Muster Verarbeitungsverzeichnis

Seit Einführung der EU-DSGVO haben alle Unternehmen eine Dokumentations- und Rechenschaftspflicht bezüglich des Umgangs mit personenbezogenen Daten. Damit geht unter anderem die Pflicht zur Führung eines „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ (kurz: Verarbeitungsverzeichnis oder VVT) nach Art. 30 DSGVO einher. Der inzwischen veraltete Begriff „Verfahrensverzeichnis“ stammt aus der alten Fassung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-alt) vor der DSGVO, meint im Wesentlichen aber das Gleiche.

Unser Verarbeitungsverzeichnis-Muster zum Download unterstützt Sie bei der Umsetzung der DSGVO.

In einem VVT müssen alle Verarbeitungstätigkeiten von personenbezogenen Daten dokumentiert werden. Als Verarbeitung werden alle Prozesse und Abläufe im Unternehmen klassifiziert, bei denen personenbezogene Daten erhoben, gespeichert, verändert, übermittelt, gesperrt oder gelöscht werden. Die Anforderungen an den Inhalt des Verzeichnisses sind in Art. 30 DSGVO geregelt. Unterschieden wird zwischen dem VVT, das datenschutzrechtlich Verantwortliche führen müssen und deutlich umfangreicher ist, und dem Verzeichnis für Auftragsverarbeiter.

Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist ein elementarer Bestandteil der verpflichtenden Dokumentation im Datenschutz. Sobald ein Unternehmen personenbezogene Daten verarbeitet (sprich: erhebt, speichert, bearbeitet, weiterleitet etc.), ist es in der Regel dazu verpflichtet ein Verarbeitungsverzeichnis zu führen. Es gibt einige wenige Ausnahmefälle in Art. 30 Abs. 5 DSGVO, jedoch ist es im eigenen Interesse eines Unternehmens ein VVT zu führen, da es dabei hilft, belegen zu können, dass das Unternehmen datenschutzkonform arbeitet und die Übersicht über alle internen Datenverarbeitungen zu behalten.