Datenschutz für Hotels

In Hotels sind personenbezogene Daten Teil des Tagesgeschäfts. Wir helfen Ihnen die DSGVO umzusetzen.

Über 2.200 Kunden in Deutschland und Europa
Team von 80+ Fachexperten
DEKRA- und TÜV-zertifiziertes Expertenteam

Muster & Vorlagen

Der Branchenexperte

In der seit Mai 2018 in allen EU-Mitgliedsstaaten geltenden Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist der Schutz von personenbezogenen Daten umfassend geregelt. Die Hotellerie ist stärker als manch andere Branche davon betroffen, da hier eine enorme Menge an sensiblen Kundendaten gesammelt und verarbeitet wird.

Bei einem fahrlässigen Umgang kann es leicht zum Datenmissbrauch kommen, der bedenkliche Folgen für die betroffene Person haben kann. Aus diesem Grund ist es wichtig, einen bedingungslosen Datenschutz im Hotel gewährleisten zu können, ohne dass das Tagesgeschäft der Hotels durch die Vorgaben der DSGVO beeinträchtigt wird.

Externer Datenschutzbeauftragter & Datenschutzsoftware ab 175€ im Monat

Basis

Unser Starterpaket, bei dem alle Datenschutz-Basics abgedeckt sind.

Für sehr kleine Unternehmen ohne Beratungsbedarf und einfachen Datenverarbeitungen.

Unsere Empfehlung

Medium

Unser Datenschutz- und Beratungspaket, mit dem auch steigende Anforderungen abgedeckt sind.

Für kleine und mittlere Unternehmen mit niedrigem Beratungsbedarf und standardmäßigen Datenverarbeitungen.

Premium

Unser 360° Rundum Datenschutzpaket, bestehend aus einer umfangreichen Kombination von Service- und Produktleistungen.

Für mittlere Unternehmen und Verbunde mit Beratungsbedarf und umfangreichen / komplexen Datenverarbeitungen.

Preise pro Monat ab

175 €

275 €

475 €

Diese Datenschutzkernaufgaben übernehmen wir für Sie:

Benennung TÜV zert. Datenschutzbeauftragter (DSB)

Datenschutzdokumentation

Datenschutzbestandsaufnahme und Datenschutzaudit

Unsere Software enthält standardmäßig folgende Bestandteile:

Zugang zu unserer Software Proliance 360

Anzahl an Zugängen auf Proliance 360

1 Admin-Zugang

1-Admin-Zugang,
6 Zugänge für Funktionsbereiche

Zugänge nach Absprache

Holdingverwaltung

Datenschutzschulungen

Basis Schulung

Basis Schulung
+ weitere Schulungen

ggf. zusätzliche Kosten

Basis Schulung
+ weitere Schulungen

In unserem Serviceangebot sind folgende Komponenten enthalten:

Experten-Support inklusive (pro Jahr)

Keine

Beratungsleistungen werden stundenweise abgerechnet

10 Stunden

Zusätzliche Beratungsleistungen und - kontingente können jederzeit hinzugebucht werden.

20 Stunden

Priorisierte Reaktionszeit bei Anfragen
(Montag - Freitag):

Die Bearbeitung von Anfragen erfolgt unverzüglich, jedoch ohne Priorisierung. Eilbedürftige Anfragen (z. B. Datenschutzverletzungen) werden durch den Datenschutzbeauftragten immer priorisiert.

Innerhalb von 48 Stunden

Zeitspanne, innerhalb derer üblicherweise mit der Bearbeitung von Anfragen begonnen wird. Erledigungszeiten sind abhängig von Art und Umfang der Anfrage sowie Mitwirkung des Auftraggebers. Eilbedürftige Anfragen (z. B. Datenschutzverletzungen) werden durch den Datenschutzbeauftragten immer priorisiert.

Innerhalb von 24 Stunden

Persönlicher Ansprechpartner

Basis

Unser Starterpaket, bei dem alle Datenschutz-Basics abgedeckt sind.

Für sehr kleine Unternehmen ohne Beratungsbedarf und einfachen Datenverarbeitungen.

Preise pro Monat ab 175 €

Diese Datenschutzkernaufgaben übernehmen wir für Sie:

Benennung TÜV zert. Datenschutzbeauftragter (DSB)

Datenschutzdokumentation

Datenschutzbestandsaufnahme
und Datenschutzaudit

Unsere Software enthält standardmäßig folgende Bestandteile:

Zugang zu unserer Software Proliance 360

Anzahl an Zugängen auf Proliance 360: 1 Admin-Zugang

Datenschutzschulungen: Basis Schulung

In unserem Serviceangebot sind folgende Komponenten enthalten:

Experten-Support inklusive
(pro Jahr)

Unsere Empfehlung

Medium

Unser Datenschutz- und Beratungspaket, mit dem auch steigende Anforderungen abgedeckt sind.

