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Datenschutzaudit

Digitalisiertes Datenschutzaudit - maximale Effizienz bei minimalem Aufwand und niedrigen Kosten

  • Über 1000 Kunden in Deutschland und Europa
  • Team von 40+ Datenschutzexperten
  • DEKRA- und TÜV-zertifizierte Experten

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Die DSGVO und Datenschutz allgemein sind komplexe Themen in Theorie und Praxis. Mit der EU-Datenschutzgrundverordnung, die für alle Mitgliedstaaten der EU bindend ist, wurde die datenschutzrechtliche Ausgangslage nicht eben vereinfacht. Die Optimierung des Datenschutzes in Unternehmen kann nicht ungeplant und konzeptionslos erreicht werden. Um zunächst eine entsprechende Bestandsaufnahme im Unternehmen zur aktuellen datenschutzrechtlichen Situation zu gewinnen, ist das sogenannte Datenschutzaudit ein unverzichtbares Element.

Im Rahmen der Datenschutz-Bestandsaufnahme erfolgt die Erfassung des datenschutzrechtlichen Status quo Ihres Unternehmens anhand eines Digital- oder Präsenz-Audits mittels eines Fragenkatalogs durch geprüfte Danteschutzbeauftragte. Ihr individueller Auditbericht stellt das eigentliche Kernstück des gesamten Audit-Prozesses dar, denn der Bericht beschreibt die aktuelle, datenschutzrechtliche Unternehmenssituation, den datenschutzrechtlichen Status quo. Anhand Ihrer Angaben wird darin dokumentiert, welche datenschutzrechtlichen Maßnahmen im Unternehmen bereits Anwendung finden und darüber hinaus beinhaltet er die perspektivischen Handlungsempfehlungen (eine Art Checkliste) und weitere Schritte, die für eine Optimierung und Umsetzung des Datenschutzes im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) notwendig sind. Somit handelt es sich bei Ihrem individuellen Auditbericht um einen entscheidenden Bestandteil Ihres betrieblichen Datenschutzkonzeptes.


Warum ist ein Datenschutzaudit sinnvoll?

Ein Audit bezeichnet allgemein eine Prüfung, mit der man bestimmte Parameter erfasst, bewertet und daraus entsprechende Konsequenzen ableitet. Mit einem Datenschutzaudit werden also die entsprechenden Bedingungen im Bereich Datenschutz festgestellt, bewertet und im Anschluss daraus ein entsprechendes Datenschutzkonzept entwickelt. Das Datenschutzaudit dient insbesondere dazu, dem Verantwortlichen entsprechende Lücken im Datenschutz aufzuzeigen und Ihn dabei zu unterstützen, diese im Nachhinein zu schließen. Da mit der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO bzw. nur DSGVO) auch die entsprechenden Kompetenzen der Überwachungsbehörden gestärkt werden und auf die Unternehmen schärfere Nachweis- sowie Dokumentationspflichten zukommen, ist ein Datenschutzkonzept für jedes Unternehmen unverzichtbar. Das Datenschutzkonzept dokumentiert die entsprechenden datenschutzrechtlichen Maßnahmen im Unternehmen. Es kann sich auf das gesamte Unternehmen und die gesamte datenschutzrechtliche Situation beziehen, es kann aber auch detailliert auf einen einzelnen Prozess abzielen wie zum Beispiel auf die Verarbeitungstätigkeiten. Um ein Datenschutzkonzept erstellen zu können, ist ein Datenschutzaudit als erster Schritt in diesem Bearbeitungsprozess unabdingbar – fragen Sie Ihren externen Datenschutzbeauftragten danach!


Wie wird ein Datenschutzaudit von datenschutzexperte.de durchgeführt?

Ein Datenschutzaudit kann in verschiedener Weise durchgeführt werden. In der altmodischeren Form wurde es unter einem hohen Einsatz von entsprechendem Personal erarbeitet, nahm viel Zeit in Anspruch und lenkte das Unternehmen von seinen eigentlichen Aufgaben ab. Die innovative Form eines Datenschutzaudits ist das digitalisierte Audit. Wir bieten dieses innovative Datenschutzaudit für Ihr Unternehmen an – durchgeführt von unseren unabhängigen Experten:

Ein digitalisiertes Datenschutzaudit hat viele Vorteile wie:

  • eine ortsunabhängige Durchführung der Bestandsaufnahme mithilfe digitaler Fragebögen
  • zeitsparende, telefonische Rückfragen unsererseits zu den Angaben in den Fragebögen
  • kostengünstige Alternative zum Präsenzaudit

Der größte Vorteil des digitalen Audits besteht letztlich darin, dass es ohne großen personellen oder zeitlichen Aufwand durchgeführt werden kann. Die alltäglichen Arbeitsabläufe in dem Unternehmen werden möglichst wenig gestört.

