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Behördengerechte Datenschutz-Dokumentation

Lassen Sie sich bei der Dokumentation Ihres betrieblichen Datenschutzes von uns unterstützen!

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Datenschutz Dokumentation als wichtiger Bestandteil der DSGVO

Die DSGVO erfordert von Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, d.h. beispielsweise erheben, speichern oder auslesen, eine intensive Auseinandersetzung mit den Datenschutzvorschriften. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen sind aufgrund des Gesetzes von erweiterten Nachweispflichten und detaillierter Datenschutz Dokumentation betroffen.

Um die Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) rechtmäßig zu erfüllen, bleibt eine umfassende Dokumentation aller Datenschutzaktivitäten und Verarbeitungstätigkeiten für jedes Unternehmen unerlässlich. datenschutzexperte.de überprüft für Sie Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und unterstützt Sie bei der Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen, um Rechtskonformität zu erreichen.


Die Notwendigkeit eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten muss laut Art. 30 Abs. 1 DSGVO in einem Verzeichnis dokumentiert werden. Die einzelnen Verarbeitungstätigkeiten müssen dabei die wesentlichen Angaben der jeweiligen Verarbeitung enthalten. Hierzu zählen unter anderem Informationen wie die Kategorien der Betroffenen, die Datenkategorie, der Zweck der Verarbeitung oder die Empfänger der Daten.

Über unsere Datenschutzsoftware Proliance 360 erhalten Sie Zugang zu allen notwendigen Anlagen und Mustern, die Sie für die Erstellung einer Datenschutz Dokumentation nach DSGVO benötigen und Zugriff zu unserer innovativen Datenschutzsoftware für ein digitales Datenschutzmanagement in Ihrem Unternehmen. Vielseitige Beispiele und Vorlagen erleichtern Ihnen dabei die individuelle Erstellung der einzelnen Verarbeitungen, bei denen die zertifizierten Datenschutzbeauftragten von datenschutzexperte.de Ihnen selbstverständlich gerne zur Seite stehen.


Die wichtigsten Rechenschafts- und Dokumentationspflichten inkl. Muster für die Datenschutz Dokumentation

Die allgemeine Rechenschafts- und Nachweispflicht (Art. 5 Abs. 2, 24 DSGVO) muss vom jeweiligen Verantwortlichen im Unternehmen umgesetzt werden. Rechenschaftspflicht bedeutet, dass die Einhaltung der DSGVO nachgewiesen werden können muss. Vor allem folgende Punkte sind für Unternehmen von großer Bedeutung:

Weitere Empfehlungen für die Datenschutz Dokumentation

Nicht vorgeschrieben, aber durchaus sinnvoll ist zudem eine Dokumentation der ausgeführten Löschungen, sofern Außenstehende, Ex-Mitarbeiter oder Kunden von ihrem Recht auf Vergessenwerden (nach Art. 17 DSGVO) Gebrauch machen. 

Zudem sollten Unternehmen mit mehreren Standorten in verschiedenen Ländern sicherstellen, dass die internen Datenschutzvorschriften verbindlich an allen Standorten eingehalten werden (nach Art. 47 Abs.1, 2 DSGVO).

Wichtig: Datenschutz-Dokumentation-Muster von 2018 können, gerade wenn sie vor Mai 2018 angefertigt wurden, nicht mehr gültig sein. Unbedingt Updaten und neue Datenschutzdokumentationsvorlagen verwenden!

Ein übersichtliches Datenschutzmanagement sorgt dabei dafür, dass alle erstellten Dokumentationen zentral an einem Ort zu finden sind. Klopft wirklich einmal die Aufsichtsbehörde an die Türe, etwa um zu überprüfen, ob die Vorgaben der DSGVO eingehalten werden, haben die Unternehmen alle Nachweise zentral an einem Ort griffbereit. Ein gut organisiertes und kooperatives Unternehmen beeinflusst die Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde meist direkt positiv. Vorgelegt werden müssen allerdings nur jene Nachweise, nach denen konkret gefragt wird und keineswegs pauschal alle.


