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Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)

Die Vorgaben der DSGVO bestimmen Ihr Tagesgeschäft?
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Seit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stehen alle Unternehmen und insbesondere der Verantwortliche (für gewöhnlich der Geschäftsführer eines Unternehmens) in der Dokumentations- und Rechenschaftspflicht. Das bedeutet, dass sie nach Art. 30  DSGVO ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) erstellen müssen (nach BDSG-alt: Verfahrensverzeichnis), sobald es zur Erhebung, Speicherung und Weiterverarbeitung von personenbezogenen Daten  kommt. Mit der Dokumentation aller Verarbeitungsprozesse garantieren die Unternehmen stets Transparenz in Hinblick auf die Nutzung von personenbezogenen Daten. Insoweit liegt es aus Beweisgründen immer im Eigeninteresse der Unternehmen, das Verarbeitungsverzeichnis zuverlässig zu führen, um sich im Zweifelsfall bei entsprechenden Vorwürfen entlasten zu können.

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Was bedeutet Verarbeitung und was sind Verarbeitungstätigkeiten?

Als Verarbeitung werden alle Prozesse und Abläufe im Unternehmen klassifiziert, bei denen personenbezogene Daten im Unternehmen verarbeitet werden. Eine Verarbeitung betrifft demnach die Speicherung, Veränderung, Übermittlung, Sperrung oder die Löschung von personenbezogenen Daten. Da es sich hier um verschiedene Prozesse handelt, in denen unterschiedliche Unternehmensabteilungen involviert sein können, müssen alle Verarbeitungen in einem Verarbeitungsverzeichnis erfasst werden, um die Datenschutz Anforderungen der DSGVO zu erfüllen.

Die wichtigsten Grundsätze in Bezug auf die Verarbeitung sind dabei:

  • Transparenz
  • Zweckbindung
  • Datenminimierung
  • Richtigkeit
  • Speicherbegrenzung

Welche Unternehmen müssen laut DSGVO ein Verarbeitungsverzeichnis führen?

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist ein elementarer Bestandteil der unternehmerischen Dokumentation im Datenschutz. Sobald es also zur Erhebung und Speicherung von personenbezogenen Daten kommt, ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, ein Verarbeitungsverzeichnis zu führen. Ein Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern ist in folgenden Fällen von der Pflicht befreit:

  • Datenverarbeitung birgt kein Risiko für die Rechte und Freiheiten des Betroffenen
  • Datenverarbeitung erfolgt gelegentlich
  • keine Datenverarbeitung von besonderen Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO und Art. 10  DSGVO

Aufgrund der Komplexität der Regelungen der DSGVO empfiehlt es sich jedoch, dass jedes Unternehmen ein Verarbeitungsverzeichnis führt. So haben das Unternehmen sowie Datenschutz Verantwortliche einen Überblick über die Verarbeitungstätigkeiten. Besonders der Datenschutzbeauftragte  eines Unternehmens, der zur Zusammenarbeit mit der zuständigen Aufsichtsbehörde verpflichtet ist, kann mit Hilfe des VVTs jederzeit die datenschutzrechtliche Konformität der Datenverarbeitung belegen. Ein Unternehmen sollte daher ein Verzeichnis über Verarbeitungen als Chance ansehen, da auf diese Weise das Risiko einer Datenpanne  und damit einer Abmahnung minimiert werden kann.


Welche Unterstützung bietet datenschutzexperte.de beim Verarbeitungsverzeichnis gemäß DSGVO?

Bei vielen Unternehmen herrscht weiterhin große Unsicherheit, wie einzelne Verarbeitungsprozesse personenbezogener Daten im Verarbeitungsverzeichnis korrekt zu erfassen und zu dokumentieren sind, ohne Datenschutzgesetze zu verletzen. Wir von datenschutzexperte.de unterstützen Sie bei der DSGVO-konformen Erstellung und Führung eines solchen Verarbeitungsverzeichnisses.

Damit die einzelnen Verarbeitungen und Verarbeitungstätigkeiten innerhalb Ihres Verarbeitungsverzeichnisses rechtskonform geführt werden, prüft Datenschutzexperte – in Abhängigkeit vom ausgewählten Leistungspaket  – eine bestimmte Anzahl der von Ihnen erstellten Verarbeitungen auf Datenschutzkonformität. Mithilfe unseres Feedbacks und den vorhandenen Vorlagen und Musterentwürfen können Sie weitere Verarbeitungen innerhalb Ihres Verzeichnisses selbst anlegen.

Sollten Sie darüber hinaus zusätzliche Beratungsstunden  benötigen, können diese zu einem Stundensatz von 160 Euro (Abrechnung per 15 Minuten) beauftragt oder durch hinzubuchbare Stundenpakete abgerufen werden. Unabhängig von Ihrem gebuchten Leistungspaket können Sie eines der folgenden Stundenpakete buchen:

  • 5 Beratungsstunden: 700 Euro (140 Euro pro Stunde statt 160 Euro pro Stunde)
  • 10 Beratungsstunden: 1300 Euro (130 Euro pro Stunde statt 160 Euro pro Stunde)

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Unsere Leistungspakete

Wählen Sie das für Sie passende Leistungspaket - von der kostenbewussten Basisabsicherung bis hin zur individuellen Premiumberatung. Unsere zertifizierten Datenschutzexperten beraten Sie stets mit größter Expertise.

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Erstellung des Verarbeitungsverzeichnisses gemäß DSGVO mit myDSE

Wir von datenschutzexperte.de helfen Ihnen mithilfe unserer Datenschutzmanagement-Software myDSE  bei der Erstellung eines Verarbeitungsverzeichnisses. Sie erhalten zudem unterschiedliche Beispiele und Vorlagen, die Ihnen dabei helfen, ein individuelles Verarbeitungsverzeichnis zu erstellen, das die Anforderungen der DSGVO erfüllt. Mithilfe dieser Management-Plattform erhalten Sie jederzeit einen genauen Überblick über die aktuelle Lage in Hinblick auf den Datenschutz in Ihrem Unternehmen und arbeiten DSGVO-konform Mit myDSE können Sie jedoch nicht nur Ihr Verarbeitungsverzeichnis zentral organisieren. Auch Verträge etwaiger Auftragsverarbeiter können über die Plattform gespeichert und abgelegt werden.  Außerdem können wir Ihnen über die Plattform stets eine standortunabhängige Datenschutzberatung gewährleisten, wenn Sie weitere Fragen zu Erstellung, Formalien oder Struktur des Verarbeitungsverzeichnisses haben.

 

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Wir stehen Ihnen zur Seite

Mit meiner fundierten Erfahrung in der operativen Unternehmensberatung helfe ich Ihnen dabei, die Vorgaben der DSGVO pragmatisch umzusetzen.

Dominik Fünkner

(zertifizierter Datenschutzbeauftragter & Geschäftsführer)

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