Datenschutz im Vertrieb und Marketing

Wir beraten Sie verständlich zum Datenschutz sowie zur Umsetzung der DSGVO in Ihrem Vertrieb.

Über 2.000 Kunden in Deutschland und Europa
Team von 80+ Fachexperten
DEKRA- und TÜV-zertifiziertes Expertenteam

Direkte Kundenansprache bzw. Direktwerbung, E-Mail-Marketing oder Callcenter-Unterstützung – der Vertrieb in Unternehmen hat viele Gesichter. Dabei darf unter keinen Umständen der Datenschutz vernachlässigt werden, denn zielführende Sales-Geschäfte laufen mit personenbezogenen Daten, welche unter dem direkten Schutz der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stehen. Unsere Datenschutzsoftware Proliance 360 unterstützt unter anderem dabei das Datenschutzmanagement bei Vertriebs- und Marketingprozessen smart und transparent abzubilden. Denn mit fortlaufender Digitalisierung ist auch der Datenschutz zukunftsgerichtet und damit digital umzusetzen.

Inhalt Datenschutz Vertrieb und Marketing

1. Datenschutz in Vertrieb und Marketing

2. Rechtliche Grundlage: DSGVO Vertrieb und Marketing

3. Datenschutzsoftware für Vertrieb und Marketing

4. Für wen in Vertrieb und Marketing gilt die DSGVO und wer braucht einen Datenschutzbeauftragten?

5. Datenschutz für Vertrieb und Marketing: So kann datenschutzexperte.de Sie unterstützen

6. Worauf muss nach DSGVO bzgl. Vertrieb und Marketing geachtet werden?

7. Leitfaden für den Datenschutz im Marketing zum Download

8. FAQ – Wir beantworten Ihre Fragen zum Datenschutz in Vertrieb und Marketing

Datenschutz in Vertrieb und Marketing

Daten für Marketingzwecke sind essenziell: Um kundenorientiertes und möglichst persönliches Marketing und zielgerichteten Vertrieb zu garantieren, braucht es personenbezogene Daten. So können potentielle Kunden und Leads individuell angesprochen werden und dadurch wird personalisierte Werbung überhaupt erst möglich. Dabei deckt die DSGVO den Vertrieb ebenso wie den Marketing-Bereich ab und sieht Instrumente und Richtlinien vor, die Sie zwingend einhalten sollten, um den Datenschutz im Vertrieb nicht zu verletzen bzw. korrekt umzusetzen. Wir geben Ihnen einen Überblick.

Rechtliche Grundlage: DSGVO Vertrieb und Marketing

Im Vertrieb werden wie im Marketing viele personenbezogene Daten benötigt und verarbeitet, um Direktwerbung, Telefonanrufe oder andere Akquise zielführend betreiben zu können. Solche Daten können sein:

Namen
Adressen
E-Mail-Adressen
Genaue Berufsbezeichnung
Kontonummer
u.v.m.

Zum Schutz dieser personenbezogenen Daten gibt es die Datenschutzgrundverordnung DSGVO und auch die e-Privacy-Verordnung. Sie gibt vor, wie mit den erhobenen personenbezogenen Daten, die beispielsweise im E-Mail-Marketing verwendet oder für Akquise im Vertrieb verarbeitet werden, umzugehen ist. Denn nur wenn Sie im Vertrieb und Marketing sicherstellen, dass die personenbezogenen Daten Ihrer potenziellen Leads und Kunden geschützt werden, können Sie einen sicheren Vertrieb und ein datenschutzkonformes Marketing aufbauen, das sein Ziel nicht verfehlt. Wahllos Daten-Altbestände aus dem unternehmensinternen CRM-System zu verwenden geht also nicht mehr – Kunden haben viel mehr Rechte erhalten und Unternehmen auf der anderen Seite mehr Pflichten, denen sie nachkommen müssen.

Datenschutzsoftware für Vertrieb und Marketing

Gerade in den Marketing- und Vertriebsprozessen fallen viele datenschutzrechtliche Themen, wie beispielsweise die Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten beim Online Marketing an. Dabei unterstützt Proliance 360 den Datenschutz von Kundendaten wie E-Mail, Telefonnummer, Name etc. zu gewährleisten und diese digital zu managen. Bei der Menge an Kundendaten ist es oftmals schwierig den Überblick zu behalten. Daher bietet es sich an, der smarten Software Proliance 360 das Datenschutzmanagement in Marketing und Vertrieb zu überlassen und sich durch Aufwandsreduktion wieder mehr den Kernprozessen widmen zu können.

