Welche Auswirkungen hat die DSGVO für Unternehmensberater? Wir beraten Sie professionell und transparent.
Um eine optimale Beratung gewährleisten zu können, benötigen die Unternehmensberater umfassende personenbezogene Daten über das jeweilige Unternehmen, deren Mitarbeiter sowie Klienten. Dazu zählen unter anderem:
Bei einem fahrlässigen Umgang mit personenbezogenen Daten kann es in der Unternehmensberatung leicht zu Datenschutzverletzungen kommen. Nicht nur Sanktionen oder Bußgelder von Behördenseite können die Folge sein. Ein enormer Imageschaden und ein Vertrauensverlust von Kundenseite kann das Tagesgeschäft von Unternehmensberatungen nachhaltig negativ beeinflussen.
In der Digitalbranche ist Datenschutz ein überaus komplexes und vielschichtiges Thema. Durch die immer kompetente und unmittelbare Unterstützung seitens datenschutzexperte.de können wir uns mit dem beruhigenden Wissen, stets gut beraten zu sein, unserem Kerngeschäft widmen.
Toni Stork
(Geschäftsführer OMMAX)
Als Experten im Bereich Datenschutz legen wir unseren Fokus auf die Unternehmensberatungen und wissen, wie sich Datenschutz in Ihrer Branche pragmatisch umsetzen lässt: Für solche Ansprüche haben wir unsere innovative Datenschutzsoftware Proliance 360 entwickelt: Die Software orientiert sich dabei in Ihrem Angebot an der Größe Ihres Unternehmens – so können wir Ihnen passgenaue Lösungen anbieten, damit Sie sich gänzlich auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren können.
Unternehmensberatungen stehen in der Pflicht, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, sobald mindestens 20 Mitarbeiter regelmäßig mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind. Als Experten im Bereich Datenschutz stellen wir in Verbindung mit unserer Datenschutzsoftware Proliance 360 den externen Datenschutzbeauftragten für Ihr Unternehmen.
Unternehmensberatungen sind im Sinne des Art. 30 Abs. 1 DSGVO als Verantwortliche dazu verpflichtet, ein Verzeichnis von allen Datenverarbeitungstätigkeiten zu führen.
Darüber hinaus obliegt ihnen die Pflicht zur transparenten Information nach Art. 13 und 14 DSGVO. Diese besagt, dass Unternehmensberatungen unverzüglich Informationen hinsichtlich der Speicherung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten geben müssen. Mit unserer digitalen Datenschutz-Plattform Proliance 360 unterstützen wir Sie beispielsweise bei der Erstellung dieser Verarbeitungsverzeichnisse und helfen Ihnen als Ansprechpartner bei der Erfüllung Ihrer Transparenz- und Informationspflichten.
Damit Ihr Unternehmen eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung gewährleisten kann, übernehmen wir darüber hinaus die Schulung und Sensibilisierung Ihrer Mitarbeiter für das Thema Datenschutz.
So minimieren Sie das Risiko einer Datenschutzverletzung in Ihrem Unternehmen und Sie können sich voll und ganz auf die Beratung Ihrer Kunden konzentrieren.
Sie haben weitere Fragen im Bereich Datenschutz? Unser vielseitiges Leistungsangebot orientiert sich auch an Ihren individuellen Bedürfnissen:
All die Anforderungen, die die DSGVO an Unternehmensberatungen stellt, können Sie einfach neben dem Tagesgeschäft mit unserer innovativen Datenschutzsoftware Proliance 360 umsetzen. Vereinbaren Sie noch heute einen unverbindlichen Demo-Termin und überzeugen Sie sich davon!
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Welche Dokumentationspflichten gelten gemäß DSGVO für Unternehmensberatungen?
Da sie personenbezogene Daten verarbeiten, müssen Unternehmensberatungen beim Datenschutz nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO garantieren, dass sie die Grundsätze zur Verarbeitung personenbezogener Daten aus Art. 5 Abs. 1 DSGVO einhalten. Dazu müssen sie alle Datenverarbeitungsprozesse dokumentieren sowie ein Verzeichnis führen, das u. a. sämtliche Verarbeitungstätigkeiten mit Zweck und den Kategorien der Empfänger der Daten, Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen, vorgesehene Löschfristen und eine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen enthält. Mehr dazu finden Sie in Art. 30 DSGVO.
Müssen Unternehmensberatungen einen AV-Vertrag abschließen?
