Interne Kommunikation in Krisenzeiten

Interne Kommunikation und Datenschutz in der Corona-Krise

Interne Kommunikation und Mitarbeiterkommunikation in Krisenzeiten – was ist aus Datenschutz-Sicht erlaubt, was ist besonders zu beachten? Ein FAQ von Ihrem Datenschutzexperten.

Die aktuelle Entwicklung rund um das Coronavirus stellt Unternehmen vor große Herausforderungen, nicht nur bezüglich der Themen interne Kommunikation, Kommunikation im Team oder Zusammenarbeit im Team. Wir möchten Sie dabei unterstützen, die aktuelle Ausnahmesituation aus datenschutzrechtlicher Sicht sicher zu bewältigen. Im Folgenden haben wir daher für Sie Handlungsempfehlungen und Antworten zu den wichtigsten datenschutzrechtlichen Fragen im Zusammenhang mit dem Coronavirus zusammengestellt.
 

Remote Team: Arbeiten aus dem Home-Office

Hierfür haben wir einen extra Leitfaden zum Download zusammengestellt. In diesem Leitfaden finden Sie Hinweise zur Datenverarbeitung im Home-Office und Mobileoffice unter berücksichtigung datenschutzrechtlicher Aspekte.
 

Interne Kommunikation: Infos über Erkrankte im Unternehmen

Die Kommunikation über Krankheiten, Verdachtsfälle oder bestätigte Infektionen in Ihrem Unternehmen sollte nach Möglichkeit ohne die Nennung bzw. Veröffentlichung konkreter Namen erfolgen. Dies ist häufig auch ausreichend. Soweit die Nennung von Namen Beschäftigter zur Abwendung von Gefahren erforderlich ist, etwa um Mitarbeiter zu identifizieren, die Kontakt mit den Infizierten hatten, ist diese auch aus datenschutzrechtlicher Sicht in der Regel im nötigen Umfang zulässig. Bitte stimmen Sie das Vorgehen im Bedarfsfall nach Möglichkeit mit den Gesundheitsbehörden ab.
 

Ortsunabhängige Kommunikation: Abfrage von Kontaktdaten Beschäftigter

Private Kontaktdaten (Telefonnummer, private E-Mail-Adresse) von Beschäftigten dürfen zum Zweck der Infektionsprävention erhoben werden. Auf diese Weise können Beschäftigte gewarnt oder über erforderliche Schritte informiert werden. Die Mitteilung privater Kontaktdaten ist freiwillig, wird in der Regel aber im Interesse jedes Mitarbeiters liegen. Bitte beachten Sie, dass lediglich eine temporäre Speicherung der abgefragten Daten erfolgen darf. Die erhobenen Kontaktdaten sind zu löschen, sobald der Zweck entfällt und eine private Kontaktaufnahme mit den Beschäftigten nicht mehr erforderlich und nicht anderweitig gerechtfertigt werden kann (z. B. Kontaktdaten für Notfälle).

Für Abstimmungen im Rahmen der Arbeit aus dem Home-Office sollten Sie geeignete betriebliche Kommunikationskanäle zur Verfügung stellen.
 

Covid 19 interne Kommunikation: Reichweite des Fragerechts des Arbeitgebers

Arbeitgeber sind auf Grund ihrer Fürsorgepflicht und nach dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) verpflichtet, erforderliche Maßnahmen zu treffen, um die betriebliche Sicherheit und die Gesundheit der Beschäftigten zu gewährleisten. Hiervon ist auch die Pflicht des Arbeitgebers umfasst, dafür zu sorgen, die anderen Beschäftigten vor einer Infektion durch eine erkrankte Person zu schützen. Zum Zwecke der arbeitsmedizinischen Vorsorge ist es datenschutzrechtlich zulässig, Informationen zu Erkrankungen und darüber zu erfragen, zu welchen Personen erkrankte Beschäftigte Kontakt hatten oder ob Beschäftigte sich in einem Risikogebiet aufgehalten haben. Beachten Sie hierzu bitte, dass eine Negativauskunft des Beschäftigten ausreichend ist. Tiefergehende Fragen sollten lediglich bei konkreten Anhaltspunkten gestellt werden. Orientieren Sie sich dabei an diesen Hinweisen des Robert Koch Instituts.
 

Weitergabe von Beschäftigtendaten an Behörden

Die Weitergabe von Daten Beschäftigter ist datenschutzrechtlich zulässig, wenn sie vom Arbeitgeber durch Behörden offiziell angefordert werden. Hierzu können ein Ersuchen durch die entsprechende Ortspolizeibehörde oder das Gesundheitsamts gehören. Hintergrund kann eine Quarantäneanordnung oder ein berufliches Tätigkeitsverbot sein.
 

Besucher im Unternehmen in Zeiten der Corona-Krise

Unter Umständen können Sie auch angehalten sein, personenbezogene Daten von Besucher (z. B. einer Veranstaltung) zu erheben, zu speichern und ggf. an die zuständige Gesundheitsbehörde zu übermitteln. Hierzu muss allerdings eine behördliche Anordnung zur Speicherung spezifischer Daten ergangen sein.
Sollte eine solche nicht vorliegen, aber in Ihrem Unternehmen zum Schutz der betrieblichen Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten dennoch Namen und Kontaktdaten von Besucher erhoben, gespeichert und zur Klärung der Lage an die zuständige Gesundheitsbehörde übermitteln werden, ist hierzu in der Regel eine Einwilligung seitens der Besucher notwendig. Die Dauer der Speicherung sollte sich in diesem Fall an der mutmaßlichen Inkubations- und Entdeckungszeit von Infektionen orientieren.
 

Zusammenfassung: Was sollte Ihr Unternehmen in keinem Fall tun?

  • Home-Office durch Beschäftigte ohne entsprechende Regelungen und angemessene technische Sicherheitsmaßnahmen.

  • Veröffentlichung der Namen von Beschäftigten, die infiziert sind oder bei denen der Verdacht auf eine Infektion besteht, wenn dies zur Abwendung von Gefahren nicht zwingend erforderlich ist.

  • Pauschale Abfrage von Informationen wie Reiseziele oder Erkrankungen Beschäftigter, ohne dass dies für den Gesundheitsschutz der Beschäftigten erforderlich ist.

Bei weiteren Fragen rund um das Thema Datenschutz und Corona können Sie sich jederzeit bei uns melden und ein unverbindliches Beratungsgespräch anfordern:

Telefon: +49 89 2500 392 20
E Mail: info@datenschutzexperte.de

Bleiben Sie gesund!

Leitfaden: Datenschutz im Home- und Mobileoffice

Warum ist Datenschutz gerade beim mobilen Arbeiten von enormer Relevanz?

Home-Office hat seine datenschutzrechtlichen Tücken. In unserem Leitfaden "Datenschutz im Home- und Mobileoffice" finden Sie Hinweise zur Datenverarbeitung im Home-Office unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Aspekte.

 

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Datenschutz im Home- und Mobileoffice
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