Überprüfung von Immobilienmaklern – Datenschutz für Immobilienmakler und Vermieter

Der Datenschutz wird immer wichtiger und nimmt eine entscheidende Rolle in allen geschäftlichen Vorgängen ein. Durch die Einführung der DSGVO im Jahr 2018 hat sich der Einfluss der Datenschutzbestimmungen in sämtlichen Lebensbereichen noch einmal verstärkt. Auch in der Immobilienbranche spielt der Datenschutz eine wichtige Rolle und sollte von privaten Vermietern sowie Immobilienmaklern ernst genommen werden.

Ob kaufen oder mieten, noch bevor es zu einem Besichtigungstermin kommt, werden meist eine Vielzahl personenbezogener Daten erhoben. Dass dies den Datenschutz gefährdet oder sogar verletzt, ist den wenigsten bewusst. Nun möchte der Datenschutzbeauftragte von Hamburg Immobilienmakler verstärkt Überprüfungen unterziehen. Welche Daten im Bewerbungsprozess erhoben werden dürfen und worauf Immobilienmakler aus datenschutzrechtlicher Sicht achten sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Das Wichtigste in Kürze

• Der Datenschutzbeauftragte von Hamburg will stärker dagegen vorgehen, dass Immobilienmakler zu früh und zu viele Daten potenzieller Mieter erheben und verarbeiten. Dies sei nach aktueller Rechtslage unzulässig.
• Wie fast alle Unternehmen treffen auch Immobilienmakler Pflichten bezüglich des Datenschutzes. Sie haben unter anderem Aufklärungs- und Informationspflichten gegenüber Bewerbern und Auftraggebern.
• Auch für Makler gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit: Es dürfen nur die Daten erhoben werden, die relevant für die Geschäftsbeziehung sind. Wer Daten zu Unrecht erhebt, riskiert Bußgelder von bis zu 2 % des weltweiten Jahresumsatzes.
• Viele Angaben, die für das Filtern potenzieller Mieter verwendet werden, dürfen zu keinem Zeitpunkt erfragt werden oder als Kriterium für die Auswahl dienen. Darunter fallen Angaben zur Herkunft, Religion, Beziehungsstatus oder Kinderwunsch.

Datenschutz in der Immobilienbranche: Deshalb erfolgt eine Überprüfung von Immobilienmaklern

Der Wohnungsmarkt ist seit Jahren sehr angespannt, der Andrang von Interessenten pro Immobilie enorm. Private Vermieter und Immobilienmakler sind daher in der Praxis häufig dazu gezwungen, eine Vorauswahl zu treffen, welche Interessenten überhaupt zu einer Besichtigung geladen werden.

Während viele nach dem „first come, first serve“-Prinzip arbeiten, also diejenigen einladen, die sich als Erstes auf das Inserat gemeldet haben, versuchen immer mehr Makler schon im Bewerbungsprozess die potenziell besten Bewerber herauszufiltern.

Dazu werden meist personenbezogene Daten unberechtigt im Rahmen des Bewerbungsprozesses angefordert, wie etwa eine aktuelle Schufa-Auskunft oder ein Gehaltsnachweis. Um sich die Chance auf eine neue Bleibe nicht direkt zu verbauen, kommen die meisten Bewerber diesen Forderungen gewissenhaft nach und stellen sensible Daten unverzüglich bereit. Häufig geben Bewerber Suchportalen und Wohnungsplattformen ihre personenbezogenen Daten preis, ohne sich über das Ausmaß der Datenverarbeitung im Klaren zu sein.

Dass diese Datenerhebung bzw. Datenverarbeitung rechtswidrig sein kann, ist den Beteiligten häufig nicht bewusst. Bereits bei der ersten Kontaktaufnahme pauschal eine große Menge an Daten von Interessenten einzufordern, widerspricht der geltenden DSGVO - und somit den Datenschutzbestimmungen in Deutschland. 

Um dem Einhalt zu gebieten, sollen nun von staatlicher Seite stärkere Überprüfungen der Bewerbungsbögen und -prozesse erfolgen. So will der Datenschutzbeauftragte von Hamburg gezielt Einsicht in die Bewerbungsbögen für Mietwohnungen nehmen, um Verstöße gegen den Datenschutz aufzudecken.

Welche Datenschutz-Pflichten haben Immobilienmakler?

Datenschutzrechtliche Pflichten treffen Makler in zweierlei Hinsicht: Zum einen gegenüber Auftraggebern, darunter fallen meist künftige Vermieter, zum anderen auch gegenüber Mietern oder Bewerbern.

