Erstellen Sie mit unserem kostenlosen Muster eine DSGVO-konforme Datenschutzinformation für Ihre Bewerber.
Unternehmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, verschiedene Informationspflichten nach der DSGVO einzuhalten. Dazu zählt auch die Datenschutzinformationspflicht gegenüber Ihren Bewerbern. Dabei können Sie eine PDF-Datei in Ihrer Karriereseite oder in den jeweiligen Stellenausschreibungen für die Bewerber zur Verfügung stellen. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben wir eine DSGVO-konforme Vorlage zur Datenschutzbelehrung für Bewerber erstellt. Damit können Sie die Datenschutzinformationspflicht für Bewerber jetzt mit geringerem Zeitaufwand und mehr Sicherheit umsetzen.
Arbeitgeber müssen Bewerber über die Verarbeitung ihrer Daten gemäß Artikel 13 DSGVO informieren. Die Informationspflicht greift bei Erhebung der Bewerberdaten, also mit der Übermittlung und dem Eingang der Unterlagen beim Arbeitgeber, unabhängig davon, ob die Unterlagen per Post, per E-Mail oder über ein Uploadformular auf einer Webseite eingehen. Die Informationspflicht kann mit einer speziellen Datenschutzerklärung für Bewerber erfüllt werden. In diesen Datenschutzinformationen muss das Unternehmen seinen Umgang mit den Bewerberdaten transparent beschreiben.
Wie bereits zu Beginn erwähnt, müssen Bewerber über die Erhebung und Verarbeitung von Daten informiert werden. Die Form und der Inhalt der folgenden Vorlage für eine datenschutzrechtliche Erklärung müssen deshalb nach dem Download entsprechend geändert werden.
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Sollten Sie Fragen haben, wie Sie Ihre Kunden datenschutzkonform in Kenntnis setzen, fragen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten oder kontaktieren Sie uns gerne.
Es gibt zahlreiche kostenlose Vorlagen im Internet für verschiedene Datenschutzinformationspflichten. Logisch! Denn eine schriftliche Information der Bewerber über den Umgang mit Ihren Daten ist empfehlenswert. Allerdings ist es wichtig, bei der Verwendung von Vorlagen auf geprüfte und sichere Muster zurückzugreifen. Wir bieten Ihnen ein passendes Muster zur Datenschutzerklärung bezüglich Bewerberdaten an.
Diese, von unseren Datenschutzexperten erstellte Vorlage, muss selbstverständlich an die spezifischen Datenschutzrichtlinien und -praktiken Ihres Unternehmens angepasst werden. D. h. Unternehmen müssen beachten, dass jede Datenschutzerklärung individuell sein sollte, um den jeweiligen Anforderungen des Bewerbungsprozesses gerecht zu werden. Dieses Muster kann nach geringfügigen Anpassungen optimal an Bewerber gesendet oder in der Website - bestenfalls auf den dafür passenden Job- und Karriereseiten - eingebettet werden. So können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Informationspflichten gemäß Art. 13, 14 und 21 DSGVO erfüllen.
Bewerber sind generell über die eigenen Rechte zu informieren. Zudem müssen sie darüber in Kenntnis gesetzt werden, in welchem Umfang und wieso Daten erhoben und verarbeitet werden. Um Ihnen die Erfüllung Ihrer Datenschutzinformationspflicht zu erleichtern, enthält das Muster für die Datenschutzvereinbarung für Bewerber folgende Inhalte, die als Orientierungshilfe für Sie dienen:
Wann muss ich meine Bewerber über die Datenverarbeitung informieren?
Gemäß der DSGVO sind Arbeitgeber verpflichtet, Bewerber über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Dieser Informationspflicht müssen Unternehmen spätestens zum Zeitpunkt der Datenerhebung nachgehen. In der Regel erfolgt das über eine Datenschutzerklärung, die in Stellenausschreibungen oder übergeordnet auf der Karriereseite für Bewerber verfügbar gemacht wird.
Welche Punkte muss ich in der Datenschutzbelehrung für Bewerber einfügen?
Im Normalfall beinhalten Datenschutzerklärungen für Bewerberdaten Informationen darüber, welche Daten erhoben werden, wie die Verwendung erfolgt, wer Zugriff darauf hat und die Aufbewahrungsdauer. Regelmäßig müssen solche Informationsschreiben folgende Punkte enthalten:
Die Datenschutzerklärung sollte verständlich und ohne rechtliche Fachbegriffe formuliert sein. So können Sie sicherstellen, dass die Inhalte der Datenschutzerklärung für die Bewerber nachvollziehbar sind.
Geeignet für Unternehmen, die einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten (DSB) beauftragen möchten.
Geeignet für Unternehmen, die personenbezogene Daten erheben.
Geeignet für Unternehmen, die Mitarbeiterdaten verarbeiten und ihren Informationspflichten gemäß DSGVO sicher nachkommen wollen.
Geeignet für Unternehmen, die Daten ihrer Kunden im Rahmen von Kundenanfragen erheben.
Geeignet für Arbeitgeber, die im Rahmen ihres Bewerbungsprozesses Daten erheben.
Geeignet für Unternehmen, die personenbezogene Daten von Bewerbern, Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Kunden und Interessenten erheben.
Geeignet für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter zur Verschwiegenheit im Umgang mit sensiblen Daten verpflichten möchten.
Geeignet für Unternehmen, die alle Verarbeitungstätigkeiten von personenbezogenen Daten dokumentieren möchten.
Geeignet für Unternehmen, die Dritte mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beauftragen.
Geeignet für Unternehmen, die ihren Angestellten Home-Office erlauben und den Datenschutz sicher managen wollen.
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