Die Datenschutzsoftware bildet Schritt für Schritt Vertriebs-, Kunden- und Marketingprozesse ab und zeigt auf, inwieweit die vorhandenen Prozesse datenschutzkonform sind oder nicht. Falls es hier eine mangelnde Datenschutzumsetzung gibt, werden Handlungsempfehlungen gegeben und gezeigt, wie die Prozesse möglichst einfach angepasst werden können, um Datenschutzkonformität zu erreichen. Auch gibt die Software Hilfestellungen und Vorlagen für beispielsweise Einwilligungen und den Newsletter-Versand.

Für wen in Vertrieb und Marketing gilt die DSGVO und wer braucht einen Datenschutzbeauftragten?

Eines gleich vorweg: Sowohl für den stationären Handel als auch für den Online Handel gilt die DSGVO – und in Zukunft ggf. auch die Richtlinien der e-Privacy-Verordnung, die nach wie vor auf sich warten lässt. Um Datenschutzkonformität zu erreichen, sollten Sie auch überprüfen, ob Sie dazu verpflichtet sind, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Ob dies auf Ihr Unternehmen zutrifft, steht sowohl in Art. 37 DSGVO als auch in § 38 BDSG: Hier befinden sich Regelungen über die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten (DSB). Wenn mindestens 20 Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen regelmäßig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, so brauchen Sie in jedem Fall einen DSB. Zu dieser Zahl zählen im Übrigen auch Werkstudenten, Praktikanten, Freelancer usw. Sobald Sie im Vertrieb beispielsweise Telefon-Akquise betreiben, handelt es sich um eine Verarbeitung personenbezogener Daten.

Wichtig: Betreiben Sie beispielsweise Marktforschung, ist die Bestellung eines DSB auch unabhängig von der Mitarbeiteranzahl Pflicht!

Warum ist Datenschutz im Vertrieb und Marketing wichtig?

Nehmen Sie den Datenschutz dabei nicht auf die leichte Schulter – schon ein irrtümlich aufgerufener Lead oder eine unsachgemäß beantwortete Betroffenenanfrage kann die Aufsichtsbehörden auf den Plan rufen. Das kann gravierende Folgen haben – neben hohen Bußgeldern droht ein enormer Image- und Kundenverlust.

Externer Datenschutzbeauftragter & Datenschutzsoftware ab 175€ im Monat

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Unser Starterpaket, bei dem alle Datenschutz-Basics abgedeckt sind.

Für sehr kleine Unternehmen ohne Beratungsbedarf und einfachen Datenverarbeitungen.

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Unser Datenschutz- und Beratungspaket, mit dem auch steigende Anforderungen abgedeckt sind.

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Diese Datenschutzkernaufgaben übernehmen wir für Sie:

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Unsere Software enthält standardmäßig folgende Bestandteile:

Zugang zu unserer Software Proliance 360

Anzahl an Zugängen auf Proliance 360

1 Admin-Zugang

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6 Zugänge für Funktionsbereiche

Zugänge nach Absprache

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Datenschutzschulungen

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In unserem Serviceangebot sind folgende Komponenten enthalten:

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Zusätzliche Beratungsleistungen und - kontingente können jederzeit hinzugebucht werden.

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Die Bearbeitung von Anfragen erfolgt unverzüglich, jedoch ohne Priorisierung. Eilbedürftige Anfragen (z. B. Datenschutzverletzungen) werden durch den Datenschutzbeauftragten immer priorisiert.

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Innerhalb von 24 Stunden

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Datenschutz für Vertrieb und Marketing: So kann datenschutzexperte.de Sie unterstützen

Wir von datenschutzexperte.de wissen um die Schwierigkeiten, die bei der Umsetzung der Datenschutz-Anforderungen in Vertrieb und Marketing und bei der Umsetzung der DSGVO und auch der e-Privacy-Richtlinien auftreten und stehen Ihnen deshalb mit Rat & Tat zur Seite. Wir kennen uns aus – von Akquise bis Vertrieb.

Bei großen Datenmengen (Kundendaten usw.) ist es oftmals schwierig den Überblick zu behalten. Daher bietet es sich an, der smarten Software Proliance 360 das Datenschutzmanagement in Marketing und Vertrieb zu überlassen und sich durch Aufwandsreduktion wieder mehr den Kernprozessen widmen zu können. Die Datenschutzsoftware bildet Schritt für Schritt Vertriebs-, Kunden- und Marketingprozesse ab und zeigt auf, inwieweit die vorhandenen Prozesse datenschutzkonform sind oder nicht.

Falls es bei Ihnen mangelnde Datenschutzumsetzung gibt, werden Handlungsempfehlungen gegeben und gezeigt, wie die Prozesse möglichst einfach angepasst werden können, um Datenschutzkonformität zu erreichen. Auch gibt die Software Hilfestellungen und Vorlagen, z.B. für die im Online-Marketing wichtigen Einwilligungen für den Newsletter-Versand.

