Sowohl interne als auch externe Datenschutzbeauftragte (DSB) erhalten tiefe Einblicke in die Prozesse von Unternehmen. Deshalb sollte die Zusammenarbeit so reibungslos, transparent und offen wie möglich laufen. Ist das nicht der Fall, riskieren Unternehmen Fehler beim Datenschutz und bei der Compliance. Doch wann lohnt es sich wirklich, über einen Wechsel nachzudenken? Im Folgenden sind in der Praxis häufig zu findende Gründe zusammengefasst, die den Austausch Ihres externen Datenschutzvertrauten rechtfertigen können.
5 typische Gründe für den Wechsel
Die Zusammenarbeit hat sich negativ entwickelt: Vielleicht waren Sie in der Vergangenheit zufrieden mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und seinem Engagement zufrieden, sind es jedoch heute nicht mehr.
Die Chemie stimmt nicht mehr: Die Herangehensweise des DSB an Prozesse stimmt nicht (mehr) mit Ihrer Sichtweise überein.
Das Tempo ist zu langsam: Sie arbeiten in einer schnelllebigen Branche und brauchen einen DSB, der gut erreichbar ist und schnell und pragmatisch handelt – etwas, das Sie bei Ihrem aktuellen Ansprechpartner in Sachen Datenschutz vermissen.
Die Leistung lässt zu wünschen übrig: Sie haben sich schon oft über die Ergebnisse Ihres externen Datenschutzbeauftragten geärgert und fühlen sich nicht ausreichend beraten.
Die Qualifikation passt nicht zu Ihrem Unternehmen: Sie haben festgestellt, dass die Expertise des DSB für die Anforderungen Ihres Unternehmens nicht genügt, oder verfolgen neue Geschäftsmodelle, die spezifische Qualifikationen in Sachen Datenschutz erfordern.
Lassen sich diese Probleme auch mit Gesprächen nicht klären, ist die Benennung eines neuen Datenschutzbeauftragten ein legitimer Schritt. Es gibt daneben auch unkritische Gründe für einen Wechsel, zum Beispiel, wenn der DSB sich in absehbarer Zeit in den Ruhestand verabschiedet oder sich beruflich neuen Herausforderungen stellen möchte. Für einige Unternehmen sind auch schlicht die Kosten ein Grund für den Wechsel.
Was Sie vor dem Wechsel des externen DSB wissen müssen
Bevor Sie auf die Suche nach einem neuen Datenschutzbeauftragten gehen, müssen zunächst ein paar wichtige Fragen geklärt werden.
Unter welchen Voraussetzungen kann dem Datenschutzbeauftragtem gekündigt werden? Der Vorteil beim externen Datenschutzbeauftragten ist, dass er im Gegensatz zum internen DSB keinem strengen Kündigungsschutz unterliegt. In der Regel besteht mit dem externen DSB ein Dienstleistungsvertrag, der ordentlich kündbar ist.
Welche Fristen sind bei einem Wechsel zu beachten? Die Kündigungsfrist ist im Dienstleistungsvertrag geregelt. Dort ist gegebenenfalls auch eine Laufzeit vereinbart, die Sie beachten müssen.
Welche Anforderungen sind an den Nachfolger zu stellen? Was Ihr neuer DSB bieten sollte, ergibt sich aus den Erfahrungen mit dessen Vorgänger. Sprechen Sie offen die Punkte an, mit denen Sie nicht zufrieden waren und kommunizieren Sie transparent, was Sie von der neuen Zusammenarbeit erwarten.
Wer muss informiert werden? Neben Ihrem bisherigen Datenschutzbeauftragten müssen Sie ihre Beschäftigten über die Veränderung informieren. Für Angestellte ist wichtig, zu wissen, an wen sie sich künftig in Datenschutzfragen wenden können.
Außerdem muss an allen digitalen und analogen Stellen, an denen der bisherige DSB als Ansprechpartner auftaucht, ein Update vorgenommen werden. Das betrifft etwa die Datenschutzerklärung auf Ihrer Website.
