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WhatsApp-Alternativen für die Kommunikation im Unternehmen

Messenger-Dienste werden nicht nur von Privatpersonen, sondern auch von Mitarbeitern in Unternehmen verwendet. Aus Datenschutzsicht werden Anwendungen wie WhatsApp häufig kritisch beurteilt. datenschutzexperte.de klärt Sie auf und schlägt Ihnen Alternativen vor, die auch für die Nutzung im Unternehmen geeignet sind.

Der Messenger-Dienst WhatsApp erfreut sich seit Jahren großer Beliebtheit – und das nicht nur bei Privatpersonen, sondern auch bei Mitarbeitern von Unternehmen. Letztere setzen den Messenger-Dienst gerne auch für die geschäftliche Kommunikation ein. So einfach, bequem und nützlich das sein mag, für Unternehmen ist das zunehmend ein Problem: denn WhatsApp und viele andere Messenger-Dienste können im Bereich Sicherheit und Datenschutz große Defizite aufweisen, was auch immer wieder Gegenstand von Stellungnahmen der deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden ist. Daher stellt sich die Frage: Was ist eine gute WhatsApp-Alternative, die auch in Unternehmen genutzt werden kann?

Messenger-Dienste und die Schatten-IT

Dienste wie WhatsApp gehören in Unternehmen häufig zur sogenannten Schatten-IT. Dabei handelt es sich um IT-Systeme und -Anwendungen, die außerhalb der offiziellen IT-Infrastruktur und oft ohne Wissen der IT-Administration genutzt werden. Werden Sie aus diesem Grund beim IT-Management nicht berücksichtigt, führt dies fast automatisch zu Sicherheitslücken und Datenschutz-Defiziten. Das gilt besonders für WhatsApp und andere Messenger.

Neue Anforderungen im Zeitalter der DSGVO

Mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind die Datenschutz-Anforderungen nochmals strenger geworden. Insbesondere wurden die Rechte von Verbrauchern gestärkt, Auskunft über die Verarbeitung ihrer personenbezogener Daten zu erhalten. Kunden haben das Recht, über die Weitergabe ihrer Daten informiert zu werden und deren Löschung zu verlangen. In vielen Fällen ist eine Einwilligung der betroffenen Personen vor der Verarbeitung erforderlich. Bei Verstößen drohen empfindliche Sanktionen. Die Haftung erstreckt sich dabei nicht nur auf firmeninterne, abgesicherte IT-Strukturen, sondern gilt übergreifend. Auch personenbezogene Daten im Rahmen der geschäftlichen Nutzung von Messenger-Diensten durch Mitarbeiter sind somit berührt. Wenn die Kontrolle fehlt, der Dienst nicht sicher ist oder keinen ausreichenden Datenschutz bietet, kann dies ein großes Problem darstellen.

Probleme mit Datensicherheit und Datenschutz bei WhatsApp

Als Teil der Facebook-Unternehmendgruppe teilt WhatsApp personenbezogene Daten auch mit anderen Unternehmen innerhalb des Konzerns. Für Inhalte von Nachrichten und Telefonaten wird mittlerweile zwar eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung eingesetzt, was auch dem Datenschutz zugutekommt. Das trifft aber nicht auf andere Informationen zu. So können bei der Nutzung von WhatsApp folgende Daten von einer Weitergabe betroffen sein:

  • die Nutzer-Telefonnummer

  • Gerätekennung und Betriebssystem

  • das Registrierungs-Datum des Nutzers

  • das Datum der letzten WhatsApp-Nutzung

  • häufig genutzte Funktionen

Weitergegebene Daten könnten z. B. zu Werbezwecken genutzt werden. Auch wenn WhatsApp nach außen als recht sicheres System gilt, gibt es immer wieder Hinweise auf Sicherheitslücken. Auch erscheint die Übertragung von personenbezogenen Daten (Kontaktdaten, also Name und Telefonnummer) Dritter problematisch. Bei einer Übermittlung von Adressbüchern haben die jeweiligen Kontakte einer Weitergabe ihrer Daten in der Regel nicht wirksam zugestimmt. Messenger übermitteln häufig die Daten aller gespeicherten Kontakte an den Anbieter, damit dieser abgleichen kann, ob es sich um einen aktiven Nutzer des Dienstes handelt. Dass personenbezogene Daten etwa im Falle von WhatsApp in die USA übertragen werden können, ist zusätzlich problematisch.

Gibt es Alternativen zu WhatsApp?

Speziell für die Nutzung in Unternehmen gibt es zu WhatsApp alternative Dienste, die in datenschutzrechtlicher Hinsicht weniger bedenklich sind. Nachfolgend ein kurzer Überblick:

  • Threema: Diese WhatsApp-Alternative ist ein Schweizer Messenger-Dienst mit rund 4,5 Millionen Nutzern. Der Nachrichtenaustausch kann hier völlig anonym erfolgen, also ohne Übermittlung von personenbezogenen Daten.

  • Hoccer: Eine weitere WhatsApp-Alternative, die ebenfalls anonym funktioniert, ist Hoccer. Der Dienst stammt aus Deutschland, hat allerdings bisher nur relativ wenige Nutzer (schätzungsweise um die zwei Millionen).

  • Telegram: Mit 200 Millionen Nutzern ist Telegram eine recht weit verbreitete Alternative zu WhatsApp. Die Nutzung ist nur mit Registrierung möglich. Die Sicherheit der App kann allerdings noch nicht abschließend bewertet werden.

  • Teamwire: Der deutsche Messenger-Dienst Teamwire ist speziell auf die Sicherheits- und Datenschutzbedürfnisse von Behörden, Institutionen und Organisationen ausgelegt.

Alternativen zu WhatsApp sind also verfügbar und ein Umstieg sollte auch technisch kein Problem darstellen - insbesondere für die geschäftliche Kommunikation in Unternehmen. Eine Herausforderung besteht wohl darin, dass diese Alternativen zu WhatsApp bei Mitarbeitern sowie Kunden Akzeptanz finden und dass der Wechsel auch mit Blick auf die Nutzerzahlen des neuen Dienstes attraktiv genug erscheint.

Die richtige Nutzung von WhatsApp im Unternehmen

Sollten Sie als Unternehmen nicht auf WhatsApp verzichten wollen, sollten nach einer Empfehlung des Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht zumindest die folgenden Anforderungen berücksichtigt werden:

  • WhatsApp sollte von Berufsgeheimnisträgern wie Ärzten grundsätzlich nicht eingesetzt werden.

  • Bei einer internen Unternehmenskommunikation sollte der Einsatz von WhatsApp unterbleiben.

  • Nachrichtenverläufe über WhatsApp sollten nicht archiviert werden.

  • Automatische Speicherung der Nachrichten im internen Speicher, insbesondere der Anhänge, sollte vermieden werden, wenn weitere Apps auf dem mobilen Gerät installiert sind, denen Zugriff auf den internen Speicher gestattet wird (Gefahr eines unberechtigten Zugriffs und Fehlversand von Anhängen).

  • WhatsApp sollte auf einem separaten Smartphone oder über eine Container-Lösung sowie im Rahmen eines Mobile Device Managements betrieben werden.

  • Soweit der Zugriff auf das Telefonbuch gewährt wird, muss sichergestellt werden, dass nur Kontakte (z. B. von Kunden) im Telefonbuch gespeichert sind, die ihre Einwilligung erteilt haben.

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