Die DSGVO rechtssicher umzusetzen, ist für viele Unternehmer eine Herausforderung. Oft ist es der manuelle Aufwand, den Verantwortliche unzureichend überblicken und der zu viel Zeit kostet. Mit einer Datenschutzmanagement Software gehen Sie dagegen sehr viel effizienter vor. Entdecken Sie unsere praktischen Tipps, wie Sie auch für Ihre Unternehmenszwecke eine passende Datenschutzmanagement Software finden.
Für wen eignet sich eine Datenschutzmanagementsoftware?
Eine Datenschutzmanagementsoftware eignet sich für alle Unternehmer, die zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet sind. Insbesondere profitieren von einer Software Lösung Unternehmen, die im Tagesgeschäft nur wenig Zeit haben, sich in alle Facetten des Datenschutzes eigenständig einzuarbeiten. Stattdessen bietet eine Datenschutzmanagementsoftware eine systematische Lösung, die schnell und vor allem rechtssicher umgesetzt werden kann. Insbesondere ein professioneller Support erleichtert Ihnen das Aufsetzen des neuen Tools und ist Ihr Ansprechpartner während der laufenden Anwendung. Sollten Sie mit einem externen Datenschutzbeauftragten zusammenarbeiten, kann die Datenschutzmanagement Software auch von diesem eingesetzt und verwaltet werden.
Was gibt es bei einer Datenschutzmanagement Software zu beachten?
Auf der Suche nach einem Datenschutzmanagement Softwareprogramm werden Ihnen verschiedenste Tools begegnen, die sich im Detail unterscheiden. Damit Sie sich einen schnellen Überblick verschaffen können, welche Software für Ihr Datenschutzmanagement geeignet ist, vergleichen Sie die Systeme anhand der folgenden drei Merkmale:
Definieren Sie den Einsatzzweck
Im Datenschutz sind verschiedene Aufgaben zu erledigen: Das Erstellen einer Datenschutzerklärung oder die Integration eines Consent Management Tools auf der Website sind nur einige wenige Beispiele. Für all diese Teilbereiche gibt es Tools oder Generatoren, die bei der praktischen Umsetzung helfen können. Erledigen Sie alle Aufgaben mit individuellen Softwareprogrammen, besteht die Gefahr, schnell den Überblick zu verlieren und doppelte Arbeit zu leisten. Abhilfe schafft ein multifunktionales Datenschutz Management System. Selbst wenn Sie aktuell noch nicht den vollen Funktionsumfang benötigen, blicken Sie schon jetzt in die Zukunft: Je größer Ihr Unternehmen wird, desto wichtiger und komplexer wird das effektive Datenschutzmanagement. Je früher Sie vorausschauend beginnen, umso besser sind Sie auch in späteren Unternehmensphasen aufgestellt.
Setzen Sie auf rechtssichere Tools
Bevor Sie sich für ein Datenschutz-Tool entscheiden, prüfen Sie die Vertrauenswürdigkeit des Anbieters. Nur weil die Software für DSGVO-konformes Umsetzen wirbt, heißt es nicht automatisch, dass das Programm selbst datenschutzkonform ist. Anbieter aus den USA zum Beispiel richten sich nicht zwingend an Unternehmer aus der EU. Zudem sind die Datenschutzgrundsätze in den USA und in Europa unterschiedlich ausgelegt und verändern sich im Laufe der Zeit. Es ist schwer abzusehen, ob der Einsatz datenschutzrechtlicher Tools von US-Anbietern zukünftig rechtssicher gestaltet werden kann, weshalb die Wahl eines Anbieters in der EU empfohlen werden kann, um Komplikationen im Zusammenhang mit Drittlandtransfers zu vermeiden. Schauen Sie zudem auch hinter die Kulissen Ihres Tool-Anbieters: Vergewissern Sie sich, dass die Inhalte von Anwälten und Experten für den Datenschutz entwickelt werden.