Besonders wichtig ist die Meldung an die zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Die rechtliche Grundlage dafür findet sich in Art. 37 Abs. 7 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Die Meldung können Sie einfach online vornehmen.
Wie ist sichergestellt, dass der Wechsel reibungslos läuft? Damit der Wechsel problemlos über die Bühne geht, sollten Sie alle bisherigen Unterlagen und Prozesse rund um Ihren Datenschutz zusammentragen und dokumentieren. Das erleichtert dem Nachfolger die Übernahme der Prozesse und sorgt dafür, dass keine Datenschutzlücken entstehen.
Wenn möglich, sollten der ehemalige und der künftige Datenschutzbeauftragte sich abstimmen, damit der Übergang nahtlos abläuft.
Ein guter externer Datenschutzbeauftragter weiß, was bei einem Wechsel zu beachten ist und begleitet Sie sicher durch den Prozess. Wenn er alle Ihre Fragen offen beantwortet und sich Zeit für den Wechsel nimmt, ist das ein gutes Zeichen dafür, dass Sie die richtige Wahl getroffen haben.
Schritt für Schritt den Datenschutzbeauftragten wechseln
Wenn Sie herausfinden möchten, ob Sie bereit für einen neuen DSB sind und wie der Wechsel Schritt für Schritt funktioniert, laden Sie unsere kostenlose Infografik mit Selbsttest und Anleitung herunter. Jetzt downloaden
Den passenden Nachfolger finden
Die wichtigste Frage ist noch offen: Wie findet man einen wirklich guten externen Datenschutzbeauftragten? Entscheidend bei Ihrer Suche sind folgende drei Punkte:
Qualifikationen: Achten Sie darauf, dass der DSB über erforderliche Qualifikationen verfügt und entsprechende Zertifizierungen nachweisen kann. TÜV- und DEKRA-Zertifizierungen zeugen beispielsweise davon, dass Ihr neuer DSB über das fachliche Wissen verfügt, das zum Schutz Ihrer Unternehmens- und Kundendaten erforderlich ist.
Expertise: Die Anforderungen an den Datenschutz im Unternehmen können sich je nach Branche und Unternehmensart stark unterscheiden. Im Gesundheits- und Bankwesen ist oft besonderes Know-how gefragt und auch zwischen internationalen Konzernen und KMU oder Startups bestehen große Unterschiede. Prüfen Sie deshalb, ob die Erfahrung und die Referenzen des Datenschutzbeauftragten zu Ihrem Unternehmen passen.
Persönlichkeit: Unterschätzen Sie nicht die menschliche Komponente. Der Datenschutzbeauftragte ist einer Ihrer engsten Vertrauten und genauso wichtig und wertvoll wie die Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen. Damit die Zusammenarbeit auf Augenhöhe stattfindet und Ihr Team sich immer gut beraten fühlt, sollte der Datenschutzbeauftragte Ihre Sprache sprechen und ähnliche Werte vertreten wie Sie. Außerdem ist es von Vorteil, wenn der DSB in der Lage ist, selbst komplexe Datenschutzthemen verständlich zu erklären.
Weitere Kriterien für gute externe Datenschutzbeauftragte und eine Checkliste für Ihre DSB-Suche finden Sie in unserem Ratgeber zum externen DSB
Der einfachste Weg, zu wechseln
Wenn Sie bereits wissen, wer Sie in Zukunft in Sachen Datenschutz beraten darf, ist der Wechsel des externen Datenschutzbeauftragten ganz einfach. Ihr neuer DSB unterstützt Sie während der Übergangsphase. Sie sind unsicher, wie Sie am besten vorgehen und möchten Ihre Fragen zum DSB-Wechsel gern mit Experten diskutieren? Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch – wir leihen Ihnen gern unser Ohr und vielleicht finden Sie in uns den passenden Partner für Ihren Datenschutz.
Artikel veröffentlicht am 28.11.2023
