Datenschutz-Management

Datenschutzmanagement

Wir erklären Ihnen, was Datenschutzmanagement ist und wie Sie am besten vorgehen.

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Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vereinheitlicht den Datenschutz in europäischen Unternehmen. Um diese Anforderungen an den Datenschutz umzusetzen, empfiehlt sich ein Datenschutzmanagement: Hierbei werden die Anforderungen an den betrieblichen Datenschutz geregelt, zentral geplant, gesteuert, umgesetzt und auch kontrolliert. Mittels eines solchen Datenschutzmanagementsystems wird ein Standard etabliert, der allen Mitarbeitern sowohl als Orientierung als auch als klare Richtlinie gilt.

 

Definition Datenschutzmanagement

Datenschutzmanagement oder kurz DSM legt in Unternehmen und KMUs fest, wie mit personenbezogenen Daten umzugehen ist. Ein Datenschutzmanagement stellt einen internen Leitfaden dar, der sich nach der DSGVO richtet und hilft, den unternehmensinternen Datenschutz zu regeln, zu planen, zu steuern, umzusetzen und zu kontrollieren.
Durch ein aktuelles DSM haben Mitarbeiter und Verantwortliche einen Leitfaden, an dem sie sich orientieren können und den es im Zuge eines funktionierenden Datenschutzes einzuhalten gibt. Das Ergebnis eines erfolgreichen Datenschutzmanagements muss die korrekte und sichere Verarbeitung personenbezogener Daten gewährleisten, die rechtlich und technisch sowie organisatorisch sichergestellt werden soll. So kann im Falle einer Kontrolle durch die Behörden oder aufsichtsbehördliche (Bußgeld-)Verfahren der unternehmensinterne Datenschutz konkret nachgewiesen werden und die Kontrolle oder das drohende Bußgeld abgeschwächt oder verhindert werden (Art. 83,2 DSGVO).

 

Gesetzliche Regelungen zum Datenschutzmanagement

In der Datenschutzgrundverordnung gibt es keine konkrete Regelung, die ein Datenschutzmanagement vorschreibt. Aber die DSGVO sieht einige Instrumente vor, mit denen Unternehmen den Datenschutz intern gewährleisten sollen. Eine Dokumentation dieser Maßnahmen ist dabei ebenfalls vorgesehen – man spricht von den Dokumentations- und Rechenschaftspflichten. Diese allgemeine Rechenschafts- und Nachweispflicht (Art. 5 Abs. 2, 24 DSGVO) sieht vor allem folgende Punkte vor, die für Unternehmen von großer Bedeutung sind:

 

Ziel eines Datenschutzmanagementsystems

Ein Datenschutzmanagement im Unternehmen geht Hand in Hand mit der unternehmensinternen Datenschutz-Compliance. Compliance bedeutet die Einhaltung von (datenschutzrechtlichen) Vorschriften und ergibt sich aus einem vorher festgesetzten, umfangreichen Datenschutzmanagementsystem. Ein Solches System für das Datenschutzmanagement beinhaltet u.a.:

  • Die Überprüfung aller datenschutzrechtlichen Maßnahmen im Unternehmen (wobei ein externer Datenschutzbeauftragter mittels Audits oder eine Datenschutzmanagement-Software behilflich sein kann),

  • Sofern nicht vorhanden: Etablierung wesentlicher Standards nach DSGVO, wie AV-Verträge, Rechenschaftspflichten, TOM, Bestellung eines Datenschutzbeauftragten usw.,

  • Sofern nicht vorhanden: Einführung standardisierter Prozesse, wie Betroffenenanfragen, Umsetzung von Löschanfragen, Notfallplan für Datenschutzverletzungen usw.,

  • Herausgabe einer Übersicht der Anforderungen der DSGVO an Mitarbeiter, die auch Leitfäden und konkrete Handlungsanweisungen beinhaltet, wie Richtlinien für die Nutzung mobiler Datenträger, Clean-Desk-Policy oder Homeoffice-Richtlinien.

 

Beispielhafter Aufbau eines Datenschutzmanagements

In der Unternehmenspraxis sollten nach einer ausführlichen Analyse des internen Datenschutzmanagements die Ziele eines Datenschutzmanagements konkret umgesetzt werden. Dabei ist es hilfreich,

  • eine Datenschutzmanagement-Software wie myDSE zur Hilfe zu nehmen, die konkrete Handlungsanweisungen gibt, die auf das Unternehmen zugeschnitten wurden.

  • Einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten (DSB) hinzuzuziehen, der die Korrektheit und Einhaltung des Datenschutzmanagements überwacht. Doch auch ohne, dass ein DSB benannt wird, müssen die Maßnahmen des Datenschutzmanagements stets auf Ihre Aktualität und Wirksamkeit hin überwacht werden.

  • Den Mitarbeitern konkrete Handlungsempfehlungen an die Hand zu geben.

 

Wir beantworten Ihnen alle Fragen zum Thema Datenschutzmanagement

Unter einem Datenschutzmanagement (DSM) versteht man betriebsinterne Regelungen, die den Datenschutz im Unternehmen nach der DSGVO auslegen. Ein DSM bietet konkrete Schritte, die es einzuhalten gibt, um den Datenschutz innerhalb eines Unternehmens zu garantieren.

Um den Datenschutz in einem Unternehmen sicher zu stellen, gibt es eine sogenannte Datenschutzmanagement-Software, die Mitarbeitern und Verantwortlichen hilft, den Datenschutz DSGVO-konform umzusetzen. Eine solche Software ist myDSE: Durch die innovative Anleitung ermöglicht sie es auch Datenschutz-unerfahrenen Mitarbeitern, den Unternehmensdatenschutz umzusetzen. Eine solche Datenschutzmanagement bietet zudem den Vorteil, dass sie durch konkrete Handlungsanweisungen und To-Dos keine Lücken im betrieblichen Datenschutz aufkommen lässt.

Wird das Datenschutzmanagement im Unternehmen mittels Software oder eines umfangreichen und ausführlichen Datenschutzmanagementsystems organisiert, können sich Mitarbeiter daran Schritt für Schritt orientieren und brauchen keine Vorkenntnisse.

Sollte es im Unternehmen zu einer Datenschutzverletzung kommen oder die Aufsichtsbehörden an ein Unternehmen herantreten, um eine Kontrolle durchzuführen, kann mittels eines organisierten Datenschutzmanagementsystems nachgewiesen werden, dass der betriebliche Datenschutz ernstgenommen und umgesetzt wurde. Im Zuge der im Datenschutzmanagement erforderlichen Dokumentationen kann außerdem bei etwaigen Anklagen oder Bußgeldverfahren nachgewiesen werden, dass nicht vorsätzlich fahrlässig gehandelt wurde.

 

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Dominik Fünkner

(zertifizierter Datenschutzbeauftragter & Geschäftsführer)

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