Eine Studie von Personio und Bitkom hat sich mit der Frage beschäftigt, wie es um die HR-Prozesse in Unternehmen bestellt ist. Das Ergebnis: 94 Prozent der Unternehmen mit über 500 Mitarbeitenden haben einen definierten und strukturierten Einstellungsprozess, bei Unternehmen mit unter 100 Beschäftigten sind es nur 31 Prozent. 

Gut aufgesetzte Prozesse sparen bekanntlich viel Zeit – in kleinen Unternehmen schlummert also großes Effizienzpotenzial. Welche Rolle der Datenschutz für effiziente Prozesse spielt, erklärt uns Stefanie Osterer im Interview. Stefanie ist Head of People bei Proliance und sprach mit uns über datenschutzrechtliche Herausforderungen im HR-Workflow und Trends. 

Interview mit HR-Expertin Stefanie

Stefanie, an welcher Stelle kommen Personen zum ersten Mal mit dem Thema Datenschutz in Berührung, die sich auf eine Stelle bei Proliance bewerben?

Datenschutz fängt bei uns schon mit dem Bewerberformular an, wo wir natürlich nur die personenbezogenen Daten erheben dürfen, die wir wirklich benötigen und die wir für die weitere Bearbeitung einer Bewerbung brauchen. Wir haben zum Beispiel lange diskutiert, ob wir im ersten Kontakt wirklich die Telefonnummer der Interessenten benötigen oder nicht. Interessenten für eine Stelle können in unseren Datenschutzinformationen für Bewerber transparent nachlesen, welche Daten wir wofür erheben..

Zu welchem Schluss seid ihr gekommen?

Im ersten Schritt brauchen wir die Telefonnummer nicht, sondern erst, wenn es konkreter wird und wir später wichtige Punkte wie die Gehaltsfrage klären möchten.

Gehen wir weiter im Bewerbungsprozess – was passiert denn mit den Daten aus dem Bewerbungsformular?

Wir müssen sichergehen, dass die Daten von Bewerberinnen und Bewerbern nur für die Dauer in unserem Talentpool gespeichert werden, für die wir deren Einwilligung haben. Uns ist daran gelegen, dass diese Einwilligung immer wieder erneuert wird, damit wir auf einen möglichst großen Talentpool zugreifen können, wenn wir neue Stellen ausschreiben.

Wie stellt ihr sicher, dass Daten im Talentpool nur so lange gespeichert werden, wie vereinbart?

Unsere Prozesse bilden wir in einer speziellen HR-Software ab. Diese Software übernimmt für uns unter anderem das Löschen von Daten aus unserem Bewerberpool nach Ablauf der in unseren Datenschutzinfos vereinbarten Frist und falls die Einwilligung nicht erneuert wird. Das passiert alles automatisch, da müssen wir überhaupt nicht mehr hinterher sein.

Würdest du sagen, dass eine Software die HR-Arbeit effizienter macht?

Für uns ist das Management der Beschäftigtendaten sehr, sehr wichtig. Dabei nimmt die Software uns viel Arbeit ab. Allerdings müssen die Prozesse richtig aufgesetzt sein. Das ist ein bisschen komplizierter. Zum Beispiel muss man genau festlegen, wer auf welche Daten zugreifen darf. Denn nicht jeder muss über Gehaltsinformationen, Kündigungsfristen oder Geburtsdaten Bescheid wissen. Wenn das alles aber einmal feststeht, macht eine Software die HR-Arbeit sehr viel einfacher, ja.

An wen wendest du dich mit datenschutzrechtlichen Fragen?

Ich informiere mich selbst über Änderungen in unserer Branche und lese zum Beispiel Blogartikel und habe Newsletter zu dem Thema abonniert. Hier bei uns ist es natürlich ganz einfach, datenschutzrechtlich auf dem Laufenden zu bleiben, weil wir die Expertinnen und Experten im Haus haben. Unser Privacy-Team ist bestens informiert, auch was Arbeitsrecht angeht, und kann uns in Datenschutzfragen schnell weiterhelfen. Unser erster Ansprechpartner in Datenschutzfragen ist aber unser Datenschutzbeauftragter.

Fällt dir spontan ein Beispiel für die Zusammenarbeit mit dem Privacy-Team ein?

