Um die hohen Datenschutzanforderungen in Unternehmen zu erfüllen, werden gerade in größeren Unternehmen externe Datenschutzbeauftragte eingesetzt. Wir geben Ihnen einen Einblick, welche Aufgaben ein Datenschutzbeauftragter (DSB) übernimmt und welche Vorteile mit einer externen Bestellung einhergehen.
Wann brauche ich einen Datenschutzbeauftragten?
In Unternehmen werden regelmäßig personenbezogene Daten von Kunden und auch von den eigenen Mitarbeitern erfasst sowie verarbeitet. Damit diese Prozesse den datenschutzrechtlichen Bestimmungen genügen, sind verschiedenste Maßnahmen im Rahmen der DSGVO zu ergreifen. Zusätzlich gilt: Wenn 20 oder mehr Personen im Unternehmen automatisiert personenbezogene Daten verarbeiten, dann ist die Benennung eines Datenschutzbeauftragten Pflicht. Ob diese Rolle von einem internen Mitarbeiter oder einem externen Spezialisten übernommen wird, entscheiden Sie als Unternehmer. Bei der Wahl sollten Sie lediglich sicherstellen können, dass der eingesetzte Datenschutzexperte die Aufgaben fachlich und organisatorisch voll und ganz erfüllen kann, damit Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind.
Was sind die Aufgaben eines externen Datenschutzbeauftragten
Die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten werden in Art. 39 DSGVO umfassend beschrieben. Diese zahlen darauf ein, den datenschutzrechtlichen Pflichten im Unternehmen gerecht zu werden. Ob intern bestellt oder durch einen externen Datenschutzbeauftragten erledigt - die Aufgaben gelten für beide Personen gleichermaßen: Hier geht es unter anderem um die beratende und auch überwachende Tätigkeit, um die Mitarbeiter im Unternehmen bei der Einhaltung der DSGVO-konformen Datenverarbeitung zu unterstützen. Zu diesem Zweck ist er verpflichtet, die Mitarbeiter entsprechend zu schulen. Mit dem Datenschutzbeauftragten schaffen Sie zugleich eine Instanz, die intern, aber auch extern kommuniziert, beispielsweise mit der Aufsichtsbehörde.
Darüber hinaus können weitere Aufgaben von externen Datenschutzbeauftragten übernommen werden: Von dem Standpunkt aus kann dieser ganz ohne Betriebsblindheit eine Ist-Analyse im Unternehmen vornehmen und bietet Ihnen zugleich eine übergreifende Beratung zur Optimierung Ihrer internen Vorgänge.
Für welche Unternehmen eignet sich ein externer Datenschutzbeauftragter?
Ein externer Datenschutzbeauftragte eignet sich nicht nur für Unternehmen, die generell einen Datenschutzbeauftragten bestellen müssen. Auch wenn Sie sich freiwillig als Selbstständiger oder Inhaber eines kleinen Unternehmens dafür entscheiden, die Überwachung aller Aufgaben rund um die DSGVO bei einer Person zu bündeln, ist ein externer DSB ein wertvoller Begleiter an Ihrer Seite. Sind Sie dagegen rechtlich verpflichtet, ist ein externer Datenschutzbeauftragte bei jeder Unternehmensgröße empfehlenswert. Ob KMU oder Großunternehmen bis Konzern - für jede Unternehmensgröße bietet eine externe Beauftragung attraktive Vorteile im Vergleich zur internen Lösung.
Diese Vorteile bringt ein externer Datenschutzbeauftragter mit sich
Sobald ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden muss, stellt sich die Frage, ob diese Aufgabe intern oder extern erledigt werden sollte. Grundsätzlich sind beide Wege denkbar, doch lohnt es sich, hier strategisch vorzugehen. Wägen Sie Kosten und Nutzen einander ab und beziehen Sie folgende Vorteile mit ein, die Ihnen durch einen externen Datenschutzbeauftragten zugutekommen:
Wertvolle Ressourcen sparen
Die Pflicht, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, tangiert häufig schon kleine Unternehmen. Das umfassende Aufgabenspektrum mit den aktuellen Mitarbeitern abzudecken, stellt Unternehmen regelmäßig vor eine Herausforderung. Die benötigten Zeiten für eine Erfüllung aller Aufgaben sind schlichtweg kaum verfügbar. Abhilfe schafft eine Unterstützung von außen durch einen externen Datenschutzbeauftragten, dem Sie zeitlich flexibel die Aufgaben übergeben können, so wie es für eine rechtlich einwandfreie Umsetzung nötig ist.
Expertenwissen nutzen
Statt einen Mitarbeiter intern für die Rolle des Datenschutzexperten auszubilden, gehen Sie mit externer Unterstützung eine Abkürzung. Gleichzeitig sichern Sie sich von Beginn an langjährige Erfahrungswerte und Expertenwissen. Denn hier können Sie aus Profis wählen, die Qualifikationen wie ein juristisches Studium oder auch berufliche Erfahrungen als Rechtsanwalt mit sich bringen. Ein externer Blick von außen bieten Ihnen zugleich das Potenzial, interne blinde Flecken zu erkennen und zu beseitigen. Damit setzen Sie das Datenschutzmanagement auf hohem Niveau um und entwickeln Ihr Unternehmen professionell weiter.
Ständige Bereitschaft und Vertretung
Ein Datenschutzbeauftragter kann rundum die Uhr gefragt sein und muss mitunter schnell handeln. Sollte ein externer Datenschutzbeauftragter im Urlaub oder aus anderweitigen Gründen nicht verfügbar sein, ist eine fachkompetente Vertretung schnell organisiert - anders als wenn Sie die Stelle interne besetzt haben. So gestalten Sie beruhigt Ihren Arbeitsalltag und sichern sich im Bedarfsfall regelmäßig eine schnelle Reaktionszeit.
Minimieren des Risikos
Mit einem externen Datenschutzbeauftragten minimieren Sie das Risiko für Datenschutzverstöße. Durch das umfangreiche Fachwissen werden datenschutzrechtliche Lücken aufgedeckt und kompetent geschlossen. Die Gefahr von Bußgeldzahlungen und unangenehmer medialer Aufmerksamkeit sinkt im Vergleich zu reinen internen Lösungen.
Gestalten auch Sie Datenschutz in Ihrem Unternehmen zu Ihrem Vorteil und machen Sie von einem externen DSB Gebrauch. Mit einem passenden Leistungspaket abgestimmt auf Ihre Unternehmensgröße bieten wir Ihnen einen Service, der Ihren Anforderungen an einen externen Datenschutzbeauftragten gerecht wird. Buchen Sie gleich einen kostenfreien Kennenlerntermin, um mehr zu unseren Angeboten für Sie zu erfahren.
Autor: Team datenschutzexperte.de
Artikel veröffentlicht am 25.05.2022
