Management von Betroffenenanfragen

Die Betroffenenanfrage

Das Management von Betroffenenanfragen wird mit unserer Datenschutz-Software ganz einfach.

  • Über 1000 Kunden in Deutschland und Europa
  • Team von 55+ Datenschutzexperten
  • DEKRA- und TÜV-zertifizierte Experten

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Wollen Betroffene wissen, welche Daten genau Unternehmen von ihnen besitzen, können Sie dies mit einer Betroffenenanfrage erfahren. Laut Artikel 15 DSGVO haben betroffene Personen ein Recht auf Auskunft. Sie können mit einer Betroffenenanfrage von Unternehmen jederzeit eine detaillierte Übersicht aller ihrer in diesem Unternehmen verarbeiteten personenbezogenen Daten anfordern.

Die Datenschutzgrundverordnung verlangt eine aktive Informationspflicht von Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten. Das heißt, dass Unternehmen betroffene Personen aktiv darüber informieren müssen, sobald sie deren personenbezogene Daten verarbeiten. Dies ist auch der Fall, wenn die personenbezogenen Daten freiwillig zur Verfügung gestellt werden, etwa bei einem Bewerbungsverfahren.

 


Was gilt es bei Betroffenenanfragen zu beachten?

Unternehmen müssen bei Betroffenenanfragen einiges berücksichtigen, um den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden:

  • Beantwortungsfrist: Eine Betroffenenanfrage muss innerhalb eines Monats beantwortet werden. Start für diesen Monat ist der Zeitpunkt, an dem die Betroffenenanfrage im Unternehmen eingeht.

  • Identitätsprüfung: Bevor Auskunft erteilt wird, müssen Sie die Identität des Antragstellers zweifelsfrei feststellen (nach Art. 12 Abs. 1 S. 3 DSGVO).

  • Beantwortungsart: Eine Auskunftserteilung (die Beantwortung der Betroffenenanfrage) kann schriftlich, elektronisch oder, sofern ausdrücklich gewünscht, mündlich erfolgen. Wenn Sie die Anfrage elektronisch beantworten, achten Sie darauf, dass die Daten verschlüsselt übertragen werden.

  • Schwärzung: Wenn gegenständliche Daten in der Beantwortung einer Betroffenenanfrage Rückschlüsse auf andere Personen zulassen, müssen diese Stellen geschwärzt bzw. anderweitig unkenntlich gemacht werden.

  • Sprache: Der Grundsatz der Transparenz verlangt eine Antwort auf ein Auskunftsersuchen in klarer und verständlicher Sprache.

  • Dokumentation: Nach der Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO) muss die Auskunft intern dokumentiert werden.


Unsere Leistungspakete für den externen Datenschutzbeauftragten und die Datenschutzsoftware Proliance 360

Wählen Sie das für Sie passende Leistungspaket - von der kostenbewussten Basisabsicherung bis hin zur individuellen Premiumberatung unserer zertifizierten Datenschutzexperten. Die Basis unseres Angebots ist dabei stets die innovative Datenschutzplattform Proliance 360.


Einfaches Management des Betroffenenrechts mit Proliance 360

Unsere lösungsorientierte Datenschutz-Software Proliance 360 hilft übersichtlich und einfach, solche Betroffenenanfragen zu managen und gewährleistet dabei die Einhaltung des Datenschutzes sowie der Betroffenenrechte. Die Betroffenenrechte, von denen im Zuge einer Betroffenenanfrage am häufigsten Gebrauch gemacht wird, sind:

  • Das Recht auf Auskunft über die entsprechenden personenbezogenen Daten (nach Artikel 15 DSGVO), die beispielsweise im Rahmen einer Kundenbeziehung oder des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden.

  • Das Recht auf Löschung / das Recht auf Vergessenwerden (nach Artikel 17 DSGVO), wenn der oder die Betroffene zum Beispiel keinen Newsletter mehr erhalten möchte.

Da es manchmal nicht auf den ersten Blick ersichtlich ist, ob es sich bei einer Anfrage tatsächlich um eine Betroffenenanfrage handelt, hilft Proliance 360, die Anfrage zu identifizieren und gibt dann einen konkreten Leitfaden an die Hand, wie die Betroffenenanfrage rechtlich vollständig zu managen ist. So werden Sie Schritt für Schritt von der Identifizierung des Betroffenen bis hin zur konkreten Auskunft durch das korrekte Vorgehen bei einer Betroffenenanfrage geführt und laufen nicht Gefahr, etwas zu vergessen.

Unsere automatisierte Datenschutz-Lösung macht das Datenschutzmanagement in Ihrem Betrieb besonders einfach. Denn neben Mailvorlagen und datenschutzkonformen Mustern bietet Proliance 360 einen weiteren entscheidenden Vorteil: Der ganze Prozess wird, ebenso wie die Tatsache, dass eine Anfrage datenschutzkonform beantwortet wurde, in unserer Software dokumentiert. Beides ist im Falle der Rückfrage durch Aufsichtsbehörden relevant und muss jederzeit vorzeig- und nachweisbar sein. Durch das digitale Management mit Proliance 360 haben Sie bzw. Ihr Datenschutzbeauftragter alle Informationen jederzeit griffbereit an einem Ort zur Verfügung.


FAQ: Wir beantworten Ihre Fragen zum Thema Betroffenenanfragen

Alle Personengruppen, von denen ein Unternehmen personenbezogene Daten verarbeitet, gehören zu den sog. Betroffenen. Diese können eine Betroffenenanfrage stellen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob ein Unternehmen personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, können Sie ebenfalls eine Betroffenenanfrage stellen, um das herauszufinden. Verarbeitet das Unternehmen keine personenbezogenen Daten von Ihnen, erhalten Sie sodann eine sog. Negativauskunft.

Auf jeden Fall, denn die DSGVO verlangt von Unternehmen eine aktive Informationspflicht, sobald diese personenbezogenen Daten verarbeiten. Betroffene Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, müssen also aktiv über diese Tatsache informiert werden. Dies ist im Übrigen auch der Fall, wenn die personenbezogenen Daten freiwillig zur Verfügung gestellt werden (wie bei einem Bewerbungsverfahren).

Ja, die Beantwortung von Betroffenenanfragen gehört durch die DSGVO zu den Pflichten von Unternehmen. Diese müssen die Beantwortung solcher Anfragen dokumentieren. Wenn Unternehmen es überdies versäumen, auf solche Anfragen von Betroffenen zu reagieren, dann können Betroffene Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen.


Unsere Leistungen im Überblick

Ihr persönlicher Datenschutzbeauftragter von datenschutzexperte.de wird Sie, unterstützt von unserer intelligenten Datenschutzsoftware Proliance 360, auf dem Weg zur Datenschutzkonformität begleiten. Dabei durchlaufen Sie folgende Schritte:

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