Case Study: Wie das Software-Unternehmen Thalox gemeinsam mit Proliance Datenschutz denkt.

Kaum eine Branche ist so direkt mit den Themen des Datenschutzes konfrontiert, wie IT- und Softwareunternehmen. Das gesamte Geschäft beruht auf Daten. Kein Wunder also, dass Unternehmen wie Thalox einen starken Eigenantrieb haben, wenn es um Datenschutzlösungen geht. CEO Erwin Arnold beschreibt das Engagement seines Unternehmens als „Herzenssache“.

2024-06-26

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Case Study: Wie das Software-Unternehmen Thalox gemeinsam mit Proliance Datenschutz denkt.

Ausgangslage

Thalox ist ein Unternehmen, das schon seit 2020 besteht und auf die Segmentierung von Kundendaten spezialisiert ist. Aktuell betreibt die Firma Niederlassungen in Deutschland und Portugal. Mit einem Team von zwei Mitarbeitern ist man in Deutschland aktiv und drei arbeiten in Portugal. So unterstützt Thalox seine Kunden – hauptsächlich Unternehmen mit 50 bis 250 Mitarbeitern. Dabei geht es immer darum, Marketingmaßnahmen durch ein KI-gestütztes Tool erfolgreicher zu machen. Die Kundendatenbanken dieser Unternehmen umfassen in der Regel zwischen 15.000 und 200.000 Kontakte. Es gibt allerdings auch größere Kunden.
Als Thalox begann, mit einem Großkunden mit einem Umsatz von 2 Milliarden Euro zusammenzuarbeiten, wuchs die Bedeutung des Datenschutzes enorm. Die Sicherheit der umfangreichen Datenbestände und die Erfüllung strenger Datenschutzanforderungen wurden zu einer zentralen Herausforderung für das Unternehmen. Doch bereits vorher interessierte sich Arnold für das Thema, wie er sich erinnert: 

„Eigentlich hat das Thema für uns sehr früh eine Rolle gespielt und war mir auch ein persönliches Bedürfnis. Wir arbeiten mit Unmengen an Daten und ich wollte von Beginn an sicherstellen, dass wir Prozesse einführen, erforderliche Dokumente haben und im Austausch mit den Kunden datenschutzkonform arbeiten.“

Den Anfang machte der Besuch bei einem Rechtsanwalt, der für Thalox AGBs und das Customer Service Agreement schreiben sollte. Doch schnell war klar, dass es mehr sein sollte.

Maßnahmen

Um den Datenschutzanforderungen gerecht zu werden, entschied sich Thalox, die Expertise von Proliance in Anspruch zu nehmen.

„Ich habe mir vor zwei Jahren mehrere Unternehmen angesehen und bin schließlich zu Proliance gegangen“, so Arnold, „weil das gesamte Leistungsspektrum auf mich einfach rund gewirkt hat. Es gibt im Markt viele Mitbewerber von Proliance, die sich zum Beispiel auf die ISO 27001-Zertifizierung fokussieren. Für die ist Datenschutz aber nur ein Beiwerk. Proliance ist da etwas anders. Die können auch die ISO, haben aber ein tieferes Angebot beim Datenschutz und einen unglaublichen Fundus an ready to use Vorlagen. Das finde ich gut.“

Die weiteren Schritte in der Zusammenfassung:

1. Einführung eines Datenschutzbeauftragten: Thalox beauftragte einen externen Datenschutzbeauftragten von Proliance, der als direkter Ansprechpartner fungiert und sicherstellt, dass alle Datenschutzanforderungen eingehalten werden.
2. Nutzung der Proliance Software: Die Proliance Software führt Thalox durch alle notwendigen Maßnahmen zur Einhaltung der Datenschutzrichtlinien. Diese Software bietet einen strukturierten und geführten Prozess, der es ermöglicht, den Fortschritt jederzeit eng zu überwachen.
3. Dokumentenvorlagen und Schulungen: Die vorgefertigten Dokumentenvorlagen von Proliance erleichterten die Implementierung der notwendigen Datenschutzdokumentationen. Zudem wurden die Mitarbeiter durch Schulungen für den sicheren Umgang mit sensiblen Daten sensibilisiert.
4. Regelmäßige Audits und Überprüfungen: Ein persönliches Audit durch Experten von Proliance überprüft den Fortschritt und die Einhaltung der Datenschutzmaßnahmen bei Thalox. Diese Überprüfungen gewährleisten, dass alle Prozesse ordnungsgemäß funktionieren und den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
 

Ergebnis

Durch die Zusammenarbeit mit Proliance konnte Thalox nicht nur die „Herzenssache“ der Datenschutzanforderungen erfüllen, sondern auch ihre internen Datenschutzprozesse optimieren. Die Einführung eines externen Datenschutzbeauftragten und die Nutzung der Proliance Software ermöglichten eine effiziente und pragmatische Umsetzung der Datenschutzmaßnahmen.

  • Erhöhte Datensicherheit: Die Daten von Thalox und ihren Kunden sind optimal geschützt und die Einhaltung der Datenschutzgesetze ist gewährleistet.
  • Zeit- und Kostenersparnis: Durch die vorgefertigten Dokumentenvorlagen und die strukturierte Anleitung konnte Thalox nach anfänglicher Implementierung Zeit und Ressourcen sparen.
  • Stärkung der Kundenbeziehungen: Die Gewährleistung eines hohen Datenschutzniveaus stärkte das Vertrauen der Kunden in Thalox und festigte langfristige Geschäftsbeziehungen, insbesondere mit großen Kunden.
  • Pragmatische Lösung: Die Kombination aus Software und persönlicher Beratung bot eine hands-on Lösung, die ohne tiefgehende juristische Kenntnisse umsetzbar war.

 

Thalox ist nun bestens gerüstet, um den Herausforderungen des Datenschutzes im digitalen Zeitalter gerecht zu werden, ohne dabei die Innovationskraft und Effizienz zu verlieren. Die Partnerschaft mit Proliance hat sich als nachhaltige Investition erwiesen, die sowohl die Compliance als auch die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens stärkt.
Oder wie Erwin Arnold es zusammenfasst: „Datenschutz ist für jeden da. Es ist wirklich nicht so schwer und ich kann jeden nur ermutigen, das Thema anzugehen. Mit einem Partner wie Proliance ist es eine rundum tolle Sache. Gute Prozesse, ein starkes Team und von den Kosten ist es überschaubar. Denn wenn man sich einmal überlegt, wie hoch die Strafen sind, ist die Investition in besseren Datenschutz nicht hoch.“
 

Zum Unternehmen

Die Verwaltung und Segmentierung von E-Mail-Kontakten für effektives Marketing ist herausfordernd und zeitaufwändig. Thalox ist ein KI-gestütztes Tool, das Kontakte in HubSpot automatisch segmentiert und Usern hilft, das Engagement zu steigern und qualitativ hochwertige Leads an den Vertrieb zu liefern. Das Unternehmen existiert seit 2020 und pflegt Niederlassungen in Deutschland und Portugal.
Webseite: www.thalox.com

Artikel veröffentlicht am 27.06.2026

 

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