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WhatsApp-Alternativen für die Kommunikation im Unternehmen

Messenger-Dienste werden nicht nur von Privatpersonen, sondern auch von Mitarbeitern in Unternehmen verwendet. Dabei weisen Anbieter wie WhatsApp teils große Defizite bei Sicherheit und Datenschutz auf. Datenschutzexperte klärt Sie auf und schlägt Ihnen Alternativen vor, die auch für die Nutzung im Unternehmen geeignet sind.

Der Messenger-Dienst WhatsApp erfreut sich seit Jahren großer Beliebtheit – und das nicht nur bei Privatpersonen, sondern auch bei Mitarbeitern von Unternehmen. Letztere setzen den Messenger-Dienst gerne auch für die geschäftliche Kommunikation ein. So einfach, bequem und nützlich das sein mag, für Unternehmen bedeutet es zunehmend ein Problem: denn WhatsApp und viele alternative Messenger-Dienste haben teils große Defizite bei Sicherheit und Datenschutz. Daher stellt sich die Frage: Was ist eine gute WhatsApp-Alternative, die auch in Unternehmen genutzt werden kann?

Messenger-Dienste und die Schatten-IT

Dienste wie WhatsApp gehören in Unternehmen zur sogenannten Schatten-IT. Dabei handelt es sich um IT-Systeme und -Anwendungen, die außerhalb der offiziellen IT-Infrastruktur und ohne Wissen des IT-Bereichs genutzt werden. Sie werden daher auch beim IT-Management nicht berücksichtigt, was fast automatisch zu Sicherheitslücken und Datenschutz-Defiziten führt. Das gilt besonders für WhatsApp und alternative Angebote.

Neue Anforderungen im Zeitalter der DSGVO

Mit der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind die Datenschutz-Anforderungen nochmals strenger formuliert worden. Insbesondere wurden die Rechte von Verbrauchern (= Kunden) gestärkt, Auskunft über die Speicherung personenbezogener Daten, deren Weitergabe und Löschung zu verlangen bzw. ihre Einwilligungen dazu zu erteilen. Bei Verstößen drohen empfindliche Strafen. Die Haftung erstreckt sich dabei nicht nur auf Firmen-interne, abgesicherte IT-Strukturen, sondern gilt generell. Damit sind auch personenbezogene Daten im Rahmen der geschäftlichen Nutzung von Messenger-Diensten durch Mitarbeiter berührt. Wenn die Kontrolle fehlt, der Dienst nicht sicher ist und/oder keinen ausreichenden Datenschutz bietet, stellt dies ein großes Problem dar.

Probleme mit Datensicherheit und Datenschutz bei WhatsApp

Als Teil der Facebook-Familie teilt WhatsApp seiner „Mutter“ automatisch personenbezogene Daten seiner Nutzer mit. Bezüglich der Inhalte von Nachrichten und Telefonaten gilt zwar mittlerweile eine End-to-End-Verschlüsselung – was bedeutet, dass hier Datenschutz gewährleistet ist. Das trifft aber nicht auf andere Informationen zu. So gibt WhatsApp unter anderem

  • die Nutzer-Telefonnummer

  • Gerätekennung und Betriebssystem

  • das Registrierungs-Datum des Nutzers

  • das Datum der letzten WhatsApp-Nutzung

  • häufig genutzte Funktionen

an Facebook weiter. Dort werden diese Daten zu Werbezwecken genutzt. Auch wenn WhatsApp nach außen als recht sicheres System gilt, gibt es regelmäßig auch Kritik wegen Sicherheitslücken. Ein größeres Problem ist die Übertragung von fremden personenbezogenen Daten (Kontaktdaten, also Name und Telefonnummer). Diese haben einer Weitergabe ihrer Daten nicht zugestimmt. Außerdem werden die personenbezogenen Daten in die USA übertragen, was nach DSGVO ebenfalls problematisch ist.

Gibt es Alternativen zu WhatsApp?

Speziell für die Nutzung in Unternehmen gibt es zu WhatsApp alternative Dienste, die in datenschutzrechtlicher Hinsicht unbedenklicher sind. Nachfolgend ein kurzer Überblick:

  • Threema: Diese WhatsApp-Alternative ist ein Schweizer Messenger-Dienst mit rund 4,5 Millionen Nutzern. Der Nachrichtenaustausch kann hier völlig anonym erfolgen, also ohne Übermittlung von personenbezogenen Daten.

  • Hoccer: Eine weitere WhatsApp-Alternative, die ebenfalls anonym funktioniert, ist Hoccer. Der Dienst stammt aus Deutschland, hat allerdings bisher nur relativ wenige Nutzer (schätzungsweise um die zwei Millionen).

  • Telegram: Mit 200 Millionen Nutzern ist Telegram eine recht weit verbreitete Alternative zu WhatsApp. Hier lassen sich persönliche Daten nur mit Registrierung nutzen. Die Sicherheit der App ist allerdings noch fragwürdig.

  • Teamwire: Der deutsche Messenger-Dienst Teamwire ist speziell auf die Sicherheits- und Datenschutzbedürfnisse von Behörden, Institutionen und Organisationen ausgelegt.

Was die Verfügbarkeit und die technische Umsetzbarkeit angeht, stellt es demnach kein Problem dar, auf eine WhatsApp-Alternative umzusteigen – und sei es nur für die geschäftliche Kommunikation im Unternehmen. Die Herausforderung besteht vielmehr darin, dass diese Alternativen zu WhatsApp bei Mitarbeitern Akzeptanz finden und dass der Wechsel auch mit Blick auf die Nutzerzahlen des neuen Dienstes attraktiv erscheint.