Ein Thema, das sicher viele Unternehmen betrifft, ist der Umgang mit Mitarbeiterfotos. Unser Team ist unser wichtigstes Asset, deshalb wollen wir die Menschen zeigen, die hinter Proliance stehen. Dafür gibt es in unseren Zusatzvereinbarungen eine Einwilligungserklärung für Fotos. Beim Aufsetzen dieser Erklärung und den dazugehörigen Prozessen hat uns das Datenschutz-Team super geholfen.

Warum ist gerade dieser Punkt so wichtig? 

Es gibt unzählige Möglichkeiten, Fotos zu verwenden. Wir müssen HR-seitig zum Beispiel klären, ob wir Printfotos aushängen und digitale Fotos auf der Website veröffentlichen dürfen oder wie mit Fotos in internen Chats umzugehen ist. Dazu mussten wir uns nicht nur mit einem Datenschutzexperten austauschen, sondern auch mit den Kolleginnen und Kollegen im Marketing. Denn das Marketing-Team sorgt dafür, dass Fotos korrekt verwendet oder nach dem Ausscheiden entfernt werden.

Stichwort Ausscheiden: Was passiert mit den Daten von Kolleginnen und Kollegen, die Proliance verlassen?

Auch da spielt der Schutz der Daten wieder eine große Rolle. Wenn jemand ausscheidet, müssen wir dafür Sorge tragen, dass die Person digitale Daten, physische Unterlagen und Hardware ordnungsgemäß zurückgibt und wir die Daten des oder der Ex-Mitarbeitenden innerhalb der in unserer HR-Software hinterlegten Frist löschen.

Blicken wir zum Schluss in die Zukunft: Das Trendthema Künstliche Intelligenz ist in Unternehmen angekommen, birgt allerdings gerade für Personalteams datenschutzrechtlich große Risiken. Gleichzeitig ist sie eine Arbeitserleichterung. Ist KI für euren Alltag schon relevant?

Aktuell setzen wir Künstliche Intelligenz noch vorsichtig ein. Wir lassen uns zum Beispiel beim Formulieren von Stellenausschreibungen unterstützen. Wir nutzen außerdem eine Feedback-Software mit KI-Tool. Bevor wir ein solches Tool einsetzen, halten wir Rücksprache mit unserem Datenschutzbeauftragten. Dieser hilft uns zum Beispiel dabei, Verträge mit dem Dienstleister abzuschließen und Regeln für den Umgang mit dem Tool aufzustellen.

Wo siehst du weiteres Potenzial für KI in deinem Bereich?

Großes Potenzial sehe ich beim Active Sourcing. Dabei geht es um die Direktansprache von Kandidatinnen und Kandidaten, die vielleicht gar nicht aktiv einen neuen Job suchen, aber ein spannendes Profil haben. Die Herausforderung dabei ist zum einen, Talente zu finden und zum anderen, sie personalisiert anzusprechen. Genau da kommt KI ins Spiel und kann HR-Profis unterstützen.

Hast du zum Abschluss noch einen Tipp für andere HR-Expertinnen und -Experten?

Was meinem Team und mir viel Zeit im Alltag raubt, ist die Suche nach geeigneten Talenten. So geht es wahrscheinlich vielen Menschen im HR-Bereich aktuell. Mein Tipp: Gestaltet eure Prozesse so digital und effizient wie möglich und gebt komplexe Themen wie den Datenschutz in die Hände von Profis. Dann habt ihr endlich wieder mehr Zeit, euer Team mit den am besten geeigneten Kandidatinnen und Kandidaten zu vergrößern.

Danke für das Gespräch!

HR-Prozesse effizient und DSGVO-konform aufsetzen

Gut aufgesetzte Prozesse verkürzen die Zeit von der Talentsuche bis zur Vertragsunterzeichnung und nehmen Personalabteilungen auch darüber hinaus viel Arbeit ab. Vor allem das Management von HR-Daten wird damit einfacher.  

Einmal mit Datenschutzexperten zusammen eingerichtet laufen HR-Prozesse reibungslos und DSGVO-konform. Setzen Sie zusätzlich eine Datenschutz-Software ein, müssen Sie sich über Löschfristen und veraltete Daten keine Gedanken mehr machen. 

Mit einem externen Datenschutzbeauftragten an Ihrer Seite sind Sie stets über datenschutzrechtliche Veränderungen informiert und können Trends wie KI noch vor anderen Unternehmen nutzen – ohne den Datenschutz ihrer Mitarbeitenden und Bewerberinnen und Bewerber zu gefährden.