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Vertrag Datenschutzbeauftragter

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Mit der EU-Datenschutzgrundverordnung und dem neuen Bundesdatenschutzgesetz kommt der Rolle des Datenschutzbeauftragten seit dem 25. Mai 2018 eine noch größere Bedeutung zu als bisher. Nach wie vor hat das Unternehmen die Wahl, einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten zu ernennen. In beiden Fällen wird der Datenschutzbeauftragte auf vertraglicher Basis tätig: In der internen Form in einer Erweiterung des Arbeitsvertrages, in der externen Form im Rahmen einer Dienstleistung. Es ist inhaltlich manches zu beachten, wenn der Vertrag des Datenschutzbeauftragten seinen Zweck zur Zufriedenheit aller Beteiligten erfüllen und eine erfolgreiche Datenschutzarbeit gewährleisten soll.

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Vertrag des Datenschutzbeauftragten – externer Datenschutzbeauftragter

In diesem Fall erbringt ein fachkundiger Dienstleister Leistungen für das Unternehmen, die die Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter abdecken. Die Dienstleistung wird auf vertraglicher Basis erbracht. Der Vertrag des Datenschutzbeauftragten regelt das Verhältnis zum Unternehmen und sollte mindestens folgende Bereiche umfassen:

  • Aufgaben: Auch wenn der externe Beauftragte die datenschutzrechtlichen Pflichten kennt, sollten klare Absprachen zu seinen Aufgaben getroffen werden.

  • Beendigung des Vertrages: Es werden Regelungen zur Kündbarkeit des Vertrages getroffen. Die Kündigungsfrist für eine ordentliche Kündigung liegt im Belieben der Vertragsparteien, sollte aber nicht zu lang angesetzt werden. Es ist einer der entscheidenden Vorzüge eines externen Datenschutzbeauftragten, dass das Unternehmen sich von ihm schnell trennen kann, wenn man nicht zueinander passt. Diesen Vorteil sollte man nicht mit langen Kündigungsfristen verschenken. Die außerordentliche Kündigung ist immer möglich. Das sollte so auch im Vertrag des Datenschutzbeauftragten erscheinen.

  • Entlohnung: Die Bezahlung des externen Datenschutzbeauftragten muss ebenfalls eindeutig geregelt sein. Hier sind verschiedene Modelle möglich. Der Datenschutzbeauftragte kann nach Zeit und/oderpauschal sowie projektbezogen entlohnt werden. Vielfach entwickeln sich Mischformen, wenn etwa vom dem externen Berater die IT-Abteilung technisch zusammen mit den Administratoren in einem gesonderten Projekt datenschutzrechtlich „fit gemacht“ und dies projektbezogen abgerechnet wird, er daneben aber seine Routinearbeit im Bereich Datenschutz über eine monatliche Pauschale abwickelt. In allen Fällen gilt, dass der Vertrag des Datenschutzbeauftragten gerade in punkto Entlohnung möglichst eindeutig und klar, aber auch flexibel genug gestaltet werden sollte, um eine erfolgreiche Tätigkeit eines externen Datenschutzbeauftragten zu ermöglichen.

  • Haftung: Eine weiteres Thema von Bedeutung ist die Haftung des externen Datenschutzbeauftragten. Hier wird man vielfach über Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sprechen müssen, bevor die endgültige Regelung für den Vertrag mit dem Datenschutzbeauftragten vorbereitet wird. Angesichts der mit der Einführung der EU-Datenschutzgrundverordnung im Mai 2018 drohenden hohen Bußgelder kann der Haftungsfrage zukünftig noch mehr Bedeutung beizumessen sein. Im Vergleich zum internen Datenschutzbeauftragten, der sich seine Kenntnisse im Datenschutz häufig erst mit Aufnahme der Tätigkeit aneignen wird, bringt der externe Datenschutzbeauftrage diese Kenntnisse bei Tätigkeitsbeginn bereits mit und ist auch selbst für die Aktualisierung seines Wissens vollumfänglich verantwortlich. Das Unternehmen kann also erwarten, dass es von dieser Seite immer mit dem aktuellen Stand datenschutzrechtlichen Fachwissens betreut wird. Dieser Punkt spielt für die Haftungsfrage also eine große Rolle und sollte im Vertrag des Datenschutzbeauftragten dokumentiert werden. Gleiches gilt in diesem Zusammenhang auch für mögliche Einarbeitungszeiten, die der externe Berater benötigt, um sich in die besonderen Verhältnisse des jeweiligen Unternehmens einzuarbeiten.

  • Dauer: Der externe Datenschutzbeauftragte wird für eine bestimmte Dauer in die Dienste genommen. Vielfach empfiehlt sich der Zeitraum von einem Jahr, man kann auch in der „Kennenlernphase“ zunächst 6 Monate vereinbaren.

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Vertrag des Datenschutzbeauftragten – was gilt für den internen Datenschutzbeauftragten?

Auch hier sind schriftliche Vereinbarungen sinnvoll zu gestalten. Der interne Datenschutzbeauftragte steht in einem Arbeitsverhältnis zum Unternehmen. In einem „Zusatzvertrag Datenschutzbeauftragter“ ist der Bereich Datenschutz gesondert zu beschreiben. Dabei geht es etwa um die Aus- und Weiterbildung des Betroffenen im Bereich Datenschutz sowie um den Aufgabenkreis. Unternehmen müssen sich an dieser Stelle nochmals bewusst machen, dass der interne Datenschutzbeauftragte einen speziellen Kündigungsschutz analog zum Betriebsratsmitglied genießt und somit nur unter erschwerten Bedingungen kündbar ist. Auch seine Haftung ist die eines Arbeitnehmers und nicht die eines Unternehmers wie bei einem externen Datenschutzbeauftragten.


Vertrag des Datenschutzbeauftragten – es kommt auf jedes Detail an

Die Vorteile aus der Bestellung eines externen Datenschutzexperten – einfachere Kündigungsmöglichkeiten, hohe Expertise und Haftung als Dienstleister – realisieren sich nur, wenn der Vertrag Datenschutzbeauftragter entsprechend genau und eindeutig gefasst wird.

 

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Dominik Fünkner

(zertifizierter Datenschutzbeauftragter & Geschäftsführer)

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