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Interner Datenschutzbeauftragter

Was zeichnet einen internen Datenschutzbeauftragten aus und was ist seine Rolle im Unternehmen?

  • Über 1000 Kunden in Deutschland und Europa
  • Team von 40+ Datenschutzexperten
  • DEKRA- und TÜV-zertifizierte Experten

Externer Datenschutzbeauftragter

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Zahlreiche Unternehmen trifft die gesetzliche Pflicht, einen Datenschutzbeauftragten (DSB) zu benennen. Im Zuge der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des neuen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu) hat sich der Kreis der verpflichteten Unternehmen erweitert. Es besteht die Wahl zwischen einem internen und einem externen DSB. Auf den ersten Blick scheint einiges dafür zu sprechen, sich für die interne Variante zu entscheiden. Ein interner DSB erweist sich allerdings aus verschiedenen Gründen nicht immer als optimale Wahl.

Was ist ein interner Datenschutzbeauftragter?

Ein interner Datenschutzbeauftragter ist ein Angestellter eines Unternehmens, der von der Geschäftsführung als verantwortliche Person für den betrieblichen Datenschutz benannt wurde. Hierfür muss der Mitarbeiter alle notwendigen Anforderungen an einen Datenschutzbeauftragten erfüllen. Die nötige Fachkunde im Datenschutz muss er in der Regel erst erwerben, zum Beispiel im Rahmen von Fortbildungen.

Nach der Benennung zum internen Datenschutzbeauftragten

  • steht der Mitarbeiter unter erweitertem Kündigungsschutz und

  • hat das Recht auf weitere Ansprüche (z. B. eine eigene Ausstattung oder Fortbildungen); dem Unternehmen entstehen weitere Kosten (z. B. für Ausstattung und Fortbildung des Mitarbeiters) und

  • darf der Mitarbeiter immer weisungsfrei handeln.


Wer kann interner DSB werden und wie wird er benannt?

Grundsätzlich kommt als interner Datenschutzbeauftragter mit Ausnahme von leitenden Mitarbeitern jeder Mitarbeiter in Betracht, der über die notwendige berufliche Qualifikation, insbesondere das Fachwissen auf dem Gebiet des Datenschutzrechts und der Datenschutzpraxis, sowie über die Fähigkeit verfügt, die ein DSB benötigt, um die angedachten Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen zu können. Ausnahme: Ein Mitarbeiter darf nicht für die Stelle des internen DSB in Betracht gezogen werden, wenn ein Interessenskonflikt zwischen der "normalen" Tätigkeit des Mitarbeiters und der potentiellen Stellung als DSB vorliegt. Dies ist beisielsweise der Fall, wenn der Mitarbeiter mit der Festlegung von Zwecken und Mitteln der Verarbeitung von personenbezogenen Daten befasst ist

Im Hinblick auf die fachliche Kompetenz ist jedoch zu berücksichtigen, dass ein interner DSB in der Praxis den Großteil seiner Kenntnisse erst nach der Benennung erlangt und sich in der Regel zunächst zeitintensiven und aufwendigen Weiterbildungsmaßnahmen unterziehen muss.

Die Benennung des internen Datenschutzbeauftragten sollte aus Beweisgründen in Schriftform erfolgen. Zudem sind die Kontaktdaten des DSB sowohl der Aufsichtsbehörde mitzuteilen als auch zu veröffentlichen, da der DSB sowohl der Behörde als auch den betroffenen Personen als Ansprechpartner dient.

Rechtsverhältnis zum Unternehmen

Als Mitarbeiter steht der interne DSB in einem Arbeitsrechtsverhältnis mit dem Unternehmen. Es versteht sich von selbst, dass sich allein aus dieser Tatsache verschiedene Interessenkonflikte ergeben können.

Zudem genießt der interne Datenschutzbeauftragte einen besonderen Abberufungs- und Kündigungsschutz. Vergleichbar mit Betriebsratsmitgliedern kann er in entsprechender Anwendung des § 626 BGB nur aus wichtigem Grund abberufen werden. Auch die Kündigung des davon getrennt zu betrachtenden Arbeitsverhältnisses ist nur dann möglich, wenn Tatsachen vorliegen, welche das Unternehmen zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund berechtigen. Dieser Schutz des Arbeitsverhältnisses wirkt innerhalb eines Jahres nach der Abberufung als DSB nach. Der Sonderkündigungsschutz verhindert zwar eine Benachteiligung des internen DSB, denn dieser kann die datenschutzrechtlichen Tätigkeiten ohne Rücksicht auf sein Arbeitsverhältnis wahrnehmen Für das Unternehmen bedeutet er jedoch eine intensive Bindung.


Vorteile eines internen DSB

  • Da der interne Datenschutzbeauftragte ein Mitarbeiter des Unternehmens ist, kennt er die betrieblichen Zusammenhänge und Abläufe aus eigener Anschauung und im Detail. Die Unternehmensprozesse, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, sind ihm bereits bekannt.

  • Auch ist es von Vorteil, wenn bereits eine gute Beziehung zu den anderen Mitarbeitern besteht. Letzteres spielt eine wichtige Rolle bei der Vermittlung von datenschutzrechtlichen Vorschriften.

Nachteile eines internen DSB

  • Wie bereits angerissen, müssen interne Datenschutzbeauftragte häufig erst in puncto Datenschutz aus- bzw. permanent weitergebildet werden. Das verursacht hohe Kosten und geht auch zulasten der regulären Arbeitszeit des Mitarbeiters. Regelmäßig wird das Unternehmen für den DSB intern entsprechende Fachliteratur vorhalten müssen, was ebenfalls mit Kosten verbunden ist.

  • Darüber hinaus stellen die enge Bindung und die Erschwerung einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses für viele Unternehmen eine Bürde dar.

  • Auch der interne DSB selbst kann gewisse Interessenkonflikte zu spüren bekommen, wenn etwa von einzelnen Mitarbeitern oder ganzen Abteilungen entsprechende datenschutzrechtliche Empfehlungen sowie Anweisungen nicht befolgt werden und er dies der Geschäftsleitung melden muss.

  • Trotz aller Bemühungen des Gesetzgebers, eine Benachteiligung des internen Datenschutzbeauftragten zu verhindern, kann es dennoch auch im Verhältnis zu Führungskräften und Managern im Unternehmen Schwierigkeiten geben, wenn datenschutzrechtliche Maßnahmen zur Disposition stehen.

  • Schließlich haftet ein interner DSB mit der sogenannten beschränkten Arbeitnehmerhaftung. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer lediglich bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit in vollem Umfang haftet. Bei leichtester Fahrlässigkeit scheidet eine Haftung des internen DSB aus. Im Gegensatz dazu haftet ein externer DSB für seine Beratung auch bei leichter Fahrlässigkeit je nach Vereinbarung. Dies bedeutet eine klare Risikominimierung für das Unternehmen.

Alles zusammen genommen verursacht ein interner DSB häufig höhere Kosten als externe Experten, die von vornherein das entsprechende Fachwissen mitbringen und für ihre eigene Weiterbildung verantwortlich sind.

Benennung eines internen DSB genau überlegen

Wir beraten Sie gern im Hinblick auf die Vor- und Nachteile der Benennung interner Datenschutzbeauftragter. Prüfen Sie die jeweiligen Aspekte vor Ihrer endgültigen Entscheidung nochmals genau.


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