Welche Unterstützung bietet datenschutzexperte.de bei der Erstellung des VVT?

Bei vielen Unternehmen herrscht weiterhin große Unsicherheit, wie einzelne Verarbeitungstätigkeiten personenbezogener Daten im VVT korrekt zu erfassen und zu dokumentieren sind. Um eine datenschutzkonforme Führung des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten zu gewährleisen, unterstützt datenschutzexperte.de Ihr Unternehmen, indem unsere zertifizierten Datenschutzbeauftragten eine gewisse Anzahl der Verarbeitungstätigkeiten prüfen, die Sie mithilfe der bereitgestellten Vorlagen anlegen können.

Die Anzahl der Verarbeitungstätigkeiten, die durch datenschutzexperte.de geprüft werden, hängt dabei vom ausgewählten Leistungspaket ab. Sollten Sie bei weiteren Verarbeitungen zusätzliche Hilfe benötigen, bietet datenschutzexperte.de weitere Beratungsleistungen an, die nach dem regulären Stundensatz abgerechnet werden. Es können auch Stundenpakete zu einem vergünstigten Stundensatz gebucht werden.


Unsere Leistungspakete für den externen Datenschutzbeauftragten und die Datenschutzsoftware Proliance 360

Wählen Sie das für Sie passende Leistungspaket - von der kostenbewussten Basisabsicherung bis hin zur individuellen Premiumberatung unserer zertifizierten Datenschutzexperten. Die Basis unseres Angebots ist dabei stets die innovative Datenschutzplattform Proliance 360.


Der Tätigkeitsbericht als Nachweis Ihrer Datenschutzaktivitäten

Aufgrund der umfangreichen Rechenschaftspflichten, die mit der DSGVO eingeführt wurden, stellt ein regelmäßiger Tätigkeitsbericht ein unerlässliches Hilfsmittel für jeden Datenschutzbeauftragten dar, um die Einhaltung der Vorschriften der DSGVO in Form von erfolgten Maßnahmen ordnungsgemäß zu dokumentieren.

 

Die Erstellung des Tätigkeitsberichts im Rahmen der Datenschutz-Dokumentation für die DSGVO ist dabei in der Datenschutzsoftware Proliance 360 inklusive: Sie können jederzeit einen Tätigkeitsbericht, der alle Fortschritte in Ihrem Datenschutz-Management zeigt, aus der Software Proliance 360 herunterladen und ablegen.

Konsequenzen: Was passiert bei Missachtung dieser Pflichten?

Unternehmen sollten dieser Dokumentationsplicht nach der Datenschutzgrundverordnung nach bestem Wissen korrekt nachkommen, denn eine Missachtung kann enorme Konsequenzen haben. Von der Abmahnung bis hin zum siebenstelligen Bußgeld (nach Art. 84 Abs. 5 Buchst. a) DSGVO bis zu 20 Millionen Euro) ist die Bandbreite der Konsequenzen enorm groß. 

Im Zweifel sollte vorher ein externer Datenschutzexperte hinzugezogen werden, um dem eigenen Unternehmen nicht aus Unwissenheit zu schaden. Am leichtesten ist die Datenschutz Dokumentation mittels einer entsprechenden Software, wie etwa Proliance 360. Denn ob die Datenschutz Dokumentationspflicht online oder offline erfolgt, bleibt den Unternehmen überlassen.


Unsere Leistungen im Überblick

Mit unserer Datenschutzsoftware Proliance 360 helfen wir Ihnen, Ihren Unternehmens-Datenschutz systematisch Schritt für Schritt umzusetzen. So stellen Sie Ihr Unternehmen sicher für den Datenschutz auf!

Die Schritte der Software Proliance 360 auf dem Weg zur Datenschutzkonformität umfassen dabei:

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