Datenschutzsoftware für Vertrieb und Marketing

Unsere Datenschutzmanagement-Software hilft Ihnen, Kunden- & Interessentendaten optimal zu schützen.
Von analogen Formularen bis zur Werbedatenbank hilft unser Datenschutz Tool, den Datenschutz in Vertrieb und Marketing bestmöglich umzusetzen. Dabei werden Sie Schritt für Schritt durch die detaillierten Prozesse geführt.
Die Software für Vertrieb und Marketing ist Teil unserer Datenschutzsoftware Proliance 360.

Worauf muss nach DSGVO bzgl. Vertrieb und Marketing geachtet werden?

Die DSGVO hat sowohl den Bereich des Vertriebs als auch des Marketings verändert. Ob eine Werbemaßnahme künftig noch zulässig ist, richtet sich nach der DSGVO: So sind beispielsweise Kaltakquise am Telefon – also Werbeanrufe – bei Privatpersonen grundsätzlich nicht mehr erlaubt. Ausnahme: der Werbeempfänger willigt explizit ein.

Als Faustregel gilt: Werbung ist bei B2C nur mit Opt-In, also mit Einwilligung (Opt-In bzw. Double Opt-In) möglich (auch nach § 7 UWG, das hier weiterhin gilt) – der (potentielle) Kunde muss also ausdrücklich zustimmen. Beim B2B Geschäft haben Unternehmen mehr Spielraum, da hierzu meist keine personenbezogenen Daten, sondern Unternehmensdaten verarbeitet werden. Im B2B gilt:

Telefonwerbung ist meist erlaubt: Die sog. „mutmaßliche Einwilligung“ reicht bei Unternehmen aus, die in der Regel bei Gewerbetreibenden zu erwarten ist.
E-Mail-Marketing braucht Vorarbeit: Hier bedarf es eines Double-Opt-Ins. Beachten Sie dazu auch die Bestimmungen für den Newsletter-Versand im Marketing! Wichtig zu wissen ist, dass die Einwilligung beim Double-Opt-In zu Nachweiszwecken aufgehoben werden muss, sollten später von Behördenseiten dazu Rückfragen kommen.
Callcenter-Unterstützung geht nicht einfach so: Arbeiten Sie mit Call-Centern zusammen, die Ihren Vertrieb übernehmen, brauchen Sie dafür einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag).

Sie haben noch alte Datenbestände von Privatpersonen? Laut Erwägungsgrund 171 DSGVO dürfen Sie diese weiterverwenden, wenn Sie dazu die zugehörige Einwilligung haben – allerdings müssen diese den DSGVO-Anforderungen entsprechen. Wir raten Ihnen eindringlich dazu, diese Einwilligungen zu aktualisieren und ggf. anzupassen.

Was besagt das Kopplungsverbot?

Das Kopplungsverbot nach Art. 7 Abs. 4 DSGVO besagt, dass der Grundsatz „Service / Ware gegen Daten“ nicht mehr zulässig ist. Heißt: Vertragsabschlüsse müssen unabhängig von einer Einwilligung, die eigenen Daten zu Werbezwecken zu vergeben, gemacht werden.

Leitfaden für den Datenschutz im Marketing

Die DSGVO ist seit dem Frühjahr 2018 in Kraft und sie betrifft alle Unternehmensbereiche – somit auch das Marketing. Gerade hier haben neue Gerichtsurteile erneuten Handlungs- und Nachbesserungsbedarf in einigen Bereichen aufgezeigt. Deren Umsetzung sollte als obligatorisch angesehen werden, da es bei deren Missachtung schnell teuer werden kann – denn auch die Bußgelder wurden angepasst.

E-Mails, Blogs und Social-Media: Marketers sind in vielen digitalen Bereichen zu Hause. Dabei wird personalisiertes Marketing immer wichtiger. Dieses ist nur mit personenbezogenen Daten möglich – eine Umsetzung der DSGVO ist daher Pflicht. Die Anwendung der DSGVO auf die einzelnen Marketing-Bereiche kann auf den ersten Blick etwas unübersichtlich wirken, doch systematisch betrachtet bedarf es lediglich der Umsetzung einiger wichtiger Punkte bzw. der Einführung einiger Standard-Prozesse, um die DSGVO in den Marketing-Alltag zu integrieren. Wir haben die wichtigsten Bereiche für Sie beleuchtet und wissen, worauf Sie achten müssen.

