Wir unterstützen Sie bei der unkomplizierten Umsetzung der Anforderungen der DSGVO in Ihrer Kanzlei.
Der Datenschutz und die DSGVO spielen auch für Steuerberater eine wichtige Rolle. Denn um alle steuerrechtlichen Fragen beantworten zu können, benötigen Steuerberatungen viele sensible personenbezogene Daten. Dazu gehören beispielsweise:
Vollständige Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
Steuer-ID
Alle Informationen hinsichtlich Einnahmen und Ausgaben
Gehaltsabrechnungen
Kosten der Lebensführung
Sozialversicherungsnummer
Kontodaten
All diese personenbezogenen Daten werden durch die Datenschutzgrundverordnung DSGVO geschützt. Kennen Sie alle Maßnahmen, die Sie als Steuerberater ergreifen müssen, um dem vorgegebenen Datenschutz gerecht zu werden?
Da es in der Steuerkanzlei zur massenhaften Erhebung, Speicherung und Weiterverarbeitung von personenbezogenen Daten kommt und die Kommunikation mit den Mandanten oftmals per Mail erfolgt, sind Steuerberater zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen verpflichtet. Als gesetzliche Grundlage gelten dabei u.a.:
das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu)
das Berufsrecht der Steuerberater (StBerG, DVStB, BOStB)
das Strafgesetzbuch (StGB), insbesondere § 203, Verletzung von Privatgeheimnissen
die Abgabeordnung (AO)
die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
Mit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wurden die Pflichten nochmals intensiviert und die Betroffenenrechte umfassend gestärkt. Für die Speicherung und Verarbeitung von hochsensiblen personenbezogenen Daten in Steuerkanzleien sieht die DSGVO ein umfassendes Datenschutzkonzept vor. Ein solches Konzept sollte in Kanzleien einen zentralen Stellenwert genießen, denn ein fahrlässiger Umgang mit sensiblen Daten könnte sowohl Sanktionen als auch hohe Bußgelder von Behördenseite nach sich ziehen. Ein Vertrauensverlust und damit einhergehend ein enormer Imageschaden können das Tagesgeschäft einer Steuerberatungskanzlei negativ beeinflussen. Um dem vorzubeugen, haben wir für Sie eine Checkliste „Datenschutz für Steuerberater“ zusammengestellt, die Ihnen einen ersten Überblick über die Datenschutzkonformität gibt.
Für den umfassenden Schutz von Steuer- und Mandanten-Daten haben wir für Sie eine Checkliste zum Download bereitgestellt, die folgende Punkte umfasst:
Zudem haben wir in der Checkliste folgende Themen für Sie aufbereitet:
Wir wissen, worauf es beim Datenschutz in einer Steuerkanzlei ankommt: Mit unserer innovativen Datenschutzsoftware Proliance 360 und einem externen Datenschutzbeauftragten aus unserem Hause sind Sie perfekt gerüstet, um allen Anforderungen des Datenschutzes gerecht zu werden. Fragen Sie uns nach einer unverbindlichen Demo!
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Damit Sie als Steuerberater DSGVO-konform arbeiten können, bieten wir von datenschutzexperte.de zahlreiche Leistungen, die sich individuell nach den Ansprüchen in Ihrer Steuerkanzlei richten. Wir unterstützen Sie jederzeit, die Vorgaben der DSGVO pragmatisch umzusetzen, sodass Sie sich voll und ganz Ihrer steuerberatenden Tätigkeit widmen können.
Die DSGVO sieht beispielsweise technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) vor, um nicht zuletzt die Gefahr einer Datenpanne zu minimieren. Dazu gehören unter anderem:
Firewalls,
Verschlüsselungen,
Backups und
regelmäßige Updates.
Darüber hinaus sind Sie in der Pflicht, ein Verarbeitungsverzeichnis (VVT) zu erstellen, in dem alle Datenverarbeitungen Ihrer Steuerberatung dokumentiert sind. Auf diese Weise können Sie Ihren Dokumentationspflichten nachkommen, die die DSGVO vorsieht. Um einen optimalen Datenschutz in der Steuerberatung gewährleisten zu können, ist zudem eine Sensibilisierung der Mitarbeiter unbedingt notwendig.
Kennen Sie diese und weitere Vorgaben? Mit uns an Ihrer Seite erhalten Sie nicht nur einen Überblick über die Vorgaben, die Sie umsetzen müssen, sondern erhalten aktive Hilfe bei der Umsetzung.