Unternehmensberater können datenschutzrechtlich sowohl als Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO als auch als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 4 Nr. 8 DSGVO tätig werden. Liegt eine Auftragsverarbeitung vor, ist die Datenweitergabe gegenüber anderen Konstellationen der Datenweitergabe privilegiert. Das bedeutet, dass der Verantwortliche die Datenweitergabe an den Auftragsverarbeiter auf dieselbe Rechtsgrundlage stützen kann, auf welcher er die Verarbeitung stützt. Unternehmensberatungen, die bei der Beratung ihrer Klienten in deren Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, müssen mit diesen einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen, wenn diese die Mittel und Zwecke der Verarbeitung der Daten bestimmen. Beauftragen sie als Unternehmensberater zum Beispiel auch externe Cloud-Dienstleister, interne Shared-Service-Stellen oder Ähnliches für Ihre Dienste, müssen Sie selbst als Verantwortlicher auch mit diesen einen AV-Vertrag abschließen. Besteht die Kernleistung der Beratertätigkeit hingegen nicht in der Verarbeitung personenbezogener Daten, wie z.B bei der Beratung des Managements zu Strategieentscheidungen, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nicht erforderlich.
Was gibt es beim VVT (Verarbeitungsverzeichnis) zu beachten?
Nach Art. 30 Abs. 1 DSGVO hat der Verantwortliche ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten zu führen, die seiner Zuständigkeit unterliegen. In schriftlicher oder elektronischer Form dient es als einer der Nachweise für die Einhaltung der DSGVO für Beratungsunternehmen. Die bisherigen DVR-Meldungen (Meldungen im Datenverarbeitungsregister) nach § 38 BDSG-alt wurden dadurch abgelöst.
Müssen personenbezogene Daten bei der Übertragung verschlüsselt werden?
Zwischen Unternehmen und Unternehmensberatern ist in der Regel vertraglich Vertraulichkeit vereinbart. Diese ist nur zu gewährleisten, indem personenbezogene Daten bei der Übertragung durch digitale Kanäle verschlüsselt werden, sodass sie nicht von einem unberechtigten Empfänger geöffnet oder gelesen werden können. Nach Art. 32 Abs. 1 lit. a DSGVO ist eine Verschlüsselung zwischen Auftragsverarbeitern und Verantwortlichen erforderlich. Eine gängige und effektive Methode für einen korrekten Datenschutz in Unternehmensberatungen stellt hier beispielsweise das KeyPair- bzw. Public-Key-Verfahren dar. Bei diesem werden Daten vom Versender mit dem „Public Key“ des Empfängers verschlüsselt. Entschlüsseln kann die Daten nur der Empfänger mit dem passenden „Privat Key“. So sind sie vor dem Zugriff Dritter geschützt.
Welche Informationspflichten gelten für Unternehmensberatungen?
Da Unternehmensberatungen beim Datenschutz auch als Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO tätig werden, sind sie nach Art. 13, 14 DSGVO dazu verpflichtet, die Betroffenen umfassend über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu informieren und auf bestimmte dem Betroffenen zustehende Rechte hinzuweisen. Dazu gehören das Recht auf Auskunft über die Zwecke und Verarbeitung der Daten, das Recht zur Berichtigung und Löschung der personenbezogenen Daten sowie die Informationen über den Widerspruch und die Datenübertragbarkeit. Für diese Informationen unterliegen Unternehmensberatungen aktiven Informationspflichten nach Art. 13 ff DSGVO.
Wie können sich Unternehmensberatungen bestmöglich vor Abmahnungen schützen?
Aufgrund der Häufigkeit und Vielfalt der Übertragung vertraulicher Daten besteht die wohl wichtigste Schutzmaßnahme für Unternehmensberatungen in Sachen Datenschutz in der Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung nach Art. 32 Abs. 1 lit. a DSGVO. Wenn die Vertraulichkeit in den AGB eines Beratungsunternehmens garantiert wird, muss auch eine Verschlüsselung stattfinden, damit keine Abmahnung aufgrund einer Vertragsverletzung droht. Des Weiteren bieten die Dokumentation aller Verarbeitungsprozesse durch das Führen eines VVT und ggfs. das Abschließen von AV-Verträgen Schutz vor Abmahnungen.
Mit unserer Datenschutzsoftware Proliance 360 helfen wir Ihnen, Ihren Unternehmens-Datenschutz systematisch Schritt für Schritt umzusetzen. So stellen Sie Ihre Unternehmensberatung sicher für den Datenschutz auf!
Die Schritte der Software Proliance 360 auf dem Weg zur Datenschutzkonformität umfassen dabei:
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