Inhalt:

Personenbezogene Daten: Grundlegende Übersicht und eindeutige Verarbeitungsgrundlage / Daten-Altbestand: Systematische Überprüfung und geltende Rechtsgrundlage / Kontaktformulare: Neue Website-Verschlüsselung und relevante Datenverarbeitungsgrundsätze / Newsletter / Kampagnen: Gesetzliches Double-Opt-In und Widerruf-Button / Anmeldeformular: Relevante Inhalte und besondere Hinweise / E-Mail-Marketing: Wichtiger Auftragsverarbeitungsvertrag und länderübergreifendes Privacy-Shield (Extra: Muster für einen Auftragsverarbeitungsvertrag) / Cookie-Nutzung / Tracking: Neues Urteil und dringender Handlungsbedarf / Targeting: Verbreitete Arten und gesetzliches Verbotsprinzip / Social Plugins: Alte Buttons und neue Lösungen / Social Media: Unbekannte Datenschutzerklärung und heikle Anfragen / Lead-Löschpolitik: Umfassendes Konzept und gesetzliche Fristen? (Extra: Beispiel eines Löschkonzepts) / Verfahrensverzeichnis: Zwingende Maßnahmendokumentation und wichtige Inhalte / Website: Relevante Inhalte und kritische Selbstbewertungen / Betroffenenanfragen: Sinnvolle Prozessetablierung und gesetzliche Beantwortungsfristen (Extra: Step-by-Step-Beispiel eines korrekten Vorgehens bei Betroffenenanfragen) / Datenschutzpanne: Wichtige Teamsensibilisierung und verfügbarer Notfallplan (Extra: Muster für einen Notfallplan für Datenschutzpannen)

Download: Leitfaden

Datenschutz im Marketing

Was uns auszeichnet

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23.08.2018Empfehlung! Beim Thema Datenschutz gab es bei uns immer viel Unsicherheit und auch wenig Zeit, sich damit zu beschäftigen. Daher sind wir froh, dass das Team von Datenschutzexperte uns so professionell und zuverlässig unterstützt. Danke!

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17.09.2018Empfehlung! We are very happy with the service provided by Datenschutzexperte. Many thanks for a great support.

Wir beantworten Ihre Fragen zum Datenschutz in Vertrieb und Marketing

Was passiert bei einem Verstoß gegen die DSGVO?

Verstöße gegen die DSGVO können weitreichende Folgen haben – Bußgelder betragen bis zu 20 Millionen EUR oder bis zu 4 % des weltweit erwirtschafteten Jahresumsatzes im vorangegangenen Geschäftsjahr – je nachdem, welcher Wert größer ist. Die immateriellen Folgen und Schäden sind aber meist noch höher: Der drohende Kunden- und Reputationsverlust schädigt Unternehmen meist mehr als das eigentliche Bußgeld.

Welche Arten von Kundenansprache / Werbung sind nach DSGVO erlaubt?

Direktwerbung bei Privatpersonen ist nur mit deren vorheriger Einwilligung möglich – haben Sie noch eine alte Einwilligung von vor Zeiten der DSGVO, sind diese nur weiter gültig, wenn sie den Anforderungen der DSGVO entsprechen. Halten Sie sich nicht daran, drohen empfindliche Bußgelder. Im B2B Geschäft ist Direktwerbung weiterhin erlaubt, wenn ausschließlich Unternehmensdaten dafür verwendet werden.

Ist Werbung bei Bestandskunden erlaubt?

Werbung ist bei Bestandskunden ohne deren explizite Einwilligung erlaubt, wenn Sie Werbung für ähnliche Waren bzw. Dienstleistungen machen wie die, die Sie Ihrem Kunden bereits verkauft haben, wenn bei Vertragsschluss über das Widerrufsrecht aufgeklärt wurde oder der Kunde bei jeder Verwendung klar und deutlich darauf hingewiesen wird, dass er der Verwendung jederzeit widersprechen kann und dieser bisher nicht von seinem Widerspruchsrecht Gebrauch gemacht hat.

Ist Kaltakquise am Telefon noch erlaubt?

Kaltakquise am Telefon ist bei Firmen in der Regel erlaubt, hier können Sie von einer mutmaßlichen Einwilligung ausgehen. Bei Privatpersonen ist Telefonwerbung nur mit ausdrücklicher Einwilligung erlaubt.

Reicht eine Einwilligung über die Datenschutzerklärung / AGB aus?

Für Akquise-Maßnahmen reicht ein Hinweis via AGB oder Datenschutzerklärung nicht aus. Im Marketing, beispielsweise im E-Mail-Marketing braucht es ein Double-Opt-In und die Kaltakquise am Telefon ggü. Privatpersonen ist ohne deren ausdrückliche Einwilligung nicht mehr erlaubt.

Unsere Leistungen im Überblick

Mit unserer Datenschutzsoftware Proliance 360 helfen wir Ihnen, Ihren Unternehmens-Datenschutz systematisch Schritt für Schritt umzusetzen. So stellen Sie Vertrieb & Marketing sicher für den Datenschutz auf!

Die Schritte der Software Proliance 360 auf dem Weg zur Datenschutzkonformität umfassen dabei: