Software-Anwendungen, die mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) arbeiten, gewinnen im HR-Management zunehmend an Bedeutung. People Analytics ist hierfür ein wichtiges Beispiel: Es unterstützt Personaler dabei, objektive und diskriminierungsfreie Entscheidungen zu treffen. Langwierige Personaldebatten und Entscheidungsprozesse können dadurch umgangen werden. Unternehmen schätzen die Effektivität des Tools. Lesen Sie, worum es bei People Analytics geht und welche Rolle das Thema Datenschutz beim Einsatz dieses Tools spielt.
Das versteht man unter People Analytics
People Analytics ist ein Analysetool, dessen Grundidee darin besteht, datenbasierte Erkenntnisse für die Personalarbeit zu gewinnen. Das Tool arbeitet zum Teil mithilfe von Künstlicher Intelligenz – also dem Einsatz von Algorithmen, die ein intelligentes Verhalten nachahmen. People Analytics ist auch bekannt als HR Analytics, HR Intelligence oder Workforce Analytics. Drei Aspekte machen People Analytics im Besonderen aus:
- Die Analyse von immer größeren Mengen mitarbeiterbezogener Daten (Big Data)
- Der Einsatz von immer mächtigeren Datenanalysemöglichkeiten (Advanced Analytics)
- Das Ziel, Wissen und Informationen zu sichern, um zu einem evidenzbasierten Personalmanagement beizutragen
Welche Konflikte können zwischen People Analytics und Datenschutz entstehen?
People Analytics und Datenschutz können nicht getrennt voneinander betrachtet werden. Bei der Verwendung des Tools werden zahlreiche personenbezogene Daten verarbeitet, unter Umständen auch besondere Kategorien personenbezogener Daten. Diese unterliegen laut DSGVO einem besonderen Schutz. Deshalb müssen beim Einsatz von People Analytics auch datenschutzrechtliche Aspekte einbezogen werden. Die DSGVO sieht vor, dass bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten immer eine Rechtsgrundlage bestehen muss. Insofern kein berechtigtes Interesse oder andere Alternativen der Rechtsgrundlage einschlägig sind (zum Beispiel die Erforderlichkeit für die Erfüllung eines Vertrages oder die Erforderlichkeit für die Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung), sollte bei der Nutzung von People Analytics also eine freiwillige Einwilligung der betreffenden Mitarbeiter eingeholt werden. In Bezug auf die besonderen Kategorien personenbezogener Daten ist die Einholung einer Einwilligung sogar obligatorisch. Die Freiwilligkeit der Erklärung birgt jedoch auch Konfliktpotential: Bewerber und Mitarbeiter können ihr Einverständnis jederzeit widerrufen. Dies hat unter Umständen zur Folge, dass aufbauende Analysen nicht mehr mit den erhobenen Daten ausgeführt werden dürfen. Außerdem ist die Freiwilligkeit der Einwilligung nicht immer zweifelsfrei: Bewerber und Mitarbeiter könnten beispielsweise eine schlechte Bewertung durch ihren Chef befürchten, wenn sie der Datenanalyse nicht zustimmen.
Kompliziert verhält es sich auch mit der durch die DSGVO geforderten Zweckgebundenheit. Die Einwilligung in die Datenverarbeitung ist laut DSGVO nur dann gültig, wenn der Zweck der Datenerhebung und -verarbeitung eindeutig genannt wird. Hier muss genau geprüft werden, ob die Analysen einem definierten Zweck dienen und dieser konkret festgeschrieben werden. Neue Erkenntnisse und Ergebnisse, die sich erst aus der Analyse ergeben, sind damit ausgeschlossen.
Das sollten Sie beachten, um Ihre Daten zu schützen
Grundsätzlich ist es von Vorteil, wenn alle beteiligten Mitarbeiter über die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen beim Einsatz von People Analytics aufgeklärt sind. Personaler sollten über das nötige Hintergrundwissen verfügen, um Datenschutzpannen vorzubeugen. Aber auch Betroffene sind aufgerufen, ihre Rechte zu stärken. Grundsätzlich erhalten Sie immer Einsicht in die von Ihnen gespeicherten Daten. Wenn personenbezogene Daten in Unternehmen verarbeitet werden, müssen alle Mitarbeiter entsprechend geschult sein. Sprechen Sie diese also ruhig an und informieren Sie sich über den genauen Zweck und Ablauf der Datenverarbeitung. Sollten Sie eine Einwilligung erteilt haben, machen Sie von Ihrem Recht Gebrauch, diese jederzeit zu widerrufen.
People Analytics wirft in Sachen Datenschutz kritische Fragen auf. Immerhin werden beim Einsatz von Analysetools im HR-Bereich zahlreiche personenbezogene Daten verarbeitet. Doch sind das Tool People Analytics und der Datenschutz ein Widerspruch? Hier kommt es darauf an, wie gut Personalabteilungen die Regelungen der DSGVO umsetzen. Die eindeutige Bestimmung eines Zweckes der Datenverarbeitung ist dabei ebenso essenziell wie die Einholung der Einwilligung von Betroffenen. Wenn Sie in datenschutzrechtlichen Fragen unsicher sind, holen Sie sich Unterstützung von Experten. Das Team von datenschutzexperte.de steht Ihnen dabei gerne mit Rat und Tat zur Seite. Sprechen Sie uns einfach an!
Autor: Team datenschutzexperte.de
Artikel veröffentlicht am 27.07.2022
