Symbolbild für Datenschutz in Agenturen

Datenschutz in Agenturen: Das sollten Sie wissen!

Agenturen haben ständig mit personenbezogenen Daten zu tun, dabei geht es um eigene Daten des Unternehmens und der Mitarbeitenden aber auch im die Daten der Kunden vom kleinen Betrieb bis zum Weltkonzern. Was Agenturen beachten müssen und wie Sie bei der konsequenten Umsetzung der DSGVO vorgehen können, erfahren Sie hier. 

2024-02-28

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Datenschutz in Agenturen: Das sollten Sie wissen!

Das Wichtigste in Kürze

  • Agenturen arbeiten nahezu jeden Tag mit personenbezogenen Daten. Eine gute Datenschutz-Compliance ist essentiell, um Rechtsverstöße zu vermeiden.
  • Bei Verstößen gegen die DSGVO drohen sensible Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes. Im Jahr 2023 sind die Gerichtsurteile mit verhängten Bußgeldern enorm angestiegen. Der Trend wird sich weiter fortsetzen.
  • Die DSGVO gewährt der jeweiligen betroffenen Person eine Vielzahl von Rechten, um Datenmissbrauch einzuschränken. Das bedeutet mehr Pflichten für Unternehmen: Von dem Führen eines Verarbeitungsverzeichnisses über das Treffen von technischen und organisatorischen Maßnahmen bis zur Risikoanalyse.
  • Für einen rechtskonformen Datenschutz sind unter anderem auch verlässliche Löschkonzepte notwendig. Agenturen, die mit großen Datenmengen arbeiten, sollten daher auf eine schnelle Löschung nicht mehr benötigter Daten achten.

 

Deshalb ist das Thema Datenschutz in Agenturen relevant

Insbesondere die drohenden Bußgelder bei Nichteinhaltung - 20 Millionen Euro oder bis zu 4 Prozent des gesamten Jahresumsatzes - machen deutlich, dass es immer die beste Wahl ist, datenschutzrechtliche Maßnahmen zu ergreifen. Hinzu kommt bei einer Datenpanne der öffentliche Skandal, verbunden mit dem Verlust wertvoller Geschäftspartner oder Kunden. Agenturen kommen täglich mit datenschutzrechtlich relevanten Themen in Berührung, sei es bei ihrem öffentlichen Auftritt oder beim Umgang mit personenbezogenen Daten.

Aber nicht nur wegen möglicher Strafen sollten Agenturen den Datenschutz in ihrem Unternehmen großschreiben: Ein gut dokumentierter und vorangetriebener Datenschutz kann eine Agentur von anderen hervorheben, Rechtssicherheit bieten und so einen Wettbewerbsvorteilbedeuten.

 

Datenschutz-Checkliste für Agenturen 

Aufgrund der großen Datenmengen, die in Agenturen gespeichert und verarbeitet werden, gibt es viele Schnittstellen zu einschlägigen DSGVO-Vorschriften. Um eine angemessene Datenschutz-Compliance umzusetzen, sollten Sie sich einen Überblick über die wichtigsten Normen verschaffen und die Einhaltung zeitnah angehen.

Nachfolgend haben wir einmal aufgelistet, welche Regelungen Sie in Ihrer Agentur dringend einhalten sollten, um DSGVO-Verstöße zu vermeiden:

