangehörigkeit

  • bisherige Arbeitsstellen

Wenn ein Bewerber schließlich übernommen wird, so benötigen Personaler weitere personenbezogene Daten. Dazu gehören beispielsweise:

  • Kontoinformationen

  • Steuer-ID

  • Steuerklasse

Sobald die Unterlagen und damit die personenbezogenen Daten eines nichteingestellten Bewerbers oder eines kündigenden Mitarbeiters nicht mehr benötigt werden, sind Unternehmen gemäß der DSGVO in der Pflicht, dem Betroffenen die Originaldokumente zurückzugeben und die gespeicherten Daten unverzüglich zu löschen.

Informationspflichten – Geschäftspartner, Kunden und Interessenten

 

Zudem sollten Unternehmen Kunden, Geschäftspartnern und Interessenten ein Datenschutzschutzinformationsblatt bzw. ein Betroffeneninformationsblatt geben, das sie über den Zweck der Erhebung, Speicherung und Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informiert.

Portrait_Dominik
Unser Team

Wir stehen Ihnen zur Seite

Mit meiner fundierten Erfahrung in der operativen Unternehmensberatung helfe ich Ihnen dabei, die Vorgaben der DSGVO pragmatisch umzusetzen.

Dominik Fünkner

(zertifizierter Datenschutzbeauftragter & Geschäftsführer)

Informationspflichten im Datenschutz und die Folgen bei Nichteinhaltung

Ein fahrlässiger Umgang mit personenbezogenen Daten kann erhebliche Folgen für den Betroffenen haben. Aus diesem Grund sieht die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) strenge Informationspflichten und Dokumentationspflichten vor und hat die Schutzbedürftigkeit von Daten als besonders hoch eingestuft. Wir empfehlen Ihnen daher, jedem Bewerber, Mitarbeiter und Kunden/Interessenten das jeweilige Formular zukommen und von ihm unterschreiben zu lassen.

Auf diese Weise informieren Sie eine betroffene Person über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und sind sich sicher, dass Sie DSGVO-konform arbeiten, ohne dass es zur Beeinträchtigung Ihres Tagesgeschäfts kommt. Gleichzeitig kommen Sie so Ihren Dokumentationspflichten nach und können bei Anfragen von Aufsichtsbehörden – die nun verstärkt auf die Umsetzung der DSGVO achten – sicher sein, dass Sie Datenschutzgesetze lückenlos einhalten.

Falls Sie dieser Pflicht nicht nachkommen, kann es nicht nur empfindliche Bußgelder hageln, sondern auch zu einem Imageschaden für Ihr Unternehmen und zum Vertrauensverlust Ihrer Kunden führen.


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