Sie wünschen eine persönlichere Beratung? Alternativ zu unserer digitalen Bestandsaufnahme bietet datenschutzexperte.de die Datenschutz-Bestandsaufnahme direkt vor Ort an. Ein Präsenz-Audit lohnt sind insbesondere aufgrund von:

  • Erfassung des Datenschutz-Zustandes des Unternehmens direkt vor Ort
  • Persönliche Vor-Ort-Betreuung durch Ihren externen Datenschutzbeauftragten von Datenschutzexperte

Die einzelnen Komponenten des Datenschutzauditberichts

Als Ergebnis Ihrer Datenschutz-Bestandsaufnahme erstellt datenschutzexperte.de eine entsprechende Dokumentation aller aufgenommenen Unternehmensinformationen und Prozesse. Der Auditbericht umfasst hierbei alle relevanten Unternehmensbereiche, in denen personenbezogene Daten erfasst und verarbeitet werden. Hierzu zählen einzelne Bereiche wie:

  • Personal
  • Finanzen
  • Einkauf
  • Vertrieb
  • IT

Zudem werden Fragen geklärt, wie: Bestehen bereits Auftragsverarbeitungsverträge mit externen Dienstleistern oder sind eventuell zusätzliche datenschutzrechtliche Dokumente erforderlich? Sind alle Mitarbeiter umfassend für das Thema Datenschutz sensibilisiert und hinreichend geschult?

Darüber hinaus erfolgt im Rahmen der Bestandsaufnahme eine erste Bewertung der technischen und organisatorischen Maßnahmen des Unternehmens (TOM). Diese Maßnahmen sind gewissermaßen als Schutzmechanismen personenbezogener Daten im Unternehmen zu werten. Zu den im Rahmen des Auditprozesses erfassten Aspekten zählen unter anderem Zutrittskontrolle, Zugangskontrolle, Weitergabekontrolle, Eingabekontrolle, Auftragskontrolle, Verfügbarkeitskontrolle sowie das Trennungsgebot.


Datenschutzaudit – was ist sein Ergebnis?

Im Anschluss an das digitale Datenschutzaudit (oder das Präsenz-Audit) wird ein dokumentierter sowie umfangreich recherchierter Prüfungs-Bericht erstellt. Er beschreibt die aktuelle datenschutzrechtliche Situation im Unternehmen, den datenschutzrechtlichen Status quo. Basierend auf den im Audit erfassten Informationen erstellt datenschutzexperte.de erste Handlungsempfehlungen für Ihr Unternehmen. Welche Anforderungen müssen beim Datenschutz noch erfüllt werden? Der Bericht ist dementsprechend die Grundlage für die nachfolgende Schließung von Datenschutzlücken und die Erstellung bzw. Weiterentwicklung von Datenschutzkonzepten.

Ihr Individueller Auditbericht ist ein bedeutender Nachweis Ihrer Datenschutzaktivitäten. Da im Rahmen der DSGVO weitgehende Nachweis- und Dokumentationspflichten bestehen, wird ein fundiertes Datenschutzkonzept und die Dokumentation der datenschutzrechtlichen Maßnahmen für jedes Unternehmen unverzichtbar. Der Auditbericht stellt dabei einen wichtigen Baustein im Rahmen dieser Dokumentation dar; er ist quasi der „Ausgangspunkt“ für ein Unternehmen auf dem Weg zum korrekten Datenschutz.


Wie ein Datenschutzaudit Ihre Mitarbeiter für den Datenschutz mobilisiert

Wenn eine Optimierung des Datenschutzes in einem Unternehmen erreicht werden soll, müssen alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen. Werden die Arbeitnehmer im Unternehmen nicht von der Bedeutung des Datenschutzes auch im täglichen Betriebsablauf überzeugt, können entsprechende Datenschutzmaßnahmen nicht greifen – denn der Arbeitgeber ist in der Verantwortung und muss seine Mitarbeiter entsprechend verpflichten. Neben der Mitarbeiterschulung ist das Datenschutzaudit eine hervorragende Gelegenheit, die Aufmerksamkeit auf datenschutzrechtliche Belange zu lenken. Viele Mitarbeiter sind außerdem begeistert, wenn ihre Meinung im Diskussionsprozess über datenschutzrechtliche Problemstellungen zählt. Vielfach gelingt es über ein Datenschutzaudit, auch jene Mitarbeiter für Datenschutz zu sensibilisieren, die sich bisher mit der Materie wenig auskennen und auch nicht dafür interessieren.

Es wird ein Maximum an Interaktion zwischen den verschiedenen Fachbereichen und auch an Effektivität erreicht. Da verschiedene Abteilungen miteinander interagieren, entstehen viele neue Ideen und Rückmeldungen, die wiederum in neue Konzepte im Bereich Datenschutz einfließen können. Es wird so auch eine stärkere Wahrnehmung von datenschutzrechtlichen Problemstellungen erreicht.

BAFA-Förderung: Zuschuss für Ihr Datenschutzaudit erhalten

Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) bietet kleinen und mittleren Unternehmen die Möglichkeit, Zuschüsse zu einer Datenschutzberatung zu erhalten und so ihr unternehmerisches Know-How zu fördern. Wir von datenschutzerxperte.de unterstützen Sie gerne bei der Beantragung der Beratungsförderung - durch die sich auch die Kosten für unser Datenschutzaudit reduzieren lassen. Informieren Sie sich jetzt und kommen Sie bei Fragen gerne direkt auf uns zu!

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Dominik Fünkner

(zertifizierter Datenschutzbeauftragter & Geschäftsführer)

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