Immobilienmakler sowie Immobilienunternehmen unterliegen dabei den gleichen Pflichten, die die DSGVO für fast alle Unternehmen innerhalb der Europäischen Union vorschreibt:

• Rechtmäßigkeit von Datenverarbeitungen: Daten dürfen nur dann verarbeitet werden, wenn dies rechtlich gebilligt ist,
• Transparenz der Verarbeitung: Die betroffenen Personen müssen aufgeklärt werden, welche Daten erhoben und verarbeitet werden,
• Zweckgebundenheit der Verarbeitung: Die Verarbeitung muss immer einem legitimen Zweck dienen. Entfällt der Zweck, sind die Daten unverzüglich zu löschen, sie dürfen nicht für einen anderen Zweck verwendet werden (Kopplungsverbot),
• Risikoeinschätzung: Je sensibler die Daten, desto eher muss das Risiko abgeschätzt werden, ob sich Zweck und Risiko der Verarbeitung die Waage halten und müssen geeignete Maßnahmen ergriffen werden, um dementsprechend die Daten zu schützen,
• Minimierung personenbezogener Daten: Es sind nur die Daten der betroffenen Personen zu erheben, die für die Verarbeitung erforderlich sind
• Richtigkeit der Daten: Daten müssen auf ihre Richtigkeit geprüft werden,
• Vertraulichkeit: Es ist dafür zu sorgen, dass die Daten geschützt sind und vertraulich bleiben,
• Rechenschaftspflicht: Es besteht eine Rechenschaftspflicht zur Einhaltung der Pflichten gegenüber allen Beteiligten. Daher müssen alle Vorgänge dokumentiert werden.

Welche Daten dürfen Immobilienmakler erheben?

Grundsätzlich müssen Makler darauf achten, nur die Daten zu erheben, die für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen von Bedeutung sind. Das sind in der Regel Angaben zur Identifikation, also der Vor- und Nachname, aber auch Kontaktdaten wie die Telefonnummer oder E-Mail können zwecks Erreichbarkeit erfragt werden.

Ein Ausweisdokument darf zwar gesichtet werden, die Anfertigung einer Kopie ist hingegen unzulässig.

Zudem ist es erlaubt, die Absicht einer Haustierhaltung zu erfragen, auch wenn diese vom Vermieter nicht ohne weiteres untersagt werden darf. Nicht erlaubt sind in diesem Stadium aber Fragen zu den wirtschaftlichen Verhältnissen und die Kopie von Wohnberechtigungsscheinen. Beides darf allerdings vor Ort gesichtet werden.

Deshalb ist eine Einwilligung meist unwirksam

Weitere Angaben anzufordern, die über die genannten Punkte hinausgehen, sind auch im Rahmen einer Selbstauskunft grundsätzlich unzulässig, selbst dann, wenn der Bewerber sich ausdrücklich mit der Erhebung, Speicherung und Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten einverstanden erklärt.

Zudem darf die Einwilligung nicht an den Abschluss eines bestimmten Vertrages gebunden sein (sog. Kopplungsverbot). Genau dieser Umstand liegt allerdings meist vor, wenn eine Vielzahl von Daten abgefragt wird, um im Anschluss in die engere Wahl für einen möglichen Mietvertrag zu kommen.

Wohnungsbesichtigung: Welche Fragen sind unzulässig?

Fragen oder Datenerhebungen vor und während der Besichtigung, die über die genannten Punkte hinausgehen, sind in der Regel unzulässig. Kommt es jedoch zu einer Vertragsanbahnung, dürfen Immobilienmakler mit der Einwilligung der Betroffenen mehr Daten erheben. 

Hierbei kommt es auf die Erforderlichkeit der Datenerhebung an. In dem Termin vor Vertragsschluss ist es grundsätzlich noch nicht erforderlich, eine Schufa-Auskunft oder Gehaltsnachweise einzuholen. Hier kann es helfen zu erfragen, ob eine gewisse Einkommensgrenze überschritten wird (z.B. „Verdienen Sie mehr als 1.500 Euro netto monatlich?“). Unterlagen zum konkreten Einkommen sind aber meist erst zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses tatsächlich erforderlich. 

Einige Fragen sind in allen Stadien der Vertragsanbahnung unzulässig und müssen durch die betroffene Person auch nicht wahrheitsgemäß beantwortet werden.

Fazit: Auch Immobilienmakler müssen sich datenschutzkonform verhalten

Aufgrund der angespannten Situation auf dem Wohnungsmarkt sehen sich Immobilienmakler häufig dazu veranlasst, schon vor einer Besichtigung Bewerber auszusortieren und nur wenige der Interessenten einzuladen. Hierzu werden meist auch Kriterien wie das Einkommen oder die Bonität herangezogen. Datenschutzrechtlich sind diese Vorgehensweisen allerdings nicht nur bedenklich, sondern unter Umständen sogar rechtswidrig. Um Bußgelder zu vermeiden, sollten sich Makler daher stets an die geltenden Datenschutzvorgaben halten.

Autor: Team datenschutzexperte.de
Artikel veröffentlicht am 10.01.2023