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Proliance Privacy Insights: KMU Datenschutz 2022 – eine Studie gibt Einblicke

Das Thema Datenschutz ist in den Unternehmen angekommen. Doch welche Herausforderungen bringt der Arbeitsalltag für Datenschützer mit sich und wie können wir ihn effizienter gestalten? Eine neue Studie von datenschutzexperte.de liefert Antworten.
 

2022-09-12

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Der Datenschutz ist in Unternehmen mittlerweile fest verwurzelt. Spätestens seit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 muss jedes Unternehmen über die eigenen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten genaue Rechenschaft ablegen. Andernfalls drohen hohe Bußgelder. Es ist also nicht verwunderlich, dass sich zahlreiche Mitarbeiter schwerpunktmäßig mit diesem Thema beschäftigen. Auch digitale Hilfsmittel kommen dabei zum Einsatz. Doch welche Herausforderungen ergeben sich daraus im Alltag der zuständigen Mitarbeiter? Was sind die größten Zeitfresser und wie können wir Arbeit und Abläufe effizienter gestalten? datenschutzexperte.de hat sich mit diesen Fragen beschäftigt und über 100 Datenschutzbeauftragte in KMUs befragt. Sie alle sind mit dem Thema Datenschutz betraut und kennen die Knackpunkte und Hürden, die der berufliche Alltag eines Datenschutzbeauftragten mit sich bringt. Die Ergebnisse der Studie sind aufschlussreich – und zum Teil überraschend.

Das Thema Datenschutz hat Brisanz

Über 1/3 der Studienteilnehmer arbeitet in Unternehmen, die mehr als 1000 Mitarbeiter haben. Komplexe Unternehmensstrukturen und Prozesse gehören also zu ihrem Tagesgeschäft. Befragt wurden vorwiegend Personen, die zum Großteil als interne Datenschutzbeauftragte oder in einer ähnlichen Position in ihrem Unternehmen tätig sind. Aber auch Mitarbeiter, die nur am Rande mit dem Thema Datenschutz in Kontakt kommen, zählen zur Zielgruppe der Studie. Trotzdem geben weniger als 10 % der Teilnehmer an, über geringe Datenschutzkenntnisse zu verfügen. Mindestens die Hälfte der Teilnehmer stuft ihr Wissen zumindest als durchschnittlich ein. Knapp 40 % geben an, über ein hohes Datenschutzwissen zu verfügen. Die Ergebnisse zeigen klar: das Thema Datenschutz hat in Unternehmen große Relevanz. Nun geht es darum, die Schwachstellen im Datenschutzmanagement zu identifizieren, damit die Umsetzung der DSGVO so effizient wie möglich gestaltet werden kann.

Klassische Projektmanagement-Skills sind gefragt

Das wohl überraschendste Ergebnis der Studie: Der größte Zeitfresser beim Datenschutz sind typische Projektmanagement-Tätigkeiten. Dabei geht es zum Beispiel um die Beschaffung von Informationen: Die dezentrale Aufbewahrung von Datenschutzvorgängen und die Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen erweisen sich als kompliziert und aufwändig. Fast 40 % der Arbeitszeit aller befragten Mitarbeiter fließen in diese Aufgaben. Aber auch die Dokumentations- und Rechenschaftspflichten der DSGVO fordern Unternehmen einiges ab: Insbesondere die lückenlose Pflege des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) beschäftigt Mitarbeiter in besonderem Maße. Hinzu kommt die Dokumentation aller technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM). Das Thema Dokumentation frisst bei Mitarbeitern insgesamt rund 1/3 ihrer Arbeitszeit – Zeit, die an anderer Stelle fehlt.

Die Chancen der Digitalisierung ergreifen

Die Studie legt dar, dass Mitarbeiter das betriebliche Datenschutzmanagement nicht nur als komplex, sondern auch als zeitintensiv erleben. Gleichzeitig besteht ein reges Interesse an digitalen Lösungen. Bereits 1/3 der Befragten setzt in ihrem Arbeitsalltag eine Datenschutzmanagementsoftware ein. Eine Mehrheit derjenigen, die das Thema Datenschutz noch mit selbst aufgesetzten To-Do-Listen und Excel-Tabellen umsetzen, zeigt großes Interesse an den Möglichkeiten der Digitalisierung. Denn gerade die Erfüllung von Dokumentationspflichten und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit gestalten sich über ein zentrales Tool um einiges unkomplizierter: Dokumente liegen an einem für alle Zuständigen zugänglichen Ort ab und können von jedem jederzeit bearbeitet werden. Alle Mitarbeiter sind auf einem Stand – und das ganz ohne zurückgelegte Wege oder veraltete Versionen. Große Aufgaben wie die Umsetzung von Risikoabwägungen und Datenschutz-Folgenabschätzungen verlieren dadurch an Schrecken. Mitarbeiter haben mehr Zeit, um sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren und ihr Wissen an die Fachabteilungen weiterzugeben.

Unternehmen nehmen den Datenschutz ernst. Immer mehr Mitarbeiter sind mit dem Thema betraut und verbringen einen Großteil ihrer Arbeitszeit damit. Und doch gibt es zahlreiche Hürden, die den Berufsalltag von Datenschützern erschweren. Lesen Sie in der aktuellen Studie von datenschutzexperte.de, mit welchen Zeitfressern Mitarbeiter zu kämpfen haben und gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse, wie Sie Ihren eigenen oder den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter effizienter gestalten können.

Autor: Team datenschutzexperte.de
Artikel veröffentlicht am 12.09.2022

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Portraits unserer Datenschschutzexperten Dominik Fünkner, Dorothea Teichman, Nathalie Dold und Hauke Gerdey
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