Für kleine und mittlere Unternehmen mit niedrigem Beratungsbedarf und standardmäßigen Datenverarbeitungen.

Preise pro Monat ab 275 €

Diese Datenschutzkernaufgaben übernehmen wir für Sie:

Benennung TÜV zert. Datenschutzbeauftragter (DSB)

Datenschutzdokumentation

Datenschutzbestandsaufnahme
und Datenschutzaudit

Unsere Software enthält standardmäßig folgende Bestandteile:

Zugang zu unserer Software Proliance 360

Anzahl an Zugängen auf Proliance 360: 1-Admin-Zugang,
6 Zugänge für Funktionsbereiche

Datenschutzschulungen: Basis Schulung
+ weitere Schulungen

ggf. zusätzliche Kosten

In unserem Serviceangebot sind folgende Komponenten enthalten:

Experten-Support inklusive
(pro Jahr): 10 Stunden

Reaktionszeit zu Anfragen
(Montag - Freitag): Bis zu 48 Stunden

Persönlicher Ansprechpartner

Premium

Unser 360° Rundum Datenschutzpaket, bestehend aus einer umfangreichen Kombination von Service- und Produktleistungen.

Für mittlere Unternehmen und Verbunde mit Beratungsbedarf und umfangreichen / komplexen Datenverarbeitungen.

Preise pro Monat ab 475 €

Diese Datenschutzkernaufgaben übernehmen wir für Sie:

Benennung TÜV zert. Datenschutzbeauftragter (DSB)

Datenschutzdokumentation

Datenschutzbestandsaufnahme
und Datenschutzaudit

Unsere Software enthält standardmäßig folgende Bestandteile:

Zugang zu unserer Software Proliance 360

Anzahl an Zugängen auf Proliance 360: Zugänge nach Absprache

Holdingverwaltung

Datenschutzschulungen: Basis Schulung
+ weitere Schulungen

ggf. zusätzliche Kosten

In unserem Serviceangebot sind folgende Komponenten enthalten:

Experten-Support inklusive
(pro Jahr): 20 Stunden

Reaktionszeit zu Anfragen
(Montag - Freitag): Bis zu 24 Stunden

Persönlicher Ansprechpartner

Datenerhebung beim Check-In – was gilt es zu beachten?

Das Bundesmeldegesetz verpflichtet Hotels, mithilfe eines Meldescheins nach §§ 29 Abs. 2, 30 Abs. 2 Bundesmeldegesetz (BMG) bestimmte personenbezogene Daten über den Gast zu erfassen. Dazu gehören:

Datum der Ankunft
Familiennamen
Vornamen
Geburtsdatum
Staatsangehörigkeit
Anschrift
Zahl der Mitreisenden und ihre Staatsangehörigkeit in den Fällen des § 29 Absatz 2 Satz 2 und 3 sowie
Seriennummer des anerkannten und gültigen Passes oder Passersatzpapiers bei ausländischen Personen.

Der Meldeschein ist für ein Jahr vom Tag der Anreise der beherbergten Person aufzubewahren und innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu vernichten.

Die Erhebung weiterer über die Pflichtangaben des Bundesmeldegesetzes hinausgehenden Daten erfolgt nicht mehr auf Grundlage des Meldegesetzes. Diese Daten dürfen daher nur erhoben werden, wenn der Hotelgast hierzu freiwillig einwilligt. Hierzu bedarf es einer gesonderten Einwilligung und eines Hinweises auf die Möglichkeit des Widerrufs dieser Einwilligung.

Überzeugen Sie sich selbst

Unsere Kundenstimmen

Der Kundenservice und das Preis-Leistungs-Verhältnis der Datenschutzexperten sind einfach unschlagbar. Wir fühlen uns bei datenschutzexperte.de sehr gut aufgehoben und können uns wieder vollkommen auf unser Tagesgeschäft konzentrieren.
Hans-Jürgen Sellent
(Geschäftsführer Rheinhotel Dreiländerbrücke GmbH)

Unsere maßgeschneiderten Datenschutzleistungen für Ihr Hotel

Als erfahrene Datenschutzexperten gewährleisten wir den Datenschutz in zahlreichen Hotels gemäß der DSGVO. Als kompetenter Ansprechpartner unterstützen wir Sie dabei, die Vorgaben der DSGVO so umzusetzen, dass es zu keiner Beeinträchtigung im Tagesgeschäft kommt.