  • Ein Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten (VVT) erstellen: Ein solches Verzeichnis dient dazu, alle Verarbeitungsprozesse und -abläufe Ihrer Agentur zu erfassen. Es sollte auch deutlich werden, wer für die verschiedenen Tätigkeiten verantwortlich ist und welche Löschfristen gelten. Ein solches Verzeichnis dient zum einen dem Überblick über vorhandene Datenverarbeitungen, zum anderen aber auch der Nachweispflicht gegenüber der zuständigen Aufsichtsbehörde.
  • Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) umsetzen: Sind alle Prozesse aufgelistet, kann daraus hervorgehen, wo bereits Datenschutzmaßnahmen greifen und an welchen Stellen noch konkrete Maßnahmen getroffen werden müssen, um die Daten entsprechend zu schützen. In der Regel werden bestimmte Maßnahmen definiert, die in einem zweiten Schritt realisiert werden.
  • Risikoanalyse durchführen: Um die richtigen technischen oder organisatorischen Maßnahmen zu treffen, kann es sinnvoll sein, einzelne Tätigkeiten und Prozesse einer Risikoanalyse zu unterziehen, um abzuwägen, welche Daten bei welchen Prozessen auf welche Art zu schützen sind. Dabei gilt: Je sensibler die Daten und je riskanter der Prozess für Pannen, desto höher muss der Schutz sein. Außerdem muss abgewogen werden, ob auf den Prozess verzichtet werden kann, etwa wenn das Risiko für die betroffenen Personen und ihre Daten zu hoch ist.
  • Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) vereinbaren: Werden Daten an einen externen Dienstleister weitergegeben, muss mit diesem ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen werden, um sicherzustellen, dass auch er die Regelungen der DSGVO einhält.
  • Löschkonzepte definieren: Nach der DSGVO dürfen Daten nur dann gespeichert werden, wenn dafür ein legitimer Grund vorliegt. Entfällt dieser Grund, beispielsweise aufgrund der Kündigung der betroffenen Person, sind die Daten schnellstmöglich zu löschen. Dazu sollten Löschkonzepte implementiert werden, die die fristgerechte Löschung möglichst automatisiert bzw. routiniert umsetzen und dabei trotzdem etwaige Aufbewahrungsfristen berücksichtigen.
  • Datenschutzbeauftragte engagieren: Unter Umständen sind Sie zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Dieser Aufgabe kann sich entweder ein eigener Mitarbeiter oder ein externer Datenschutzbeauftragter widmen. Wir bieten Ihnen den Service eines vertrauenswürdigen externen Datenschutzbeauftragten an und beraten Sie gerne zur rechtssicheren Umsetzung der DSGVO.
  • Newsletter und Software überprüfen: Sowohl E-Mail-Newsletter als auch interne Software muss auf die DSGVO-Konformität geprüft werden. Im Zweifel müssen Sie auf datenschutzkonforme Tools umsteigen, die die Vorgaben der DSGVO erfüllen.
  • Mitarbeiterschulungen organisieren: Datenschutz in Agenturen funktioniert nur, wenn das eigene Team die Grundsätze verinnerlicht und in seiner täglichen Arbeit umsetzt. Der Datenschutz bleibt eine unlösbare Aufgabe, wenn nicht alle Mitarbeiter darüber informiert sind, welche Regelungen eingehalten werden müssen. Bieten Sie daher regelmäßige Schulungen an, um sich selbst und Ihr Team auf dem neuesten Stand zu halten.

Fazit zum Datenschutz für Agenturen

Gerade in Agenturen ist es aufgrund großer Datenmengen wichtig, eine gute Datenschutz-Compliance zu etablieren. Das gestaltet sich schwieriger, je mehr Prozesse und Abteilungen vorhanden sind, in denen mit personenbezogenen Daten gearbeitet wird.

Es ist daher wichtig, strukturiert und systematisch an die Umsetzung heranzugehen und auch Mitarbeiter hinsichtlich des Datenschutzes zu schulen. Eine große Hilfe kann es sein, externe Datenschutzberater oder Datenschutzbeauftragte zur Unterstützung zu engagieren, die Ihre Agentur analysiert und entsprechende Maßnahmen empfiehlt.

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Unser Team besteht aus mehr als 80 Datenschutzexperten, die Sie gerne umfassend zum Thema Datenschutz in Agenturen beraten. Nehmen Sie jederzeit Kontakt zu uns auf.

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Artikel veröffentlicht am 28.02.2024

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