Erstellen Sie mit unseren Mustern eine Vertraulichkeitserklärung für Ihre Mitarbeiter inklusive Merkblatt.
Alle Unternehmen die personenbezogene Daten verarbeiten müssen sicherstellen, dass Mitarbeiter und Dienstleister diese Daten vertraulich behandeln. Deshalb ist eine Verpflichtung auf Vertraulichkeit (auch „Vertraulichkeitserklärung“ genannt) notwendig. Um zu dokumentieren, dass die Mitarbeiter im Unternehmen sich dieser Pflicht bewusst sind, entsprechend geschult wurden, und wissen, worauf sie beim Umgang mit personenbezogenen Daten zu achten haben, sieht die DSGVO vor, dass die Mitarbeiter eine Vertraulichkeitserklärung unterschreiben. Dies ergibt sich aus der Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO und Art. 24 Abs. 1 DSGVO. Mit der Vertraulichkeitserklärung können Unternehmen nicht nur ihren Dokumentationspflichten gegenüber Betroffenen oder Aufsichtsbehörden nachkommen, sondern verringern auch die Gefahr einer unbeabsichtigten Datenschutzverletzung. Die Vertraulichkeitserklärung stärkt zudem das Vertrauen der Kunden oder Geschäftspartner in die datenschutzrechtlichen Praktiken des Unternehmens.
Mit unserem juristisch geprüften Verschwiegenheitserklärung-Muster können Sie Ihren Mitarbeitern eine Vertraulichkeitserklärung zukommen und diese unterschreiben lassen. Falls Sie dieser Pflicht nicht nachkommen, können teure Abmahnungen die Folge sein.
Unternehmen können Ihre Mitarbeiter zur Verschwiegenheit verpflichten. Dabei sind verschiedene Aspekte von Verschwiegenheit zu beachten. Zum einen kann sich eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit auf Betriebsgeheimnisse beziehen, zum anderen auch auf die Verarbeitung personenbezogener Daten von Dritten oder anderen Mitarbeitern. Die DSGVO sieht vor, dass Unternehmen Ihre Mitarbeiter dazu verpflichten personenbezogene Daten vertraulich zu behandeln. Diese muss in einer entsprechenden Vereinbarung unterschrieben und dokumentiert werden. Die Mitarbeiter verpflichten sich somit dazu personenbezogene Daten vertraulich zu behandeln und Datengeheimnisse zu wahren.
Um den betrieblichen Datenschutz gemäß DSGVO gewährleisten zu können, ist die Vereinbarung auf Vertraulichkeit der Mitarbeiter auf das Datengeheimnis für alle Mitarbeiter eines Unternehmens gemäß DSGVO verpflichtend. datenschutzexperte.de stellt Ihnen hierfür eine juristisch geprüfte Vorlage zur Verfügung. So können Sie sich sicher sein, dass in Ihrer Vereinbarung alle relevanten Punkte aufgelistet sind und Ihre Mitarbeiter eine Vertraulichkeitserklärung nach DSGVO unterschreiben. Auch wird auf diese Weise das Risiko einer Datenschutzverletzung minimiert.
Nicht gemeint ist hiermit die Vertraulichkeitserklärung zur Wahrung des Betriebsgeheimnisses, die in jedem Arbeitsvertrag enthalten ist. Die DSGVO verlangt hierfür eine gesonderte Vereinbarung. Betroffen sind vor allem die Mitarbeiter, die mit der Erhebung, Speicherung und Weiterverarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind. Dazu gehören auch die Verarbeitungstätigkeiten von Aushilfen, Praktikanten oder Freelancer. Auch diese Prozesse müssen gemäß Art. 28 DSGVO genauestens dokumentiert werden.
Ein DSGVO-konforme Vertraulichkeitserklärung (umgangssprachlich auch „Verpflichtungserklärung Datenschutz DSGVO-Muster“ genannt) für Auftragnehmer sollte folgende Punkte beinhalten:
strikte Verschwiegenheitserklärung
Gegenstand und Dauer der geplanten Zusammenarbeit
Informationen, die als vertraulich gelten
Art und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Konsequenzen bei einem Verstoß
Pflichten des Auftragsverarbeiters (z. B. Wahrung der Verschwiegenheit)
Gültigkeit der Erklärung, die auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gilt.
Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat die Betroffenenrechte umfassend gestärkt. Aus diesem Grund sieht Art. 24 DSGVO technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) vor, um den Schutz von personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Zu den organisatorischen Maßnahmen gehört gemäß Art. 39 DSGVO (Abs. 1 lit B) auch die Pflicht des Verantwortlichen, die Mitarbeiter in Hinblick auf die datenschutzrechtlichen Bestimmungen hinzuweisen und zu sensibilisieren. Auch wenn diese Pflicht den Verantwortlichen des Unternehmens trifft, so wird die Datenschutzschulung üblicherweise durch den Datenschutzbeauftragten durchgeführt. Nur dann kann der Datenschutz im Unternehmen funktionieren, und das Risiko einer Datenpanne wird minimiert.
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Mit meiner fundierten Erfahrung in der operativen Unternehmensberatung helfe ich Ihnen dabei, die Vorgaben der DSGVO pragmatisch umzusetzen.
Dominik Fünkner
(zertifizierter Datenschutzbeauftragter & Geschäftsführer)
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