Es empfiehlt sich eine Auflistung von den unternehmensbezogenen Tätigkeitsbereichen zu erstellen, in welchen personenbezogene Daten regelmäßig erhoben, gespeichert und weiterverarbeitet werden.

Für die Kontrolle der rechtskonformen Anwendung der DSGVO im Hotel ist es zudem nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG verpflichtend einen Datenschutzbeauftragten für das Hotel zu bestellen, sobald mindestens 20 Mitarbeiter persönliche Kundendaten erheben, speichern und weiterverarbeiten. Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten müssen nach der DSGVO auf der Webseite des Hotels aufgeführt werden.

Unser vielseitiges Leistungsangebot orientiert sich dabei an Ihren individuellen Bedürfnissen.

Unsere Leistungen für Ihr Hotel

Erstellung des Verarbeitungsverzeichnisses (VVT) mit unserer Onlineplattform Proliance 360
Überprüfung Ihrer technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM)
Erstellung der Datenschutzerklärung auf Ihrer Webseite
Beratung zu individuellen Datenschutzfragen sowie Beratung im Falle einer Datenpanne
Übernahme der Auskunftspflicht gegenüber Behörden und Betroffenen

All die Anforderungen, die die DSGVO an Hotels stellt, können Sie einfach neben dem Tagesgeschäft mit unserer innovativen Datenschutzsoftware Proliance 360 umsetzen. Vereinbaren Sie noch heute eine Demo und überzeugen Sie sich davon!

Was uns auszeichnet

Alle Bewertungen anzeigen ProvenExpert

4,96 von 5

SEHR GUT

101 Bewertungen

100%

Empfehlungen

KundenserviceSEHR GUT (4,92)

Preis / LeistungSEHR GUT (4,91)

10.09.2018Empfehlung! Kundenservice sowie Preis-Leistungs-Verhältnis ist einfach unschlagbar. Ich fühle mich wohl hier! Auf die gute Zusammenarbeit.

30.08.2018Empfehlung! 5 von 5 Sternen.

29.08.2018Empfehlung! 4 von 5 Sternen.

28.08.2018Empfehlung! Bisher bin ich mit der Zusammenarbeit äußerst zufrieden! Ich schätze die unkomplizierten Prozesse und die Führung der Datenschutzexperten durch die Anforderungen der DSGVO.

24.08.2018Empfehlung! Wir sind mit den Beratungsleistungen der Datenschutzexperten wirklich sehr zufrieden! Hier leistet eine junge Truppe Arbeit, welche in Puncto Schnelligkeit, umsetzbare Beratung und vor allem im Preis-Leistungsverhältnis meilenweit vor klassischen Anwaltskanzleien liegen dürfte. Einmal ausprobiert, werden wir uns in allen Angelegenheiten zur DSGVO und zu allen zukünftigen Verordnungen nicht mehr von datenschutzexperte.de trennen!

23.08.2018Empfehlung! Beim Thema Datenschutz gab es bei uns immer viel Unsicherheit und auch wenig Zeit, sich damit zu beschäftigen. Daher sind wir froh, dass das Team von Datenschutzexperte uns so professionell und zuverlässig unterstützt. Danke!

22.08.2018Empfehlung! Gerade bei einem so wichtigen Thema wie Datenschutz war es für uns wichtig einen kompetenten und gut erreichbaren Berater sowie Ansprechpartner für Datenschutz-Themen zu haben. Besonders das gute Preis-Leistungsverhältnis im Vergleich zu anderen Mitbewerbern war ein ausschlaggebender Faktor für uns. Danke für die Beratung!

22.08.2018Empfehlung! Das Team von Datenschutzexperte ist sehr zuverlässig und kompetent. Wer in Sachen Datenschutz Nachhilfe benötigt ist hier an der richtigen Adresse!

17.09.2018Empfehlung! Ich habe nur Komplimente zu Datenschutzexperte. Das Personal ist kompetent, hilfsbereit und mit guten Preisen. Ich konnte auf ihrer Website viele nützliche Informationen finden und bin sehr zufrieden mit dem Service, der mir zur Verfügung gestellt wurde. Ich werde es definitiv empfehlen.

17.09.2018Empfehlung! We are very happy with the service provided by Datenschutzexperte. Many thanks for a great support.

Wir beantworten Ihre Fragen zum Datenschutz für Hotels

Welche personenbezogenen Daten werden in der Hotelbranche verarbeitet?

In der Hotelbranche werden eine Vielzahl von personenbezogenen Daten verarbeitet. Die Daten, die durch die DSGVO geschützt werden müssen, sind jeweils die personenbezogenen Daten von eigenen Mitarbeitern und Gästen (siehe auch: Datenerhebung beim Check-In – was gilt es zu beachten?). Diese Daten wie beispielsweise Name, Kontaktdaten oder Staatsbürgerschaft werden zum Beispiel im Rahmen von Hotel- oder Tischreservierungen oder dem Versand von Newslettern gesammelt und weiterverarbeitet.

