Online Abstimmungstool

Digitale Abstimmungstools: Datenschutzkonform zum Termin

Wenn viele Team-Mitglieder remote arbeiten, ist Terminplanung via Abstimmungstool oftmals am einfachsten. Worauf Sie im Unternehmen bei der Verwendung von Abstimmungstools unbedingt achten sollten.

2020-04-09

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Es gibt viele Live-Abstimmungstools, die auch einer großen Anzahl von Menschen schnell zu einem Termin verhelfen. Das bekannteste davon ist wohl das des Schweizer Unternehmens Doodle AG. Aber wie sieht es aus beim Thema Datenschutz und Doodle? Entspricht Doodle der DSGVO? Und wie ist es allgemein um den Datenschutz bei Online-Abstimmungstools bestellt, schützen diese personenbezogene Daten?
 

Datenschutz: Doodle & Co. schneiden nicht immer gut ab

Das ganze Team sitzt im Home-Office und Sie wollen schnell einen Termin einstellen – hierbei hilft ein digitales Abstimmungstool. Greifen Sie dabei wie der Großteil der Anwender*innen von Live-Abstimmungstools auf Doodle zurück? Das kann datenschutzrechtlich zum Problem werden, denn Doodle arbeitet nicht ganz datenschutzkonform. Die Haupt-Kritikpunkte sind dabei:

  • Übermittlung personenbezogener Daten:
    Auch, wenn Sie Doodle ohne Anmeldung nutzen, fallen bei der Verwendung von Doodle oftmals personenbezogene Daten an: Etwa um Namen von Teilnehmern oder personalisierte E-Mail-Adressen. Ist dies der Fall, so ist grundsätzlich für Unternehmen der Anwendungsbereich der DSGVO eröffnet. All diese Daten werden bei der Nutzung von Doodle automatisch auf Servern der Doodle AG gespeichert. Es handelt sich deswegen um eine Speicherung von personenbezogenen Daten durch einen Dritten. Dies macht den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages notwendig. Hinzu kommt noch, dass die Daten von der Doodle AG regelmäßig außerhalb Europas gespeichert werden, dies stellt besondere Anforderungen an den Auftragsverarbeitungsvertrag.

  • Zugriffsschutz:
    In der Regel sind Einladungen zu einer Doodle-Abstimmung weiterleitbar, d.h. Dritte können, wenn Sie einen Einladungslink erhalten (sei es durch Absicht oder Zufall), auch an der jeweiligen Umfrage oder Terminabstimmung teilnehmen. Werden bei der Abstimmung sensible Daten verarbeitet, kann dies zu einem echten Datenschutzvorfall werden.

Zudem setzt Doodle eine ganze Reihe von Trackingtools ein, die z.T. in anonymisierter Form auf die Nutzerdaten zugreifen. Leider ist dieses ganz und gar nicht datensparsame Verhalten auch in der bezahlbaren Premium-Version von Doodle vorhanden – auch wenn auf den Einsatz von Werbung verzichtet wird, werden dennoch Daten in die USA übertragen.

Bei vielen anderen Online-Abstimmungstools sieht es aber nicht besser aus im Umgang mit Daten. Wie wäre es daher mit einer datensparsameren Alternative?

 

Datenschutzfreundliche digitale Abstimmungstools

Dass eine Online-Terminabstimmung oder eine Online-Umfrage auch DSGVO-freundlich funktionieren, zeigen diese Doodle-Alternativen, die deutlich datensparsamer arbeiten:

  • Dudle: Das kostendfreie Abstimmungstool, das von der TU-Dresden zur Verfügung gestellt wird, ist nicht nur sehr datensparsam, sondern kann auch komplett anonym eingesetzt werden. Es wird dabei bewusst auch optisch auf jeglichen weiteren Schnickschnack verzichtet, wenngleich Sie das Tool auf Wunsch jedoch personalisieren können.

  • DFN: Ebenso einfach und auch ohne kommerziellen Hintergedanken stellt das Deutsches Forschungsnetz ein Online-Abstimmungstool zur Verfügung. Auch dieses Tool läuft werbe- und trackingfrei, sämtliche Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und nur zum Zweck der Abstimmung in Deutschland gehostet. Nach Ablauf der Umfrage oder nach Findung eines Termins werden alle Daten zudem gelöscht.
    Da der von DFN verwendete Quellcode offen ist, gibt es mit nuudel ein weiteres Tool mit der gleichen Funktionsweise.

  • Terminplaner: Das von Information und Technik Nordrein-Westfalen zur Verfügung gestellte Tools ist ähnlich aufgebaut wie das von DFN, hat aber weniger zusätzliche Funktionen.


Unternehmen sind ergo nicht auf Doodle angewiesen – Doodle wird wohl hauptsächlich aufgrund seiner großen Bekanntheit weiter fleißig verwendet. Planen Sie aber schon die nächste Online-Terminabstimmung, greifen Sie doch auf eines der alternativen und datensparsameren Tools zurück. Nicht nur Ihr Datenschutzbeauftragter wird es Ihnen danken!

Autorin: Kathrin Strauß
Artikel veröffentlicht am: 09. April 2020

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