In Zeiten der Digitalisierung ist der Datenschutz eine essenzielle Aufgabe für jedes Unternehmen. Spätestens seit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 müssen sich Unternehmen datenschutzrechtlich umfassend verantworten. Ob bei digitaler Zeiterfassung oder der Personalakte – die DSGVO sieht den Schutz für jede Verarbeitung personenbezogener Daten vor. Bei Nichtbeachtung der Vorschriften können hohe Bußgelder fällig werden. Lesen Sie hier, was es bei der erfolgreichen Umsetzung des digitalen Datenschutzes zu beachten gilt.
Digitaler Datenschutz: Vor diesen Herausforderungen stehen Unternehmen
Mit dem Datenschutz im digitalen Raum stehen Unternehmen vor großen Herausforderungen. Die DSGVO enthält Vorschriften zum Schutz für die Verarbeitung personenbezogener Daten, schützt die Grundrechte und Grundfreiheiten natürlicher Personen sowie den freien Verkehr der Daten. Diese Vorschriften müssen von Unternehmen nicht nur erfüllt, sondern auch auf ausführliche und transparente Art dokumentiert werden. Hierzu zählen zum Beispiel die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) sowie Auftragsverarbeitungsverträge (AV-Verträge). Auch die Schulung der Mitarbeiter ist für Unternehmen ein wichtiges Thema. Nur, wenn alle Beteiligten ausreichend sensibilisiert sind, kann der Datenschutz digital erfolgreich umgesetzt werden.
Eine besondere Herausforderung bei der Umsetzung des digitalen Datenschutzes liegt für Unternehmen darin, die Digitalisierung trotz der zahlreichen Anforderungen durch die DSGVO voranzutreiben. Gelingt dies, bietet der digitale Datenschutz für Unternehmen jedoch viele Vorteile und einen klaren Wettbewerbsvorteil.
Diese Chancen bietet digitaler Datenschutz
Wenn die Umsetzung des digitalen Datenschutzes im Unternehmen transparent und auf einem hohen Niveau erfolgt, stärkt dies automatisch die Vertrauenswürdigkeit und Reputation des Unternehmens. Unternehmen mit einem hohen Datenschutzniveau heben sich positiv gegenüber Konkurrenzunternehmen ab und können ihre Position am Markt dadurch stärken. In der Konsequenz sind Kunden und Geschäftspartner eher dazu bereit, Informationen zur Verfügung zu stellen, sodass Arbeitsprozesse flüssiger und effizienter verlaufen. Ein gut aufgesetztes Datenschutzmanagement spart Unternehmen also viel Zeit und Kosten. Durch die ständige Überprüfung der Datenverarbeitung werden die zugehörigen Prozesse im Unternehmen fortlaufend optimiert.
Die DSGVO verlangt von allen Unternehmen den Schutz von personenbezogenen Daten. Mit einer datenschutzkonformen Digitalisierung sind Sie vor Verstößen gegen die DSGVO sicher und müssen sich nicht vor Bußgeldern fürchten.
So setzen Sie digitalen Datenschutz erfolgreich um
Um den digitalen Datenschutz in Ihrem Unternehmen erfolgreich umzusetzen, ist ein durchdachter und übersichtlicher Prozess notwendig. Er sollte klare Ansprechpartner beinhalten, die sich für die erforderlichen Schritte verantwortlich zeigen. Alle Verarbeitungen von personenbezogenen Daten müssen mittels eines Verarbeitungsverzeichnisses dokumentiert sein. Dieses Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) trägt der Dokumentations- und Rechenschaftspflicht Rechnung, der Unternehmen gemäß dem Art. 30 DSGVO unterliegen. Wenn Ihr Unternehmen Dritte als Auftragsverarbeiter einsetzt, werden mit diesen Auftragsverarbeitungsverträge (AV-Verträge) geschlossen. Auch diese müssen ausreichend dokumentiert sein. Außerdem weisen Sie nach, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) Ihr Unternehmen zum Schutz von personenbezogenen Daten ergreift. Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter über alle relevanten Datenschutzvorschriften und deren praktische Umsetzung sensibilisiert sind. Hierfür gibt es spezielle Mitarbeiterschulungen, die je nach Abteilung alle wichtigen datenschutzrechtlichen Vorschriften vermitteln. Am Ende der Schulung bekommt jeder Mitarbeiter ein Zertifikat, mit dem er seine erworbenen Kompetenzen gemäß den Rechenschaftspflichten nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO nachweisen kann.
All diese Maßnahmen können mithilfe unserer Datenschutz-Software Proliance 360 effizient und unkompliziert umgesetzt werden. Sämtliche Dokumentations- und Rechenschaftspflichten sind hier nachweisbar. Für Mitarbeiter ist es möglich, online an Schulungen teilzunehmen und sich diese durch ein Zertifikat bestätigen zu lassen. Interne und externe Datenschutzbeauftragte können sich mit Hilfe der Software ideal austauschen.
Die Einführung der DSGVO hat den digitalen Datenschutz ohne Zweifel komplexer gemacht. Wenn Sie beispielsweise eine digitale Personalakte führen, greift die DSGVO. Die DSGVO schützt sämtliche Vorgänge, bei denen personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Die damit verbundenen Vorschriften und Dokumentationspflichten stellen Unternehmen vor große Herausforderungen. Wenn Sie das Thema Datenschutz jedoch ernst nehmen, bringt dies gleich mehrere Vorteile. Sie stärken dadurch nicht nur Ihre Glaubhaftigkeit und Reputation, sondern beugen zudem hohen Bußgeldern vor, die bei Verletzung von datenschutzrechtlichen Vorschriften auf Sie zukommen könnten. Wir unterstützen Sie auf diesem Weg und bieten Ihnen mit unserer Datenschutz-Software Proliance 360 eine intelligente Legal-Tech-Lösung an, um den Datenschutz in Ihrem Unternehmen digital erfolgreich umzusetzen. Selbstverständlich stehen Ihnen unsere Experten dabei mit Rat und Tat jederzeit zur Seite. Sprechen Sie uns einfach an.
Autor: Team datenschutzexperte.de
Artikel veröffentlicht am 23.05.2022