Zudem besteht für Sie die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, sobald mindestens 20 Mitarbeiter mit der automatisierten Datenverarbeitung beschäftigt sind. Dafür haben wir die optimale Lösung: Neben einem externen Datenschutzbeauftragten aus unserem Haus erhalten Sie Zugang zur eigens von uns entwickelten Datenschutzsoftware Proliance 360. Damit können Sie Ihren Unternehmensdatenschutz ganz einfach managen – ohne Ihr Alltagsgeschäft zu beeinträchtigen.
Unser Leistungsangebot bestehend aus externem Datenschutzbeauftragten und Datenschutzsoftware orientiert sich dabei speziell an Ihren Bedürfnissen:
Erstellung des VVT mithilfe unserer Datenschutzsoftware Proliance 360
Überprüfung Ihrer technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM)
Datenschutzschulung Ihrer Mitarbeiter
Übernahme der Kommunikation mit Behörden und Betroffenen
Beratung zu allen individuellen Fragen zum Thema Datenschutz und DSGVO
u.v.m.
Welche Löschfristen sieht die DSGVO in der Steuerberatung vor?
Art. 17 Abs. 1a DSGVO sieht vor, dass die personenbezogenen Daten gelöscht werden müssen, sobald sie den Zweck erfüllt haben, für welchen sie erhoben, gespeichert und weiterverarbeitet wurden. Der Zweck der Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten in der Steuerberatung ist die Beratung und Unterstützung in allen betriebswirtschaftlichen und steuerrechtlichen Fragen, Buchführung, Überprüfung von Steuerbescheiden oder die Vermittlung zwischen Mandanten und Finanzamt. Der Zweck ist erfüllt, sobald die Beratung abgeschlossen ist.
Wie kann ich mich als Steuerberater am besten vor Abmahnungen schützen?
Eine der wichtigsten Schutzmaßnahmen ist die Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung, vor allem beim E-Mail-Verkehr zwischen Mandanten und Steuerberatern. Zudem bieten die Dokumentation aller Verarbeitungsprozesse und die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37 DSGVO eine weitere gute Schutzmaßnahme. Es empfiehlt sich, einen externen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Dieser überwacht als ständiger Ansprechpartner nicht nur alle Datenverarbeitungsprozesse, sondern die Steuerberatung kann sich auf diese Weise ungestört auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Was gibt es beim VVT zu beachten?
Gemäß Art. 30 DSGVO muss der Verantwortliche ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten geführt werden, um den Informations- und Dokumentationspflichten nachkommen zu können. Steuerberater können so auch selbst einen guten Überblick über die Verarbeitungstätigkeiten erhalten. In diesem VVT müssen gemäß Art. 30 DSGVO neben dem Namen und den Kontaktdaten des Verantwortlichen auch der Verarbeitungszweck, eine Beschreibung der Kategorien der Personen sowie der personenbezogenen Daten und die dafür vorgesehenen Löschfristen aufgelistet werden. Darüber hinaus ist auch eine allgemeine Beschreibung und Auflistung der technischen und organisatorischen Maßnahmen und ein Vermerk eventueller Datenübermittlungen an internationale Organisationen oder Drittländer vorgesehen.
Mit unserer Datenschutzsoftware Proliance 360 helfen wir Ihnen, Ihren Unternehmens-Datenschutz systematisch Schritt für Schritt umzusetzen. So stellen Sie Ihre Steuerkanzlei sicher für den Datenschutz auf!
Die Schritte der Software Proliance 360 auf dem Weg zur Datenschutzkonformität umfassen dabei:
Erfahren Sie jetzt, wie Sie in Ihrer Unternehmensberatung DSGVO-konform arbeiten können und trotzdem eine optimale Beratung für Ihre Kunden gewährleisten können.
IT-Dienstleister verarbeiten im Rahmen ihrer Tätigkeit regelmäßig personenbezogene Daten. Wir erklären, was es zu beachten gibt.
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Fast alle personenbezogenen Daten im Gesundheitswesen sind besonders schützenswert. Informieren Sie sich hier, was Sie datenschutzrechlich beachten müssen!
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Informieren Sie sich hier, wie Sie Ihren Handwerksbetrieb DSGVO-konform führen und sicher mit Kundendaten umgehen.
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