Ist es notwendig, von Gästen eine Einwilligung für die Datenverarbeitung einzuholen?

Für alle Daten, die über die Pflichtangaben des Bundesmeldegesetzes hinausgehen, ist eine Einwilligung der Gäste über die Erfassung und Verarbeitung dieser Daten notwendig, denn diese stellen die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung dar. Für den Fall, dass die Datenverarbeitung zur Vertragserfüllung notwendig ist, ist keine zusätzliche Einwilligung der Betroffenen nötig. Zudem ist ein eindeutiger Hinweis notwendig, welche Daten nach dem Bundesmeldegesetz verpflichtend gemacht werden müssen und welche Daten der Kunde lediglich freiwillig angeben kann.
Dies wurde bereits in der alten Fassung des Bundesdatenschutzgesetzes geregelt. Mit Inkrafttreten der DSGVO wird nun die Transparenz und Verständlichkeit der Aufklärungspflichten betont. Für den Datenschutz im Hotel bedeutet es nun, dass die Gäste unter anderem über folgende Aspekte informiert werden müssen:

Dauer der Speicherung der Daten
Weiterverarbeitung der Daten
Unterrichtung über das Auskunfts- und Löschungsrecht
Unterrichtung über mögliche Sicherheitsmaßnahmen

Was gibt es beim Einsatz von Überwachungskameras im Hotel zu beachten?

Für den Einsatz von Überwachungskameras bedarf es eines datenschutzrechtlichen Erlaubnistatbestandes. Da die Erklärung einer ausdrücklichen Einwilligung des Gastes in die Videoaufzeichnung z.B. bei Betreten der Lobby nicht besonders praktikabel ist, kann die Verarbeitung auf berechtigte Interessen des Verantwortlichen gestützt werden, wenn diese die Interessen oder Grundrechte der Betroffenen überwiegen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Bei Videoüberwachung von öffentlich zugänglichen Bereichen - wie Hotellobby, Fahrstuhl, Restaurants oder Wellnessbereich – ist grundsätzlich von einem berechtigten Interesse des Hoteliers auszugehen. Allerdings ist hierfür vorab eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO durchzuführen. Die Datenschutz-Folgenabschätzung ist ein spezielles Instrument zur Beschreibung, Bewertung und Eindämmung von Risiken. In anderen, den privaten Bereich eines Einzelnen betreffenden, Räumlichkeiten - wie Hotelzimmer, Toilettenbereich, Umkleideräume - ist eine Videoüberwachung aufgrund des Eingriffs in das Persönlichkeitsrecht verboten.

Sofern die Videoüberwachung erlaubt ist, ist mit sichtbaren Hinweisschildern darauf hinzuweisen. Außerdem bedarf es einer internen Regelung, wer die Aufnahmen zu welchem Anlass einsehen darf, und die Videoaufnahmen müssen passwortgeschützt aufbewahrt werden. Nachdem der Zweck der Videoaufzeichnung erreicht wurde, sind die Daten zu löschen.

Wie ist die Erstellung von Gästeprofilen im Hotel datenschutzrechtlich zu bewerten?

Die Erstellung von Gästeprofilen ist nicht unproblematisch. Sofern die Datenerhebung für die eigene Abrechnung der Beherbergungsleistungen relevant ist, verletzt sie die einzuhaltenden datenschutzrechtlichen Regelungen im Hotel nicht. Für darüberhinausgehende Datenverarbeitungen verlangt das BDSG beziehungsweise die DSGVO im Hotel die ausdrückliche Einwilligung des Gastes dazu.

Wie sollte mit Gästedaten nach der Abreise verfahren werden?

Gästedaten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden. Die verschiedenen Daten unterliegen unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen. Als Ihr Datenschutzbeauftragter stellen wir Ihnen gerne ein Löschkonzept zur Verfügung und beraten Sie hierzu. Die Meldebescheinigungen, die im Rahmen des Hotel Check-Ins erfolgen, müssen gelöscht werden, nachdem die entsprechenden Aufbewahrungsfristen vorbei sind.

Unsere Leistungen im Überblick

Mit unserer Datenschutzsoftware Proliance 360 helfen wir Ihnen, Ihren Unternehmens-Datenschutz systematisch Schritt für Schritt umzusetzen. So stellen Sie Ihr Hotel sicher für den Datenschutz auf!

Die Schritte der Software Proliance 360 auf dem Weg zur Datenschutzkonformität umfassen dabei: