Jährlicher Tätigkeitsbericht

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Spätestens mit der verschärften europäischen Datenschutzgrundverordnung kam die Verpflichtung zur jährlichen Berichterstattung mittelbar jedoch auf die betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu.

Darum geht es beim jährlichen Tätigkeitsbericht

Früher mussten lediglich die datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörden nach § 38 Abs. 1 S. 7 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) mindestens alle 2 Jahre einen Tätigkeitsbericht veröffentlichen. Inhaltlich umfasste der Bericht die im Berichtszeitraum durchgeführten Kontrollen und Maßnahmen. Außerdem wurden aktuelle datenschutzrechtliche Problemstellungen wie auch Gesetzesänderungen beschrieben.

Mittlerweile müssen auch betriebliche Datenschutzbeauftragte einen solchen Bericht jährlich abliefern.

Wenn auch die betrieblichen Datenschutzbeauftragten bisher noch nicht zur Berichterstattung verpflichtet sind, ist ein jährlicher Tätigkeitsbericht nicht nur lästige zusätzliche Pflicht. Vielmehr ist dieser Report im Rahmen des betrieblichen Datenschutzes auch ein hervorragendes Instrument für die betrieblichen Datenschützer, gegenüber der Betriebsleitung Rechenschaft über ihre Aktivitäten abzulegen. Darüber hinaus kann der betriebliche Datenschutzbeauftragte in dem Bericht die Aufmerksamkeit der Unternehmensleitung auf die wichtigsten datenschutzrechtlichen Themen im Unternehmen lenken. Ein jährlicher Tätigkeitsbericht ist somit ein probates Mittel, für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Gesetzgebung zu werben und die Unternehmensleitung für das Thema Datenschutz kontinuierlich zu sensibilisieren. Das Unternehmen seinerseits kann mit dem Bericht gegenüber den Aufsichtsbehörden darstellen, dass Aktivitäten und Maßnahmen zum Thema Datenschutz im Unternehmen durchgeführt werden.

Die jährliche Berichterstattung des Datenschutzbeauftragten im Überblick

Mögliche Inhalte eines jährlichen Tätigkeitberichts sind:

Datenschutz Maßnahmen und Prüfungen des Vorjahres, wie beispielsweise die Bearbeitung von Anfragen Betroffener, Kommunikation mit Aufsichtsbehörden, Überprüfung der Verpflichtung der Mitarbeiter auf das Datengeheimnis sowie datenschutzrechtliche Stellungnahmen
Aktuelle Datenschutzsituation des Unternehmens in Hinblick auf Stärken und Schwächen des IT-Systems und datenschutzrechtlichen Handlungsbedarf
Durchgeführte Datenschutz-Folgenabschätzungen
Durchgeführte und zukünftig geplante (Mitarbeiter-)Schulungen
Relevante Änderungen und Entwicklungen der Gesetzgebung und Rechtsprechung

Vorteile eines regelmäßigen Tätigkeitsberichts:

Durch die fortlaufende Dokumentation der durchgeführten Datenschutz-Maßnahmen lassen sich die Tätigkeiten des Datenschutzbeauftragten gegenüber der Unternehmensleitung belegen. Der Bericht kann gleichermaßen als Grundlage gegenüber Aufsichtsbehörden dienen, Bemühungen im Datenschutz nachzuweisen
Der Tätigkeitsbericht kann Aufmerksamkeit auf relevante Datenschutzthemen lenken und die Verantwortlichen zur Einhaltung des Datenschutzes motivieren

Die EU-Datenschutzgrundverordnung und das Berichtswesen

Zwar setzt die EU-Datenschutzgrundverordnung, die seit dem 25. Mai 2018 anwendbar ist, keine ausdrückliche Verpflichtung zur Erstellung eines jährlichen Berichts fest. Dennoch kommen weder Unternehmensverantwortliche noch betriebliche Datenschützer aufgrund von erheblich gesteigerten Rechenschafts- und Kontrollpflichten zur Einhaltung des Datenschutzes im Unternehmen zukünftig an einem Bericht vorbei. Stichworte sind hier zum Beispiel die Datenschutz-Folgeabschätzung sowie die erweiterten Dokumentationspflichten der Unternehmen. Dabei sind die Verpflichtungen im Rahmen der EU-Verordnung im Vergleich zur deutschen datenschutzrechtlichen Gesetzgebung konkret sanktionsbewehrt. Verstöße können unter anderem Bußgelder von bis zu 300.000 Euro verursachen.