Legen Sie Wert auf eine einfache Bedienbarkeit
Ein praktisches Tool ist nur dann wirklich hilfreich, wenn es Ihnen die Arbeit abnimmt und erleichtert. In erster Linie sollte die Datenschutzmanagementsoftware daher eine einfache Benutzeroberfläche mitbringen: Schauen Sie sich Videos über die Funktionsweise der Software an, um einen Einblick in das Tool zu erhalten. Prüfen Sie, ob Hilfsdokumente und Tutorials zur Verfügung stehen, die Sie bei der Einarbeitung und bei Zwischenfragen nutzen können. Auch ein Support sollte zu den üblichen Geschäftszeiten für Sie erreichbar sein. Legen Sie auf Automatisierung wert, so vergewissern Sie sich zusätzlich, dass manuelle Arbeit, wie beispielsweise das Erstellen von Verträgen oder datenschutzrechtlich relevanten Dokumentationen durch diese Vorgänge effektiv ersetzt wird. Erleichtern Sie sich Ihre Einschätzung des Tools, indem Sie um einen kostenfreien Demo-Termin bitten und mit einem Mitarbeiter alle Ihre Fragen besprechen. So ersparen Sie sich Fehlversuche, die sich möglicherweise erst mitten im Einsatz als solche offenbaren und bis dahin Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen.
Das sind die Vorteile einer ganzheitlichen Datenschutzmanagementsoftware?
Idealerweise nimmt Ihnen eine umfassende Datenschutzmanagement Software viele Aufgaben ab und vereinfacht die Umsetzung der DSGVO-Vorgaben in Ihrem Unternehmen. Drei unverzichtbare Vorteile machen sich dabei besonders bezahlt:
Zeitsparendes Datenschutzmanagement
Statt sich in der Formatierung von Excel-Tabellen und Word-Dokumenten zu verlieren, sparen Sie sich wertvolle Zeit mit einer vorgefertigten Lösung. Ein ganzheitliches Datenschutzmanagement System bringt die benötigten datenschutzrechtlich relevanten Dokumente und Verträge bereits mit. Diese müssen nur noch mit unternehmensspezifischen Daten ausgefüllt werden. So kann das Thema Datenschutz sehr viel schneller angegangen werden, sodass Sie sich auf Ihre operativen Aufgaben konzentrieren können.
Transparenter Überblick über den aktuellen Status
Eine ganzheitliche Datenschutzmanagement Software vereint alle Aspekte des Datenschutzes in einem Tool. Daher bietet es Ihnen zu jederzeit einen Überblick über den datenschutzrechtlichen Compliance-Status bieten und aufzeigen, wo noch Schwachstellen in Ihrem Unternehmen sind. Da Ihr Unternehmen sowie die Gesetzeslage dynamisch sind und hierdurch ständig neue Anforderungen entstehen, sollte die Software diesen gerecht werden und Änderungen ohne größeren manuellen Aufwand umsetzen können.
Effizientes und übersichtliches Zusammenarbeiten
Sind mehrere Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen mit dem Datenschutz betraut, wird das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten umso wichtiger. Um doppelte Versionen von Dateien zu vermeiden, sollte ein Datenschutzmanagement Programm eine zentrale Plattform bieten. Dort sollten Vorlagen und Muster abgelegt sein, die von allen Teammitgliedern gleichermaßen genutzt werden können und somit zu einem übersichtlichen Dokumentenmanagement beitragen.
Verabschieden auch Sie sich von manueller Arbeit und setzen Sie auf bewährte digitale Prozesse. Die ganzheitliche Datenschutzmanagementsoftware von Proliance 360 unterstützt Sie dabei effektiv. Machen Sie sich selbst unverbindlich ein Bild von unserem Tool und fordern Sie gleich einen kostenfreien Demo-Termin mit einem Experten an.
Autor: Team datenschutzexperte.de
Artikel veröffentlicht am 21.03.2022
