Case Study: Pflegedienst Dominikus meistert mit uns den Datenschutz

Die Ausgangslage

Der erste Schritt ist oft der schwerste. Das gilt auch beim Thema Datenschutz. Eine Kollegin von Frau Döhla erledigte die Stelle als Nebentätigkeit zu ihrem eigentlichen Beruf. „Die Kollegin war aber gar nicht ausgebildet als Datenschutzbeauftragte und kannte sich dementsprechend nicht tief genug im Thema aus.“ Bettina Döhla selbst hat dann vor zwei Jahren bei Dominikus angefangen und war die erste ausgebildete Fachkraft für Datenschutz im Team. Dominikus arbeitet komplett digitalisiert in allen Bereichen, was für den Schutz der Daten besondere Herausforderungen bedeutet. So haben zum Beispiel die Angestellten im ambulanten Dienst ein Tablet, mit dem sie sensible Patientendaten und Informationen darüber erfassen, bearbeiten und einsehen können. Bettina Döhla erinnert sich: „Zu Beginn waren die Mitarbeitenden noch unzureichend geschult, was zu diversen Herausforderungen im Alltag führte.“ Dabei war das nur ein Teil des „Bergs an Arbeit“, der da auf sie zukam. Und das alles verbunden mit dem Unverständnis mancher Kolleginnen und Kollegen, die die neuen Strukturen und Prozesse manchmal doch eher als „lästig“ begriffen. Mittlerweile ist das zum Glück vom Tisch und der Umgang mit dem Thema Datenschutz ist selbstverständlicher

Die Zielsetzung

Da das Aufgabengebiet insgesamt sehr umfangreich war, wollte Bettina Döhla eine digitale Lösung, die sie spürbar entlastet. Das Thema Datenschutz sollte komplett und ganzheitlich mit einer Software gelöst werden. Ein „ganzheitliches Komplettpaket“, wie sie es nennt. Eine Softwarelösung – aber nicht ohne eine entsprechende menschliche Unterstützung. So hatte sie sich früher in ihrer neuen Arbeit viele Dokumentenvorlagen aus dem Internet heruntergeladen und versucht, eine für die Unternehmensgruppe passende Variante zu erstellen. Ein nahezu hoffnungsloses Unterfangen. So gibt es zwar viele Quellen zu diesem Thema, aber niemand übernimmt die für jedes Unternehmen wichtige Verantwortung für die rechtliche Sicherheit der Angaben. Außerdem war so auch nicht immer klar, ob sie auch wirklich alle datenschutzrechtlich notwendigen Dokumente beisammenhatte. Grundsätzlich war aber vom ersten Tag an das wichtigste Ziel überhaupt der Schutz der Patienten- und Mitarbeiterdaten. Die Sicherheit für Mitarbeitende, das Unternehmen und die Kunden bzw. Patienten steht bei Dominikus an erster Stelle.

Das Ergebnis

Seit einiger Zeit arbeitet Bettina Döhla bei Dominikus jetzt bereits mit Proliance 360. Von Anfang an hat sie Proliance überzeugt. „Ich hatte im Vorfeld viel dazu recherchiert und bin einfach überzeugt von der Proliance-Lösung. Ich komme mit der Software richtig gut klar. Andere Anbieter und andere Software waren doch teils deutlich komplizierter oder auf anderem Weg mit hohem Aufwand verbunden.“ Ihr hilft bei ihrer Arbeit auch das Wissen, „dass da jemand im Hintergrund für mich mitdenkt“. Im Support ist da „immer jemand, der sich mit um das Datenschutzthema kümmert und mich unterstützt, wenn es nötig ist“. Die Software und der Support durch Proliance sind fast wie „ein weiches Bett“, fügt sie lachend an. Besonders praktisch empfindet sie die Reminderfunktion zu offenen Aufgaben. „Manche Aufgaben können sonst auch schonmal untergehen, aber so wird man immer daran erinnert.“ Auch die einfache Führung über das Abfragesystem im Produkt findet sie gut. Außerdem hat sie der Support sehr beeindruckt, als die Software „dann doch einmal nicht so wollte, wie ich“. Ihr Berater war sofort zur Stelle. „Der Kollege war wirklich mega und hat mir sofort weitergeholfen. Das Problem war schnell vergessen.“ Einen Datenschutzvorfall hatte sie bisher nicht. Und wir arbeiten gemeinsam daran, dass das auch so bleibt.

Artikel veröffentlicht am 22.11.2023