Personen mit Laptop am Schreibtisch

Muster Verpflichtungserklärung und Vertraulichkeitserklärung Mitarbeiter

Erstellen Sie mit unseren Mustern eine Vertraulichkeitserklärung für Ihre Mitarbeiter inklusive Merkblatt.

  • Über 1.500 Kunden in Deutschland und Europa
  • Team von 60+ Datenschutzexperten
  • DEKRA- und TÜV-zertifizierte Experten

Alle Unternehmen die personenbezogene Daten verarbeiten müssen sicherstellen, dass Mitarbeiter und Dienstleister diese Daten vertraulich behandeln. Deshalb ist eine Verpflichtung auf Vertraulichkeit (auch „Vertraulichkeitserklärung“ genannt) notwendig. Um zu dokumentieren, dass die Mitarbeiter im Unternehmen sich dieser Pflicht bewusst sind, entsprechend geschult wurden, und wissen, worauf sie beim Umgang mit personenbezogenen Daten zu achten haben, sieht die DSGVO vor, dass die Mitarbeiter eine Vertraulichkeitserklärung unterschreiben. Dies ergibt sich aus der Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO und Art. 24 Abs. 1 DSGVO. Mit der Vertraulichkeitserklärung können Unternehmen nicht nur ihren Dokumentationspflichten gegenüber Betroffenen oder Aufsichtsbehörden nachkommen, sondern verringern auch die Gefahr einer unbeabsichtigten Datenschutzverletzung. Die Vertraulichkeitserklärung stärkt zudem das Vertrauen der Kunden oder Geschäftspartner in die datenschutzrechtlichen Praktiken des Unternehmens.

Mit unserem juristisch geprüften Verschwiegenheitserklärung-Muster können Sie Ihren Mitarbeitern eine Vertraulichkeitserklärung zukommen und diese unterschreiben lassen. Falls Sie dieser Pflicht nicht nachkommen, können teure Abmahnungen die Folge sein.

 

Verschwiegenheitserklärung für Mitarbeiter

Unternehmen können Ihre Mitarbeiter zur Verschwiegenheit verpflichten. Dabei sind verschiedene Aspekte von Verschwiegenheit zu beachten. Zum einen kann sich eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit auf Betriebsgeheimnisse beziehen, zum anderen auch auf die Verarbeitung personenbezogener Daten von Dritten oder anderen Mitarbeitern. Die DSGVO sieht vor, dass Unternehmen Ihre Mitarbeiter dazu verpflichten personenbezogene Daten vertraulich zu behandeln. Diese muss in einer entsprechenden Vereinbarung unterschrieben und dokumentiert werden. Die Mitarbeiter verpflichten sich somit dazu personenbezogene Daten vertraulich zu behandeln und Datengeheimnisse zu wahren.

 

Vertraulichkeitserklärung: Muster zum Download

Vertraulichkeitserklärung Mitarbeiter –
Muster

Zum pdf-Download

 

Die Vereinbarung auf Vertraulichkeit als Datenschutz Vorlage

Um den betrieblichen Datenschutz gemäß DSGVO gewährleisten zu können, ist die Vereinbarung auf Vertraulichkeit der Mitarbeiter auf das Datengeheimnis für alle Mitarbeiter eines Unternehmens gemäß DSGVO verpflichtend. datenschutzexperte.de stellt Ihnen hierfür eine juristisch geprüfte Vorlage zur Verfügung. So können Sie sich sicher sein, dass in Ihrer Vereinbarung alle relevanten Punkte aufgelistet sind und Ihre Mitarbeiter eine Vertraulichkeitserklärung nach DSGVO unterschreiben. Auch wird auf diese Weise das Risiko einer Datenschutzverletzung minimiert.

Nicht gemeint ist hiermit die Vertraulichkeitserklärung zur Wahrung des Betriebsgeheimnisses, die in jedem Arbeitsvertrag enthalten ist. Die DSGVO verlangt hierfür eine gesonderte Vereinbarung. Betroffen sind vor allem die Mitarbeiter, die mit der Erhebung, Speicherung und Weiterverarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind. Dazu gehören auch die Verarbeitungstätigkeiten von Aushilfen, Praktikanten oder Freelancer. Auch diese Prozesse müssen gemäß Art. 28 DSGVO genauestens dokumentiert werden.

Ein DSGVO-konforme Vertraulichkeitserklärung (umgangssprachlich auch „Verpflichtungserklärung Datenschutz DSGVO-Muster“ genannt) für Auftragnehmer sollte folgende Punkte beinhalten:

  • strikte Verschwiegenheitserklärung

  • Gegenstand und Dauer der geplanten Zusammenarbeit

  • Informationen, die als vertraulich gelten

  • Art und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten

  • Konsequenzen bei einem Verstoß

  • Pflichten des Auftragsverarbeiters (z. B. Wahrung der Verschwiegenheit)

  • Gültigkeit der Erklärung, die auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gilt.


     

Mitarbeiter schulen und Datenpannen vermeiden

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat die Betroffenenrechte umfassend gestärkt. Aus diesem Grund sieht Art. 24 DSGVO technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) vor, um den Schutz von personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Zu den organisatorischen Maßnahmen gehört gemäß Art. 39 DSGVO (Abs. 1 lit B) auch die Pflicht des Verantwortlichen, die Mitarbeiter in Hinblick auf die datenschutzrechtlichen Bestimmungen hinzuweisen und zu sensibilisieren. Auch wenn diese Pflicht den Verantwortlichen des Unternehmens trifft, so wird die Datenschutzschulung üblicherweise durch den Datenschutzbeauftragten durchgeführt. Nur dann kann der Datenschutz im Unternehmen funktionieren, und das Risiko einer Datenpanne wird minimiert.

Weitere Muster & Vorlagen, die Sie interessieren könnten

Verarbeitungsverzeichnis

In einem Verarbeitungsverzeichnis (VVT) müssen alle Verarbeitungstätigkeiten von personenbezogenen Daten dokumentiert werden. Im Folgenden finden Sie…

Mehr erfahren

AV-Vertrag

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (kurz AV-Vertrag) ist laut DSGVO dann nötig, wenn ein Unternehmen personenbezogene Daten an Dritte zur Verarbeitung

Mehr erfahren

Portrait_Dominik
Unser Team

Wir stehen Ihnen zur Seite

Mit meiner fundierten Erfahrung in der operativen Unternehmensberatung helfe ich Ihnen dabei, die Vorgaben der DSGVO pragmatisch umzusetzen.

Dominik Fünkner

(zertifizierter Datenschutzbeauftragter & Geschäftsführer)

Aktuelle Beiträge zum Thema Datenschutz

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Telefon:

+49 89 / 250 039 220

Öffnungszeiten:

Mo. - Fr.: 09:00 - 18:00 Uhr